論當(dāng)今時代下如何保障檔案的真實性和更好發(fā)展檔案管理信息化

侯民

摘 要：當(dāng)今信息化時代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會正在從工業(yè)社會向信息社會邁進，信息在社會生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為經(jīng)濟發(fā)展的首要資源，信息化建設(shè)工作是公司重要的基礎(chǔ)管理工作之一。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是檔案工作的新課題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案工作；真實

1 如何保障檔案的完整與真實

檔案完整與真實性問題是檔案學(xué)的基本理論問題之一。由于檔案是人類社會歷史發(fā)展中對時事有意保留的記錄，而非事后撰寫，它形成的特殊方式比其他資料更為真實。因此，檔案的完整與真實是檔案的生命。如今，我們研讀檔案文本，其實是對形成者意識到的歷史 真實更為充分和理性的再理解過程，同時，我們再理解的主觀意識也受到我們所處的社會環(huán)境和自身的認(rèn)知能力的制約，所以，我們所理解到的事實，也只能是離歷史自身的真實更進一步的、相對的真實。

1.意識的規(guī)范

檔案意識是指對檔案和檔案工作認(rèn)識、了解、熟悉和掌握的思維，是文件的形成者對有保存價值的文件進行及時歸檔保存的自覺意識，是人們對檔案的重視程度，以及在利用檔案時對檔案的保護意識，是一種將個人行為與檔案的相關(guān)內(nèi)容結(jié)合起來的一種信息素養(yǎng)。檔案意識也是開展依法治檔的一項重要內(nèi)容。全員檔案意識的培養(yǎng)需要檔案人員積極推廣，通過普及檔案知識鼓勵全員參與其中。檔案意識增強帶來的效果就是，查找資料首先想到的地方就是檔案室（館）。檔案意識落實在行動上就是注意收集、認(rèn)真整理、嚴(yán)格保管、熱情服務(wù)。

2.利用法律法規(guī)和制度進行約束

2.1法制保障

《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》，是國家為加強對檔案的收集、整理、有效保護和利用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律。《檔案法》具有普遍性，對全體社會成員具有普遍的約束力，任何個人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。當(dāng)前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會檔案意識和檔案法制意識還未深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用仍不為社會各界所認(rèn)知，《檔案法》不能有效落實。

2.2制度保障

規(guī)章制度是單位內(nèi)部的“法律”，是維護公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī)，還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結(jié)合本單位具體情況和自身特點，應(yīng)遵循以下原則：（1）規(guī)范性。在國家和地方的法律法規(guī)政策指導(dǎo)下，制定相應(yīng)的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和行為準(zhǔn)則進行規(guī)范管理。（2）科學(xué)性。檔案管理各個環(huán)節(jié)應(yīng)符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和技術(shù)要求，科學(xué)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)規(guī)范。（3）保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀各個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)定和實施細(xì)則，明確在一定時間內(nèi)只限一一定范圍的人員知悉的事項范圍和行為規(guī)范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用及傳輸安全。

2 如何更好地發(fā)展檔案管理信息化

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

2.建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

3.在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

4.提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。

5.提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的安全化

隨著信息化時代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時，我們深刻認(rèn)識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點轉(zhuǎn)向未來，深化服務(wù)意識，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步的重要保證。

6.檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

人類推進信息化進程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)也具有非常重要的指導(dǎo)意義。檔案信息化建設(shè)是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識長遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會遇到的各個方面的問題。

3 結(jié)束語

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。