檔案與圖書關系初探

摘 要：檔案與圖書資料兩者作為用來記錄文字信息的一種載體與表現形式，在古在今都有廣泛運用。作為記載信息的一種格式與手段，不管是檔案還是圖書都有其特殊的價值與含義，然而兩者也存在有一定差別，但又相互聯系。本文先分開進行對兩者定義的說明，然后就兩者的分別進行闡釋，最后就兩者的聯系進行相關探討。

關鍵詞：檔案與圖書關系

1 檔案與圖書定義概述

1.1 檔案

檔案是指在工作、學習、科研上所收集的一切有參考價值的文字記錄或非文字資料，并將這些整理成冊。檔案資料來源廣泛，可以有地圖、書籍、筆記、報紙、傳單、廣告等，只要是具備一定參考意義都可作為檔案記錄，而檔案記錄的輔助材料對檔案起著補充與說明的作用，檔案中的相關資料也是記載實事、反映歷史情況的重要信息，具有保存價值。

1.2 圖書

圖書是指以文字或圖像為記錄手段，記載與描述作者對某件事物的一定看法或自己的心得以達到一定目的的圖書出版，圖書是人們表達自己看法、進行總結與提升、傳播經驗與知識的信息載體。就定義來看，檔案要比圖書所涉及內容更廣泛些，且檔案的制作比較靈活，圖書需要出版來面對大眾對內容的編制與排版都有著嚴格的界定，此外圖書相比于檔案信息較為不嚴肅，中間含有的主觀思想較多。下面就兩者關系的相同點與不同點進行詳細說明。

2 檔案與圖書的區別

2.1 檔案資料具有較可靠的參考性

檔案與圖書的區別有，首先檔案資料有較可靠的參考性，主要體現在一般檔案的信息收集來源渠道都比較正規且專業水準較高，這相應的也使得檔案的內容理論性較強，可信度較高，也一切從事實出發，根據相應的實驗結果整理得出理論定義。而不像圖書，圖書中的信息內容采集多半比較主觀，除了有原始資料作為基本參考外，還有很多作者自身的看法與意見，相比起來，檔案內所采取的大多都是原始資料，從資料信息收集的來源渠道中就可看出檔案的參考價值可靠性要更高。

2.2 檔案資料具有界定性

檔案與圖書的第二點區別就是檔案資料具有界定性，通常檔案資料是對某一特定的專業領域或者相關研究對象進行針對性的研究與資料收集，這使得檔案中的信息內容大多只關系到一種方面，有專業研究的含義。比如說公司中的人事檔案，只會記錄企業內部員工基本情況，而不會有企業收益額、虧損情況等財經記錄。而圖書則沒有明確的劃分，體現不出界定性，圖書多半都是遵從作者的意識進行內容編寫，有時候會很多方面都融在一起進行討論，沒有一定的局限劃分，靈活性較強。

2.3 檔案資料具有區域性

檔案與圖書的第三點區別就是檔案資料具有一定的區域性，與上述的界定性類似，檔案資料所研究的內容會根據具體研究對象進行劃分，且檔案傳播的范圍會跟所研究對象歸屬地域另外制定，有一定的區域限制。比如有些檔案本身具備機密性，這檔案只可在內部流通，不能外傳。而圖書不同，圖書可面向廣大受眾，傳播的范圍可很廣，傳播也不受局域限制。

2.4 檔案資料具有保密性

檔案與圖書區別的第四點是檔案具有一定的保密性，很多檔案都會涉及到相關的機密文件，為了確保文件不被外泄以及保障相關機關或企業個人利益等，檔案是不會隨便供人傳閱的。而圖書則不同，雖然圖書也可劃分為公共圖書與私人圖書，但大多圖書出版的類型都為公共的，公共圖書可允許公開與開放傳閱，不具備保密性，本身圖書制作就是一種信息傳播的方式與手段，與檔案相比，圖書的信息傳播范圍更不受限制。

2.5 檔案資料具有特定服務性

檔案與圖書區別的第五點，就是檔案具有特定的服務性，一般檔案內容構成都是有一定目的，比如說對某一項實驗研究的過程整理與結果分析的記錄，那么檔案內的信息多半都與此項實驗以及對應理論知識有關，而不會涉及到其他方面，只針對服務某一特定類別。而圖書不同，圖書內容可以有關于實驗的探究也可以有作者對實驗的看法，以及實驗拓展之外的其他知識思考，在圖書撰寫的主旨中沒有特定的服務對象，多半都是與之相關或者作者的主觀思維表達。

3 檔案與圖書的共同點

3.1 兩者內容相同，都屬于知識信息系統

檔案與圖書的相同點有第一兩者的內容相同，都是屬于知識信息系統。不管是檔案還是圖書，其中的信息內容都具備一定知識水平，都是用作知識的傳播、表達與交流。其次，內容中也都有原始資料作為參考，而原始資料作為相關理論探究的前提參考，根據此創造出來的相關知識系統也都大多不會偏離太遠，使得檔案與圖書的內容具有一定程度上的一致性。

3.2 兩者載體材料相同

檔案與圖書相同點中第二點有兩者的載體材料相同，不管是檔案還是圖書，作為記載知識信息的載體多半為紙質材料或者當下新型的電子記錄檔案，都是以文字或者非文字的圖片等方式進行記錄。利用這種廣泛并普及的載體材料也得以使檔案與圖書在日常生活中能夠更便利的使用，實現其傳播與記錄的功能和價值。

3.3 兩者目的或作用相同

檔案與圖書相同點的第三點就是兩者的目的或作用相同，都是為了記錄人類的實踐活動，記錄人類智慧，為延續知識提供參考材料，同時也是傳播信息、傳遞知識、存儲內容的一種方式。

3.4 兩者基本職能相同

圖書與檔案的相同點中第四點就是兩者的基本智能相同，都是為了實現對信息的存儲、傳播，記錄人類的實踐活動，并將其作為記錄知識的一種載體來加以流傳，使得人類文明智慧得以延續與傳承，根據檔案與圖書中的相關知識內容，在進行對應的問題研究與知識探討時，便可提供出所需要的、有用的知識，發揮其價值與基本職能。檔案與圖書可作為人類獲取知識的基本途徑。

3.5 兩者管理方法相同

檔案與圖書相同點的第五點有兩者的管理方法相同，都是采用對紙質檔或者電子檔的歸納編號再加以儲存等方式進行管理，且管理也依照具體的時間作為分割點，以時間為區域單位將存儲內容進行劃分，另外，管理時也依照相同管理理念為原則，管理方式大都一樣。

3.6 兩者現代化手段相同

檔案與圖書相同點的第六點有兩者的現代化手段相同，隨著時代的進步，當下電子信息技術越來越廣泛，計算機科技技術也作為如今較實用的存儲技術在社會各個領域中發揮著不小的作用。檔案與圖書的存儲形式也逐漸由傳統的紙質檔轉化為電子信息儲存，通過電子存儲這類現代化管理手段能實現相關資料的長時間保存，也方便實際查找與修改。總的來說，兩者都在以相同的腳步在時代進步的潮流中不斷前進。

4 總結

綜上所述，根據對檔案與圖書兩者相同點與不同點的詳細分析可得出兩者的關系在緊密結合的基礎上有存在一定差別，未來檔案與圖書一體化與電子化的趨勢將越來越明顯，還需要我們進一步對其兩者的關系作出深入探究與詳細說明。

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作者簡介

賈艷云（1976-），館員， 檔案管理，人事檔案方向。