寧波市開發區電子檔案深度管理研究

摘 要：寧波市目前共有13個開發區，各開發區的檔案管理模式不盡相同，有些把職能放在綜合、文秘科室，有些單獨設立了檔案科，有些成立了開發區級的檔案館。隨著各開發區近幾年來的高速擴張和飛速發展。目前，在開發區范圍內建立統一的電子文件收集、登記、保管、利用制度，加強電子檔案的技術保護、登記備份、開發利用和監督檢查，制訂具體的電子檔案管理措施，變得尤為重要。

關鍵詞：開發區；電子檔案；管理；研究

隨著現代信息技術的高速發展和辦公自動化系統的普及，電子文件逐步成為現行文件的主導形式。所謂電子文件，就是能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲并能在網絡上傳輸的數字代碼序列。具有檔案保存價值的電子文件，需要及時進行歸檔保護，歸檔后的電子文件即形成電子檔案。和傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有自身的特性，如電子檔案對設備的依賴性、電子檔案載體的非直讀性、電子檔案對元數據和背景信息的依賴性和電子檔案信息與載體的相分離性等。因此，電子檔案的整理方法和管理手段也和傳統的紙質載體檔案有很大的差異。

1 加強開發區電子檔案管理的意義

電子文件的信息形態是數字化的，其信息與載體具有可分離性、易更改性。檔案的本質屬性是“原始記錄性”，是歷史的真實記錄，具有法律效力。因此、保證電子檔案的原始性、完整性、真實性，充分發揮電子檔案的憑證作用，是電子檔案管理工作首先要解決的問題。電子檔案作為國家信息化戰略的重要組成部分，電子檔案信息的安全事關經濟發展、社會穩定、公眾利益和國家安全。開發區作為各地經濟高速發展的引擎區、創新發展的示范區，加強區域內電子檔案的統一、規范、高效、安全管理顯得尤為緊迫和重要。

2 開發區電子檔案管理存在的問題

1、開發區各職能部門對電子檔案的認識和歸檔意識普遍較弱。開發區各部門因為職能劃分的不同，各自負責自己部門檔案的整理，也包括電子檔案的歸檔整理。在實際操作中，因為電子文件的傳輸性、內容信息的可隨意修改性、對產生文件的計算機的依賴性，使得電子文件的保存具有其特殊性。現在開發區各部門的檔案員基本上都是兼職人員，對電子文件的歸檔保存意識較弱，各部門產生的實時電子文件基本上都沒有進行及時登記、備份，一旦計算機系統出現故障或癱瘓，所有的電子文件信息都有可能受到影響甚至全部丟失，后續電子檔案的完整性和準確性將大大降低。

2、開發區缺乏針對電子檔案管理的標準和制度。電子檔案管理是一項極復雜的技術工程，目前電子檔案管理中存在著兩個方面的問題：一個是電子檔案的憑證性，即如何在電子檔案的管理中，采取必要的技術措施和手段保證電子檔案的憑證作用。電子檔案的憑證性與紙質檔案的憑證性有著明顯的區別。一個是電子檔案查閱利用的安全保障，即如何充分利用信息與網絡技術的優勢，提供方便、快捷、高效的檔案利用服務，如何在查閱利用中保證電子檔案的內容、信息和載體的安全。沒有統一的針對性的電子檔案管理標準和制度，無法有序的開展電子檔案的各項管理工作。

3、開發區缺少統一、規范的電子檔案著錄規則標準。電子檔案的數據結構著錄規則，目前所遵循的框架格式主要是采用國際標準化組織制定的《ISO-2709 1996信息和文獻工作——信息交換格式》標準，且主要是用于建立機讀目錄數據庫。這個標準在國際上有兩大系列：一個是歐美國家的《英美編目條例》；一個是國際通用機讀目錄格式，即《國際標準文獻著錄》。目前國內在這方面尚在研究和試驗階段。同時，國內一體化的文件、檔案信息分類和編號體系也沒有統一建立起來。

