如何撰寫二級秘書業績評估報告

摘 要：在進行國家二級秘書職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從如何選題展開，再以案例作參考，力圖破解這一獨特而頗具挑戰的鑒定方式。

關鍵詞：二級秘書；業績評估報告；組織并主持會議

基金項目：重慶青年職業技術學院2016年度校級課題：“基于工作過程系統化開發高職院校商貿類專業學生行政管理能力的策略研究”，資助成果，項目編號：CQY2015Y016

根據《國家職業標準秘書》，二級秘書是我國秘書職業資格等級中的最高級別，也就是最高級秘書。所以在進行職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這不僅有別于秘書其他級別[1]的考試內容，更是在其他職業資格等級考試中所從未出現過的考試方式，是一種非常新穎的鑒定方式。“業績實證評估”由五個模塊構成，現就 “組織并主持會議”第四個模塊進行專題探討。

1 考題分析

該模塊主要評估的是考生組織并主持會議的能力，會議在辦公室工作中比較常見，但由于條件范圍的不同，難度系數將不同，對能力的要求也不同。比如同樣是辦會，二級秘書要求能夠擬訂會議議案、審核籌備方案、組織與培訓會議工作人員，并能夠主持會議、督查會議決議的落實等，這與簡單的參與會議服務、進行會議記錄的工作內容完全不同。同時這兩部分也可以作為是否達到二級秘書的門檻使用。所以要通過國家最高水平的鑒定，需要注意以下部分：

1.會議規模要選擇在50人以上，有單位內部和外部人員參

加。會址應選擇在單位以外，會期不少于3天。這基本上可以把范圍確定為較大型會議，比如公司年會、股東會、工作會、大型產品推介會、客戶洽談會等類型的會議，才能滿足這個基本條件。

2.考生在完成該模塊必須要明確和要掌握辦會的三大流程工

作，包括辦會前的準備工作、辦會中的協調和服務工作，以及辦會后的總結和落實工作。

3.會前籌備工作十分重要又很瑣碎，包括擬定會議議程與日

程、提供會議地點備選方案、布置會場和安排座次、發布會議信息、安排會議食宿與車輛、邀請會議嘉賓、準備會議資料和會議用品、安排會議禮儀服務、檢查會議常用視聽設備等，都是會前籌備秘書所必須完成的工作[2]。其中，考生在這部分中要特別突出審核會議的議案、指導會務工作，以及會議當天進行會議準備等這幾項工作。

4.會中協調和服務工作也非常多，包括安排會議值班、接待

新聞媒體、進行會議記錄、搜集與會人員對會議的意見和建議、印發會議簡報等工作。考生在此部分的寫作中尤其要體現出對會議的引導作用，比如引導會議按議程順利進行；圍繞主題進行有效交流；收集、匯總會議反饋，及時調整會議內容等工作；組織大會形成會議決議。

5、會后總結和落實工作包括整理會議資料、運用會議紀要的形式將會議的情況及議定事項記載下來，并傳遞給相關單位，以及經費結算等。考生在完成此部分時要從會議效果、經費控制、存在問題等方面進行總結。

2 案例參考

第一部分：自述背景情況

標題：重慶某股份公司2014年度半年營銷工作會議效果評估報告

撰寫時間：2013年7月16日

地點：營銷中心辦公室

會議主題及中心思想：總結2013年上半年營銷工作，討論并全面部署2013年下半年營銷任務。

第二部分：證據內容

重慶某股份公司2014年度半年營銷工作會議效果評估報告

尊敬的領導：

重慶某股份有限公司2013年半年營銷工作會已于2013年7月 9日圓滿結束。為了總結辦會經驗，特對此次會議進行評估。現將會議評估情況報告如下；

一、會議基本情況

㈠會議名稱：重慶某股份有限公司2013年半年營銷工作會。

㈡會議主題及議題：

會議主題：總結2013年度上半年營銷工作情況，部署下半年營銷工作

會議議題：對市場分析與營銷策略、新市場的變化與對策、提升經營質量、有效降低應收賬款等幾個方面作主題討論，經驗交流。各分廠就新產品作專題介紹，設備展覽。

㈢會議時間和會期：2013年7月7日至9日；會期3天

㈣會議場所及住宿地點：重慶市武隆縣仙女山琥珀大酒店。

㈤參加會議人數：120人。

㈥會議餐飲：統一就餐10次、會間茶點3次。

二、對會議管理工作的總體評估

2013年7月，公司半年營銷工作會在重慶市仙女山風景區召開，到會人員為公司領導、各分子公司經理、各網點經理，共計120人。會議主要就營銷現狀、營銷思路、營銷策略作了重點探討。會上，公司副總經理王總作了大會主題發言：《2013年度上半年營銷工作報告》。報告總結了上年工作的亮點與存在的不足，闡述了下半年經濟形勢與未來展望，提出了下半年及未來的六項工作重點。王總的發言得到了與會人員的普遍認可。在會議期間，各銷售網點與各生產單位就市場、產品、管理等多方面進行了深入交流。整體來看，會議精簡、高效，達到了預期目的。

