關(guān)于做好檔案收集工作的思考

陽元華

檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)一項(xiàng)帶根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作，是檔案事業(yè)的基石，關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，是我們做好檔案工作的前提和保證。檔案的接收和征集是豐富檔案資源的重要途徑和手段，是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。

1 檔案接收和檔案征集工作的目的和意義

《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”一個(gè)單位的檔案是其主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的真實(shí)記錄，見證了單位發(fā)展的軌跡，是單位的寶貴財(cái)富。檔案的接收和征集是檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，接收和征集工作做得好不好，決定著檔案工作規(guī)模的大小，直接影響著案卷質(zhì)量的高低及檔案服務(wù)能力的強(qiáng)弱。所以我們要加大檔案接收和征集工作的力度，使有價(jià)值的檔案資源向檔案部門匯集，建立一個(gè)門類齊全、內(nèi)容豐富、具有行業(yè)特色的信息中心，為后人留下系統(tǒng)完整而又珍貴的檔案財(cái)富。

檔案來源于基層、來源于機(jī)關(guān)各職能部門，檔案的收集需要各單位各部門的配合、支持。因此，在現(xiàn)實(shí)工作中，由于歸檔制度不夠健全、檔案人員自身業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)以及個(gè)別干部檔案意識(shí)比較淡薄都會(huì)使檔案接收、征集工作遇到這樣或那樣的困難和阻力。如何提高檔案管理工作水平，首先要解決檔案收集工作中遇到的困難和問題。

2 檔案收集工作中存在的問題

1.有些檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)不夠全面，對相關(guān)法律法規(guī)文件學(xué)習(xí)把握不夠，對本單位制定的文件材料收集范圍即“三合一”制度沒有完全理解，沒有搞清楚哪些文件材料是必須歸檔，因此，部門或基層單位交什么就收什么，沒有做到檔案工作應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收應(yīng)收、應(yīng)管盡管的原則，導(dǎo)致檔案門類不齊全，庫藏不豐富，入庫檔案缺乏行業(yè)特色。

2.墨守成規(guī)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的精神，檔案部門收集、管理的檔案仍然停留在文書、會(huì)計(jì)、人事檔案方面，忽略了因計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用和辦公自動(dòng)化的發(fā)展而形成和產(chǎn)生的電子文件、磁性載體材料的收集歸檔。

3.有些同志檔案意識(shí)淡薄，主要表現(xiàn)在：有的人認(rèn)為檔案留在本部門，查閱起來方便，不愿意向檔案部門移交；有的人認(rèn)為一些比較重要的檔案留在自己手中更安全，交給檔案部門保管反而不放心；還有的人把一些部門留著沒多大用處，丟掉又可惜的材料交到檔案部門來要求幫著保管。

4.有些部門人員認(rèn)為歸檔立卷是檔案人員的事，和自己沒有關(guān)系，把本部門產(chǎn)生、形成的文件材料不經(jīng)過系統(tǒng)整理，就直接移交給檔案部門。

針對這些問題和現(xiàn)象，我們應(yīng)該從健全制度入手，使檔案的接收、征集工作有章可循，推動(dòng)檔案接收、征集工作的順利開展。

3 做好檔案接收、征集工作的幾點(diǎn)思考

1.依法治檔，建立健全歸檔制度。為了適應(yīng)新時(shí)期、新形勢和新的要求，檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平也要不斷提高。完善本單位各類檔案的規(guī)章制度，是保證檔案工作規(guī)范化的保障。將規(guī)范化的檔案管理以制度化的形式明確下來，使得檔案工作有章可循，檔案人員在收集檔案材料時(shí)，有較強(qiáng)的針對性，也能得到各部門和單位人員的積極配合，大力提高檔案材料的收準(zhǔn)率和收全率。

2.大力宣傳《檔案法》，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，樹立“檔案收集、人人有責(zé)”的思想。在宣傳的內(nèi)容和方式上要勇于創(chuàng)新，宣傳檔案工作的歷史、宣傳新時(shí)期檔案工作發(fā)展目標(biāo)、宣傳建設(shè)“三個(gè)體系”的新舉措、宣傳以《檔案法》及其《實(shí)施辦法》為核心的檔案法律法規(guī)、宣傳檔案工作取得的成績和檔案人員的職業(yè)風(fēng)采等等。采取圖片展、宣傳欄、制作多媒體宣傳片、在局域網(wǎng)上設(shè)立專門網(wǎng)站等多種形式進(jìn)行宣傳，每一位檔案員在接收、征集檔案過程中、在提供檔案借查閱服務(wù)時(shí)，都可以進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，把檔案宣傳融入到日常工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中。全員檔案意識(shí)的提高，將有助于檔案接收、征集工作的開展。

3.檔案收集工作開展是否順利，離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持。檔案人員可以邀請領(lǐng)導(dǎo)參加檔案的相關(guān)會(huì)議和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，請領(lǐng)導(dǎo)深入檔案管理工作現(xiàn)場聽取匯報(bào)，增進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的了解，并將檔案工作中取得的成績、遇到的困難多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，對解決檔案收集工作中遇到的困難將發(fā)揮巨大作用。

4.建立檔案人員網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理工作做得好與不好，可以反映出一個(gè)單位的管理水平，而檔案接收和檔案征集是檔案管理工作中最重要的工作環(huán)節(jié)。各部門和單位要確定一名檔案整理、立卷人員，負(fù)責(zé)本部門職能活動(dòng)中產(chǎn)生、形成的文件材料的整理立卷工作；檔案人員要加強(qiáng)檔案收集工作前的業(yè)務(wù)檢查和監(jiān)督，做好部門立卷工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

5.加強(qiáng)對檔案人員的教育，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)。充分認(rèn)識(shí)檔案“存憑、留史、資政、育人”特殊價(jià)值，作為檔案事業(yè)的一份子，要充滿自豪感、使命感，自覺遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案法制觀念、提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理水平。

檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，涉及到全局工作的方方面面，是每一項(xiàng)工作最終環(huán)節(jié)，只有全局上下高度重視檔案工作，各立卷部門與檔案部門保持良好的溝通配合，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，才能確保案卷質(zhì)量，才能發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的特殊作用。