3 加強開發區電子檔案管理的措施

1、加強日常電子文件收集和保存，建立電子文件安全管理制度。電子文件的產生、存儲、檢索、傳輸都是即時進行的，因此需要加強日常的收集和登記，同時制定電子文件安全管理制度，堵塞電子文件安全管理方面的漏洞。安全管理制度要遵循兩個原則：一是電子文件的制作過程責任要分散。在工作人員數量和素質允許的情況下，不集中由一人實施全部與電子文件安全有關的功能。各部門聯合制作的電子文件、重大項目、重大活動的電子文件，要注意劃清制作人員的責任范圍，使每個參與人員都能各負其責。二是保密性較強的電子文件的制作要采取“不單獨和限制使用期限”的原則。不單獨原則是指在人員條件允許的情況下，由單位負責人指定兩個及以上可靠且能勝任工作的檔案專業人員，共同參與每項與安全有關的活動，并通過簽字、記錄等方式證明。限制使用期限是指任何人不能在一個與檔案保密有關的崗位上工作太長時間。保密工作人員應經常輪換工作位置。同時要對檔案從業人員進行不定期的教育和培訓，不斷提升他們對電子文件的認知、制作和后續管理的水平。

2、統一電子檔案歸檔格式，加強電子文件歸檔管理。逐步建立文檔一體化的文件、檔案信息分類和編號體系。使電子文件形成系統與檔案管理系統之間，通過具有管理意義和檢索信息作用的分類編號體系建立有機聯系，為實現對電子文件形成端的控制，為實現網絡化、分布式的電子文件、檔案管理，為電子檔案信息的廣泛共享和服務提供基本的檢索工具。此外，還可以建立電子檔案統一接收數據格式，由檔案部門建立統一的電子數據接收模板，并把模板放置在內網上，由各部門（單位）自行按需下載和使用。電子文件歸檔管理應參照紙質檔案收集、整理、鑒定、保管、利用的標準，有效保證歸檔電子文件的真實性和完整性。電子文件的形成者或承辦者要了解電子文件歸檔的工作內容和具體要求，在電子文件形成階段就要開始收集積累工作，建立必要的記錄和登記制度。歸檔的電子文件必須真實、完整，能系統地反映工作的過程和結果，對一些研究成果的歸檔，還應要求其成果與實際的技術狀態要保持一致。電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明，經有關領導審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理，同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測和驗收。電子文件歸檔的時間視具體情況可分為階段歸檔和任務完成后歸檔。開發區可以根據自身的經濟、發展、功能定位特點，在電子文件歸檔管理上進行一些統一性的、前瞻性的研究和嘗試。

3、積極開展電子檔案登記備份制度。電子檔案備份的形式有三種：一是在各級綜合檔案館進行登記備份，如寧波市的各開發區可以在市級綜合檔案館進行統一的電子檔案登記備份；二是在磁盤、光盤、硬盤等載體上進行電子檔案備份，這種方式每隔2年需進行抽檢，每隔5年需重新轉換1次；三是對電子檔案進行異地減災備份，目前的市級檔案館在使用這種方法；四是對電子檔案數據進行云備份。這是近年新興的一種檔案備份方式，用來防止應對突發事故對電子檔案的損毀和滅失風險。此外，區內所有需備份的電子檔案元數據，也可以按年度在專業檔案級光盤進行刻錄再備份，以保證電子檔案數據的實體和信息的安全。

電子檔案的保護技術目前還處于初步探索階段，還沒有形成一個明確的系統和一套成熟的技術體系，載體及其保護技術的可靠性還有待進一步研究、檢驗和論證。因此，開發區內的電子檔案和紙質檔案還會有一個長期并存、共同發展的過程，要實現電子檔案對紙質檔案的完全替代，還需要檔案工作者付出艱辛的勞動和不懈的努力。目前，我們要采取可靠的安全防護技術措施保證背景信息和元數據的完整性，為開發區內電子檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。檔案管理人員要全面了解電子文件的形成特點和運行規律，利用專業知識進行科學指導和管理，維護電子檔案的真實性、可靠性和長效性。

參考文獻

[1]申新彪.電子檔案的安全管理和防護.科學之友，2013年1月

[2]侯曉薇.電子檔案的管理與開發.安順師范高等專科學校學報，2006年12月第4期

[3]劉洪，馬仁杰. 電子檔案管理探微. 合肥工業大學學報（社會科學版），2005年10月第5期

[4]趙偉東.電子檔案藍光存儲應用探究.《 檔案學研究》，2015年第3期

作者簡介

郇菁菁（1981-），女，漢族，浙江省寧波市，寧波國家高新區管委會辦公室，檔案中級，本科，研究方向：檔案管理。