淺談新時期檔案管理問題的改進方法與措施

劉興華

摘 要：加強文件檔案管理，組織、指導檔案科學技術研究使檔案管理人員有更高層次的意識，進一步加強檔案管理意識，檔案管理提高技術和現代管理水平，充分發揮檔案管理在企業和國民經濟發展的需要。檔案管理工作在提高單位管理水平，促進社會發展進步方面發揮了重要的作用。隨著管理理念以及管理手段的不斷進步，對檔案管理工作提出了更高的要求，實現檔案管理模式向標準化、信息化與規范化轉型，已經成為當前檔案管理工作的重點。本文首先概述了新時期檔案管理工作的重要意義及其發展趨勢，進而分析了實現檔案管理模式升級轉型的有效措施，可以為相關管理人員完善檔案管理工作提供合理的建議。

關鍵詞：檔案管理；問題；創新對策

隨著高新技術的快速發展，我們已經進入了一個電子、信息技術、網絡技術、數字化時代電子信息高新技術進步的時代，它們越來越深刻地影響著人們的生活、學習和工作的各個方面。在新的歷史時期，檔案管理是社會主義文化的一個重要組成部分，一定要迅速和有效地提供檔案材料，做一個重要的角色。因此，檔案管理服務模式創新是勢在必行。

1 新時期強化檔案管理工作的意義研究

1.1實現檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數據，由于具有較高的保存以及利用價值，才會單獨采取各種形式進行記錄處理。因此，結合新時期新的管理理念以及技術方式，實現檔案管理的創新有助于進一步提高信息資料的利用效率，充分發揮檔案資料應有的價值。

1.2完善檔案管理工作有助于單位內部管理層以及外界社會充分認識單位的整體運轉狀態。檔案管理工作的實質就是對單位各類業務活動以及人事管理等諸多方面的信息進行科學合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調整發展經營戰略提供合理的參考。同時，也可以為外部社會單位認識了解單位的實際情況提供最為真實的資料。

2 我國檔案管理工作的現狀和不足

2.1 對檔案管理的工作意識薄弱

檔案管理工作是單位信息工作的基礎，與單位其他部門的工作緊密相連，很多單位對歸檔和建檔的意義不夠重視，從管理層方面的服務意識較為薄弱，對檔案建設和管理也沒有深刻的認識，導致只能做一些常規性的工作，不能把檔案管理工作完整化和系統化，長期下去，導致檔案工作只是流于形式，不能實現長期性、連續性和有效性，發揮不出檔案工作應有的作用。

2.2 缺乏規范的檔案管理制度

目前我國很多企事業單位缺乏規范的檔案管理制度，即使有檔案管理制度，也比較陳舊，不夠合理化，適應不了新形勢下檔案管理工作的發展。其主要表現有以下幾點：一是對檔案的收集不夠規范，檔案收集制度的落實不到位，存在檔案疏漏和重復的現象，沒有明確的管理制度和考核標準；二是對檔案的整理不夠規范，很多單位由于沒有對應的工作制度對檔案整理進行約束，導致檔案目錄和實際的檔案內容不一致，或者缺失的現象，從而造成信息丟失；三是對檔案的保存不夠規范，檔案管理人員對檔案資料的保存存在混亂和難以查找的現象，很多時候明明知道檔案資料就在資料庫中，但卻找不到，或者找到了卷內目錄，卻找不到卷內文件的現象。這些不足都是因為缺乏一套規范完善的檔案管理制度所導致的。

2.3 檔案管理模式比較落后

多單位的檔案管理部門對檔案管理上僅限于對檔案資料的收集、整理和保存，而對檔案的信息化和數字化管理很少運用，對檔案信息化管理的重要性和必要性的認識，導致對檔案管理依然是采用傳統落后的舊模式。在計算機技術和網絡技術迅速發展的今天，這種舊有的管理模式已經遠遠不能適應新環境下檔案管理的需求。很多檔案管理部門很少建立單位檔案信息化系統和信息化設備，更無法運用計算機網絡技術對檔案信息進行匯集和整理，極大地影響了對檔案信息的開發和利用。

2.4 檔案管理人員專業能力不高

很多單位的檔案管理人員專業能力和綜合素質不夠，影響了檔案管理的水平。新形勢下檔案管理工作要求檔案管理人員不但要有扎實的檔案基礎知識和較高的專業素質，還要具備一定的工作能力，主要包括：對檔案信息的獲取能力，對檔案信息真實性的判斷能力，對檔案信息重要性的評估能力，對檔案信息的整理加工能力等等。這就要求檔案管理人員要不斷開拓自己的知識面和開闊視野，不斷提升自身的能力和業務水平。

3 對檔案管理問題的改進方法和措施

3.1 結合新時期檔案管理工作的特點，建立高效、專業完善的檔案管理機構

單位內部的檔案管理部門應該通過交流學習借鑒先進的經驗，完善檔案管理機構的內部組織。同時強化針對檔案管理工作人員的培訓教育，通過學習《檔案法》、《保密法》以及《國家檔案行業標準》等法律法規，促使其充分認識到檔案管理工作的重要性并提高自身的職業素質修養。通過這些措施，促進檔案管理工作的規范化、標準化以及科學化，實現新時期檔案管理工作水平的有效提高。

3.2 建立信息化的檔案管理模式

現階段信息化以及網絡化已經在管理領域得到了廣泛的普及，對于檔案管理工作也同樣應該借助信息化技術，實現檔案生成以及存儲管理的信息化，努力構建數字化錄入以及系統化加工的檔案管理系統，盡可能地構建具有檔案文本與電子檔案雙重保存管理的模式，從而提高檔案在生成、歸類以及保存輸出方面的效率。此外，由于檔案資料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必須注意確保檔案信息化管理系統的安全，，通過設置相應的查閱權限以及公開范圍，并利用各類安全技術軟件，避免檔案資料管理系統遭遇惡意侵入以及病毒威脅，充分實現電子檔案資料保存環境的安全可靠。

3.3 結合行業特點構建標準化的檔案管理模式

解決檔案管理工作中存在的繁雜混亂的問題，必須注重針對檔案管理工作的標準化建設。為了確保檔案標準化建設的專業、科學以及效率最大化，必須結合行業特點，并總結分析檔案管理專業的意見，制定切合實際、可實現性強的檔案管理標準。同時，應該嚴格要求檔案管理工作人員，按照相應的檔案管理標準以及相關規范，做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的有序與規范化，提高檔案管理工作的效率與質量。

3.4 強化立卷歸檔工作，為檔案管理工作提供良好的基礎

立卷歸檔作為檔案管理工作的首要環節，也是實現檔案管理工作標準規范的關鍵，因此必須對這一環節予以足夠的重視。首先應該根據文檔資料的具體時效性以及文件管理所出的階段，決定是否開展立卷歸檔工作。對于需要立卷歸檔處理的文件，則應該按照相應的程序以及處理重點開展立卷歸檔整理，盡可能的避免文件重復以及信息冗余的發生。在歸檔管理中，則應該重點保證檔案資料的完整性與簡潔實用性，為下一步檔案資料的保存、分類以及查閱提供良好的使用條件。

總之，新時期檔案管理工作模式以及檔案管理技術手段已經發生了根本的變化，因此檔案管理工作也必須結合新形勢下的新要求來開展。革新完善檔案管理工作，首先必須制定明確完善的檔案管理標準與規范，并進一步完善檔案管理機構設置，提高檔案管理工作人員的能力水平，通過制度創新與管理創新，構建信息化、現代化、標準化與規范化的檔案管理體系，充分發揮檔案管理對推動社會發展的作用。

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