信息化背景下如何加強數(shù)字檔案管理

徐航

摘 要：文章首先介紹了數(shù)字檔案管理的內(nèi)容，對數(shù)字檔案管理進行了說明，接著闡述了數(shù)字檔案管理的重要性，揭示了數(shù)字化技術運用在檔案管理上的必然性，然后從技術、管理、法制三個方面對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)存在的問題進行了描述，引發(fā)人們的思考，最后從人才戰(zhàn)略、管理體系和法制規(guī)章、設施設備、先進技術的運用等方面提出了在信息化背景下加強數(shù)字檔案管理的方法，從而更好地服務社會。

關鍵詞：信息背景；數(shù)字檔案管理；資源共享；技術

隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，科技能力也在不斷提高，這些技術在現(xiàn)實中的運用為人們的生活提供了很大的便利。數(shù)字化技術在檔案管理上的應用，不僅提高了傳統(tǒng)的紙質檔案管理效率，還為人們的生活帶來便捷，促進了社會的發(fā)展。檔案管理數(shù)字化是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，而近些年來信息大爆炸和互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，使數(shù)字檔案管理存在的問題逐漸顯現(xiàn)出來，基于此，研究如何加強數(shù)字檔案管理這一內(nèi)容非常重要。

1 數(shù)字檔案管理的內(nèi)容

數(shù)字檔案管理是指利用先進的數(shù)字技術，對紙質檔案進行掃描、錄入等方法將檔案信息存儲到檔案管理系統(tǒng)中，對檔案進行管理的過程。運用在檔案管理方面的數(shù)學技術主要有數(shù)字掃描技術、圖片處理技術等，將紙質和圖片上的數(shù)據(jù)轉化為可存入計算機系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字信息，同時還可對數(shù)據(jù)進行處理。

2 加強數(shù)字檔案管理的重要性

2.1 有利于規(guī)范檔案管理工作

對數(shù)字檔案加強管理，使封閉式的檔案管理轉化成開放性的數(shù)字化管理，檔案管理的方式由先前簡單的記錄和保存功能轉變?yōu)閿?shù)據(jù)收集、錄入、提供服務和管理等多方面功能來完善檔案管理工作。對檔案管理進行數(shù)字化后，有利于工作人員充分運用先進數(shù)學科技，對檔案信息和相關資源進行整合與分配、科學利用，服務于社會。

2.2 有利于提高管理效率與經(jīng)濟效益

在信息爆炸的現(xiàn)代社會，以往的信息管理模式已經(jīng)不能適應檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。在傳統(tǒng)的辦公方式下，紙質檔案的記錄與處理都需要使用大量的紙張，造成了環(huán)境污染和資源浪費現(xiàn)象。紙質檔案文件體積大，可以記錄的內(nèi)容少，處理過程中易損壞文件，在對紙質檔案進行保管時也存在安全隱患。

2.3 有利于促進信息資源共享

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，各大機構對信息傳遞和使用效率非常重視。紙質檔案的保存和檢索都無法快速滿足需求者，很難實現(xiàn)信息共享，而數(shù)字化檔案可以解決這些問題。運用先進技術處理和保存檔案信息，當員工有需求時可快速將文件資料傳送過去，為需求者提供方便。但是，數(shù)字檔案管理也不能完全滿足要求，目前社會上公司里經(jīng)常存在工作文件被竊取、被病毒化，很多單位和工作人員不愿將資源對外共享。在這種情況下，必須要對數(shù)字檔案加強管理，提高檔案信息資源的安全性，促進資源共享。

3 信息化背景下數(shù)字檔案管理存在的問題

3.1 技術方面存在的問題

檔案管理數(shù)字化是建立在互聯(lián)網(wǎng)、存儲系統(tǒng)和計算機技術基礎上的，隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，越來越多的問題日益凸顯出來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，數(shù)字檔案具有不嚴謹性。我們都知道存儲在計算機上的文件容易失真、失讀和損壞，這些缺陷可能會讓資源信息受到破壞，不能再被使用。其次，數(shù)字檔案存儲設備和運行環(huán)境受不良因素影響。一旦發(fā)生這樣的事故，存儲在系統(tǒng)也就是在硬盤里的文件資料如果沒有進行備份，數(shù)據(jù)相當于完全丟失，無法對檔案信息的完整性和全面性保證。

3.2 管理方面存在的問題

管理方面的問題也影響著數(shù)字檔案管理效率。從人的角度出發(fā)，檔案管理員的管理意識薄弱，部分檔案管理員還停留在穿用的紙質檔案管理觀念上，對數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用和流程都不太熟悉，也不知道如何處理數(shù)字化檔案發(fā)生的事故。

3.3 法制方面存在的問題

雖然我國部分法律中有提到對數(shù)字檔案管理的規(guī)章制度，但是目前為止，國家沒有對數(shù)字檔案建立完整的管理體系，不能為數(shù)字檔案所有權益提供法律保護。隨著科學技術的快速發(fā)展，國家和單位對檔案管理的需求進一步加深，僅靠普通的檔案方面的規(guī)章制度，不能完全保障數(shù)字檔案信息的權益，這對檔案管理數(shù)字化發(fā)展有一定的阻礙。