㈠會前審核嚴格，有效完善和執行了策劃與籌備方案。

1、能夠圍繞單位中心工作，擬定出大家關心且認可的會議主題，該主題鮮明突出，為會議的成功召開打下良好基礎。

能細化會議主題，確定以下議題：

各網點進行主題討論及經驗交流：市場分析與營銷策略、新市場的變化與對策、提升經營質量、有效降低應收賬款。

各分廠新產品專題介紹，設備展覽。

提前聯系需發言的各網點及各分廠經理，并督促其認真準備，有力的保障了會議效果。

2、在3天的正式會期中，合理排定了日程表，包括專題演講、專題探討、經驗交流、設備展出和參觀活動。10家單位在會上作了經驗交流發言；12家分廠展出了最新產品；觀看“印象武隆”、參觀了仙女山著名景點。完成了會議議程，達到了預期目的。

3、成立會務籌備委員會，將會務機構分為會務、秘書、接待、宣傳、財務、安保等6個工作小組，并對10個工作人員進行了科學分工，發揮了團隊優勢。

4、會務籌備委員會提前進駐會場，落實了會議籌備方案，對會場進行布置，實地檢查會議餐飲、住宿、交通等情況，相關應急備用方案也都落到實處，做到有備無患。

㈡會議期間，各項工作有條不紊地開展，實現了預期目的。

1、會議主持人馮總與會議籌備委員會緊密配合，熟悉會議各項工作安排，引導會議按預定程序進行。

2、會議發言人準備充分，發言精彩，對相關主題作了深入匯報，與會代表認真聽取后，熱烈討論，其中的策略及分析給在座人員很大啟發，效果圓滿。隨后的新產品介紹為生產單位與營銷單位展開深度合作搭建了有效的平臺。

3、會議中根據臨時情況，及時調整會議議程的順序。比如，代表合影本來是安排在大會主題發言后，但因部分經理因航班延遲未能及時到達，將代表合影調整到上午會議結束后、就餐開始前進行，并將合影照片在閉會前送到各位代表手上，使與會代表非常滿意。

4、會議通過了下半年營銷工作要點，為公司的發展指明了方向，凝聚了人心。

5、會議安排井井有條，仙女山風景優美，酒店住宿環境好，餐飲服務綠色環保，會中茶點簡約精致，與會代表紛紛表示不錯。

㈢會后及時總結，整體效果顯著

1、此次會議每人收取會務費1000元（不含住宿費和往返交通費），總計收入12萬元。會議支出共計11.5萬元，包括文件資料費、會議辦公費、會議場租費、伙食費、參觀門票費、紀念品費等。盈余交公司營銷中心。會議經費控制有效。

2、會后及時分發會議紀要及相關資料，撰寫會議簡報及新聞稿，做好宣傳工作及總結工作。

3、會后由營銷中心負責會議決議的相關協調和督辦工作，分工落實會議中提出的各項事務工作。

4、本次會議效果良好，為全年營銷工作會的召開奠定基礎。

㈣會議中值得注意的問題

1、餐飲中菜品的口味問題

因某些經理代表來自北方，不太適應麻辣口味。應更加注重各種菜品的口味均衡搭配問題。

2、客房預訂的問題

會前，會務組是按照《參會代表回執》預訂的房間，基本為標準間。但個別代表報到時提出要住單人間，會務組不得不采取緊急措施與酒店經理協調，但因客房緊張未能解決。這個問題在今后的辦會中要多加注意，會前適當預留一些其他類型的房間，避免客房緊張，到時無法調劑。

報告人：張某

2013年7月16日

第三部分：證詞描述

1、該考生作為辦公室副主任，能夠協助主任組建團隊，在會前做好策劃，擬定了籌備方案和預算方案，并按程序做好審核把關，為會議的順利召開做了充分準備。

2、會前一周，該考生協助主任成立了會議籌備委員會，分工合理，責任明確，并與會議召開前一天提前入駐現場，仔細檢查各項內容，包括應急方案和備選方案都考慮充分。

3、會中該考生協助主持討論會，引導會議按既定議題進行，代表交流踴躍，效果顯著。

4、該考生及時做好會議記錄，并于會議結束后，撰寫會議紀要等相關文件，及時分發給各代表，有力的保障了會議效果，為下次同類型會議的召開提供了重要的參考性文件。

6、會后，該考生狠抓落實，督促檢查各部門工作進度，為會議精神的貫徹做了扎實高效的工作。

參考文獻

[1]國家職業標準秘書（2006）[s].中國勞動和社會保障出版社，2006

[2]秘書國家職業資格培訓教程二級秘書[M].中央廣播電視大學出版社，2014

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級經濟師，碩士研究生。研究方向：企業管理、行政管理、市場營銷。