淺談電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別

摘 要：由于社會信息技術的發展以及社會經濟發展速度的不斷加快，電子文件檔案化管理更加符合現代社會發展的趨勢。想要做好電子文件檔案化管理工作要創新思維方式，從而更好地面對檔案工作中棘手的問題。因此，本文主要探討電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別，為現今的檔案管理工作提供合適的參考意見。

關鍵詞：電子文件檔案化；傳統檔案管理；區別

社會經濟的發展使得電子信息技術迅速發展，辦公室工作向自動化與網絡化方向發展。各個單位用自動化管理系統取代了傳統的手續繁瑣的辦公文件，更多的日常工作內容直接使用計算機與網絡進行。信息技術的發展產生了大量的電子文件，電子文件與傳統的文件一樣具有形成、管理與處置階段，進行電子文件檔案規置并交由檔案部門集中管理。本文主要探討電子文件檔案管理與傳統檔案的區別。

1 電子文件檔案與傳統檔案管理的歸檔時限的區別

傳統檔案管理與電子文件檔案管理歸檔時限具有差異性。傳統檔案的歸檔時間是在完成了所有的檔案資料之后，由相關的檔案管理工作人員或者文書的工作人員對檔案進行統一的收集，并合理而及時有效的歸檔與保管。而電子文件檔案更加容易復制與調配閱讀，在歸檔之后不會對相關部門查找和利用檔案資料產生明顯的影響，所以，電子文件檔案在文件辦理完成之后或者在規定的周期時間內，就能對檔案進行歸檔，歸檔時間更具靈活性，通常電子文件的歸檔時間不用延長。

2 電子文件檔案與傳統檔案管理的歸檔方式的區別

2.1 傳統檔案管理的歸檔方式

對傳統檔案進行歸檔，要求檔案具有全面性、系統性以及完整性的特點。在進行檔案歸檔的時候，要注意檔案資料的整體性以及完整性[1]。對所有的案卷進行歸檔時，要以案卷的順序為基礎，根據其正確次序進行系統地排序，保持卷和卷之間的相應聯系，歸檔的檔案資料要有完備的歸檔手續，保證檔案工作的準確性。

2.2 電子文件檔案的歸檔方式

介質傳遞和網絡傳輸這兩種方式是電子檔案歸檔的主要方式。通過電子檔案進行歸檔，電子文件的方式表現的內容不夠直觀，在歸檔過程中，從外觀上相關的檔案管理人員無法直接地發現檔案的內容。所以，在進行電子文件歸檔時，首先要對電子文件的產生以及形成的方式有個全面而系統的了解，同時，在電子文件歸檔時，電子文件的形成單位要提供必要的技術說明，說明內容盡量詳細可靠，并配套地提供完整的磁帶、光盤的檔案號、名稱、主要內容以及版權和檔案著作人。另一方面，在電子文件歸檔時，由于電子檔案容易受到網絡的影響，會造成檔案資料的遺失。所以，在歸檔時要對檔案進行備份處理，一份為電子檔案原件，另一份為紙質檔案資料。

3 電子文件檔案與傳統檔案管理的收集范圍的區別

3.1 傳統檔案的收集范圍

從信息與載體的關系來分析，傳統檔案收集的范圍主要是檔案信息和與之密切聯系的檔案文件類型，主要包括所有的紙質文檔和濃縮型的檔案等[2]。以檔案的收集對象來劃分，傳統檔案收集方式主要包括：（1）現行機關檔案，現行機關的主要內容是指正在進行的日常活動的獨立機關。在日常檔案管理過程中，具有保持和查考利用價值的所有檔案資料。（2）撤銷機關。撤銷機關工作中保留的各種檔案資料，具有長久的保持與參考的價值。收集的資料一般是中華人民共和國成立之前的事，包括革命政策檔案以及舊政權檔案等。

3.2 電子文件檔案的收集范圍

電子文件檔案收集的范圍不但要以《檔案法》相關規定、國家檔案局里的相關文件要求為基礎，還要結合電子文件檔案的自身特點靈活地進行檔案資料收集工作。所以，電子檔案的主要收集內容包括：（1）本機關職能行使和行政管理或業務管理活動中形成的各類文件，要針對一些需要保持草稿的重要性文件，在進行資料修改時也要將原文保留，加版本號后進行累積，草稿與定稿要一起進行歸檔。（2）利用現代的計算機等先進設備做輔助性的設計、制造以及檢測等技術形成的有參考利用價值的各種類型的電子文件。（3）收集本機關制作的各種類型的數據文件，例如：數據庫、圖形庫或者方法庫等。（4）機關制作的一些文本文件、圖形、模型或者其他數據文件，各種程序的命令文件，其中包括：計算機的應用程序、控制程序和管理程序等。（5）與電子文件有關聯的各種類型的紙質文件。（6）在對電子文件進行讀取時需要相應的技術設備或者電子文件讀取軟件等技術支持，所以，電子文件檔案在收集過程中要對技術設備操作和讀取資料時需要相應操作軟件資料進行收集。

4 電子文件檔案管理與傳統檔案查詢方式上的區別

電子文件檔案的查詢方式與傳統檔案具有差異性。對于電子文件檔案而言，只有符合相應的條件的客戶才能注冊，登記并成為電子文件中心的會員，會員可以進行遠程登錄，在電子文件中心對會員身份確定無誤后進行可進行檔案查閱，并查閱相關的電子檔案信息，同時要在網上記錄借閱登記記錄和繳納相應的查詢費用[3]。 而傳統的檔案，任何人都能進行查詢，通常采用人工編制的檢查工具進行檢索。對傳統檔案進行查詢的人需要擁有我國的合法身份證件，對于已經滿了應管期限的，可以利用較開放的檔案進行查詢。

5 結語

總而言之，檔案管理工作是一項比較系統性的工作。傳統檔案管理與電字文件檔案管理具有很大的區別，相關的檔案管理人員在進行檔案管理工作之前要善于區分它們之間的區別，從而保障檔案管理工作的有效進行。

參考文獻

[1]王碧英.論電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2014，25（02）：36—38.

[2]張麗鴻.淺談電子文件的檔案化管理[J].陜西檔案，2015，79（01）：96—101.

[3]徐晶.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].科學與財富，2014，69（06）：32—36.

作者簡介

尹曉瑩（1979-），女，漢族，吉林洮南人，2009年畢業于中共吉林省委黨校法律專業，現供職于洮南市商務信息中心。