4 信息化背景下加強數(shù)字檔案管理的方法

現(xiàn)在是信息爆炸的時代，數(shù)字檔案管理存在的問題也日益凸顯，在這種背景下如何加強數(shù)字檔案管理是檔案管理員及相關工作者的首要任務。

4.1 制定人才培養(yǎng)方案，設立獎懲機制

在數(shù)字檔案管理過程中，人的作用非常重要。在聘請檔案管理員初期，需對求職者計算機專業(yè)知識、系統(tǒng)操作能力、檔案管理能力以及素質方面進行評定，在職期間對員工進行培訓，培養(yǎng)他們的檔案管理意識和快速準確操作系統(tǒng)的能力。設立獎懲機制，對業(yè)績優(yōu)異的檔案管理員實行獎金或物質激勵，對違規(guī)工作人員進行警告和處罰，有利于加深檔案管理員對檔案文件的重要性認識，提高他們的工作積極性。

4.2 建立管理體系，完善法律規(guī)章

通過制定完善的法律規(guī)章，對數(shù)字檔案管理違法行為和處罰制度進行全面規(guī)定，讓工作人員做到有法可依、有章可循。同時，建立有效的管理體系，加強數(shù)字檔案管理。

1.建立有效的管理體系

目前，隨著信息和網(wǎng)絡的普及，計算機運行環(huán)境和網(wǎng)絡平臺的安全問題越來越多，數(shù)字檔案在信息資源處理和保存過程中起著越來越重要的作用，所以建立有效全面的管理制度非常有必要。信息的安全存儲與有效傳遞都是基于計算機技術和網(wǎng)絡平臺基礎上的，因此要相應地建立管理體系，主要涉及到服務器、網(wǎng)絡線路、硬件設備以及檔案管理存儲系統(tǒng)及其設備維護方面。設備和檔案管理工作人員要履行自己的職責，做到“誰的工作誰負責”，對設備和檔案系統(tǒng)進行規(guī)范管理與利用，加強數(shù)字檔案管理。

2.完善法律規(guī)章

目前，黑客入侵電腦盜取機構的機密文件事件經(jīng)常發(fā)生，在數(shù)字檔案機構中，也發(fā)生過這樣的事。因此，建立起檔案安全的法律規(guī)章從而加強數(shù)字檔案管理，讓工作人員做到有章可循、有法可依。主要可從兩方面來完善檔案法律法規(guī)，一方面是提高數(shù)字檔案信息傳遞環(huán)境安全法律法規(guī)，在任何行業(yè)，每天都會形成和傳遞非常多的檔案信息，網(wǎng)絡平臺作為信息傳遞和使用媒介，運行環(huán)境安全非常重要。另一方面是制定檔案內(nèi)容保護制度，這部分內(nèi)容包括數(shù)字檔案信息知識產(chǎn)權保護、檔案信息歸檔與管理等。

4.3 加強設施設備建設

硬件設施設備是數(shù)字檔案管理工作開展的載體，必須加強這方面的建設，通過采用先進完善的存儲系統(tǒng)和計算機設備，可以保障數(shù)字檔案信息的安全。

1.數(shù)字檔案信息資源的存儲設備

一個良好的信息存儲設備不僅能安全存儲大量的信息，還能保證信息長期有效且能快速存取。所以在一開始選擇檔案存儲系統(tǒng)時，要選擇與檔案信息相匹配、質量上等的設備使用，目前我國大多數(shù)檔案管理機構使用的數(shù)字化技術是光盤刻錄技術，這種技術具有儲存空間大、存取方便、成本低以保存的優(yōu)點。另外，要對檔案信息進行備份來保證信息的安全，還需對備份設備進行管理和維護。

2.數(shù)字檔案信息資源的傳遞設備

數(shù)字檔案信息主要通過網(wǎng)絡平臺和計算機技術向需求者傳遞。在選擇計算機設備時，要全面考慮到計算機的性能和屬性，并對網(wǎng)絡設備、中繼器、網(wǎng)絡線路等傳遞設備進行定期維修維護、保管等工作，從而加強數(shù)字檔案管理。

4.4 加強科學技術手段的運用

科學技術是加強數(shù)字檔案管理最重要的手段。先進的信息技術促進了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理員可通過不斷運用新技術來達到加強數(shù)字檔案管理的目的，方便信息在檔案系統(tǒng)的存取與保管，以及阻止木馬病毒和黑客入侵，保障數(shù)據(jù)的安全。

目前，檔案數(shù)字化在檔案管理的地位越來越重要，加強數(shù)字檔案管理，有助于維護檔案信息的完整性和準確性，更有助于檔案機構向需求者提供全面的服務，促進社會的發(fā)展，所以對如何加強數(shù)字檔案管理的研究非常有必要。雖然目前數(shù)字檔案管理存在安全問題，但科學技術在不斷發(fā)展，管理制度也在逐步完善，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)代檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢。檔案管理從事者應全面提高對數(shù)字檔案管理的重要性認知，努力學習科學技術知識，進一步加強數(shù)字檔案管理，更好地服務用戶，服務社會。

參考文獻

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