對大數據背景下檔案管理問題的幾點探討

宋艷

摘 要：在檔案行業中，有效的存儲、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內容。在傳統的檔案工作中，工作容量大、管理細碎繁瑣已經成為影響檔案事業發展的重要問題。而借助于大數據的時代背景，數字化檔案管理已經成為新的工作要務。本文針對大數據背景下檔案管理的價值、常見問題及強化措施進行探究。

關鍵詞：大數據；檔案管理；整理；創新；發展

隨著計算行業的發展，檔案行業面臨著新的發展趨勢。在檔案行業中，有效的存儲、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內容。隨著我國事業單位的改革，檔案管理工作呈現出“機遇和挑戰并存的局面”。在歷史的飛速發展中，我國檔案事業的原始數據不斷積累，對檔案管理人員的綜合素養來說也呈現出了更高的需求。而傳統的檔案管理工作無論是在時間、空間、存儲上，都呈現出了發展弱勢。

1 大數據背景下檔案管理的發展現狀

現階段，電子數據借助于互聯網信息技術，已經趨于完善。但是，在傳統的檔案工作中，工作容量大、管理細碎繁瑣已經成為影響檔案事業發展的重要問題。而借助于大數據的時代背景，數字化檔案管理已經成為新的工作要務。

早在2012年，美國政府就已經針對全球計算機技術的發展現狀，發布了《大數據研究和發展倡議》，并投資2美元，啟動“大數據研究和發展計劃”。2012年7月，廣東省開啟了大數據戰略方針，伴隨著龐大的數據優勢衍生出了一種強大的社會優勢。在這種情況下，檔案信息化建設已經隨著“大數據技術”的發展，走過了初步的融合時期。云計算、云空間、閃存、移動等互聯網信息新型技術被融入了檔案管理中來。

一方面，檔案信息管理理論出現了明晰的變化。傳統的紙質檔案逐步脫離，而現代化的檔案管理工作逐步拉開。電子檔案、信息檔案系統、數據服務終端成為了檔案工作的技術支撐。另一方面，檔案管理中也出一些常見的問題，在安全性、隱秘性、服務性方面，呈現出了獨特的演變規律。

2 大數據背景下檔案管理的優勢問題

（1）實現檔案虛擬存儲，降低檔案管理成本

眾所周知，隨著時代的發展，無論是人口、經濟、文化在推進的過程中，都會留存下一些珍貴的紙質檔案。這些檔案是人類創造自然、改造自然的重要支撐，因此具有重要的留存價值，不能輕易的丟棄和毀壞。這也就使得檔案脹庫現象時有發展。膨脹的檔案資源不僅給管理人員的檢索工作，而且帶來了檔案管理的成本問題。但是，利用大數據信息技術，檔案管員能夠處理海量的檔案信息，并且借助于數據庫存框架，實現充分的資源調配，深化數字化檔案工作所需要的各項資源，使檔案工作的成本降低，而效率大大提高。

（2）檔案檢索更加便捷，電子文檔利于管理

在傳統檔案的鑒定、檢索上，由于檔案資源的利用效率逐步降低，因此會消耗大量的人力和物力。但是，利用大數據電子技術，在數據的檢索上，只需要憑借鍵盤、鼠標進行檔案系統內的點擊，就能夠駕馭海量的檔案信息。同時，還能夠根據檔案的關鍵詞、時間、日期、類型進行快速檢索，使檔案工作的服務型變的更加完善。同時，檔案信息資源庫的設立打破了時間、空間、地域上的限制，能夠將簡單的信息活動轉化為高級的信息價值，從而加深檔案工作的共享性。

3 大數據背景下檔案管理中出現的劣勢問題

（1）信息化檔案管理的理念缺失

從傳統檔案管理轉向數字化檔案管理階段，不但需要耗費人力、財力、物力，還要進行一系列的創新發展和過度適應。面對這種情況，很多檔案部門復雜人都忽視了數字化檔案確立的重要性，導致信息化檔案管理發展遲緩、缺乏一個長遠的規劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規模，在很大程度上影響了檔案信息化建設的開展。

（2）檔案信息管理的安全性不足

在看到網絡便捷的同時，在大數據的影響下，檔案信息管理的技術也出現了安全性差、后續維護難、系統設置不合理的問題。尤其是檔案管理的安全性，對于涉及一下機密信息、重要資源的檔案，管理人員需要進行多項加密，但是，由于工作人員操作失誤、設備故障、網絡病毒、黑客攻擊等情況，檔案管理很有可以遭到沖擊。檔案信息管理的安全性存在漏洞。

（3）管理人員的綜合素質有待提升

以中職學校檔案管理為例，很多檔案管理者都是教師轉職而來的。因此，他們缺乏專業的檔案管理理念。同時，因為科研經費的限制，檔案管理人員也只能做一些文件歸檔等基礎性開發，無法具備數字化檔案科研的相關業務水平。再加上，檔案信息化建設的投入高、回報慢，因此在資料的搜集和整理上，難以加深對檔案工作的開發和利用。

4 強化大數據背景下檔案管理問題的幾點策略

（1）制定嚴謹的數字化檔案管理規章

為了進一步完善紙質檔案工作向著數字化檔案工作的發展，檔案管理者首要的任務就是制定出一系列科學、有效、完善的檔案管理規范。借助于電子技術，將檔案信息以圖片、視頻、音頻等方式刻錄存檔，能夠進一步實現檔案資源工作的合理和全面。要精確到檔案存儲的申報時間、存儲的路徑、檔案信息的錄入、機密文件的申請、加密服務的融合等等。還要通過“責任上崗、制度上墻”的策略，設立公示欄板，將《檔案管理工作條例》、《檔案人員績效考評辦法》等制度張貼公開，促使廣大檔案工作者相互學習、相互促進，進一步保障檔案工作的順暢和服務。

（2）增進檔案管理人員的業務水平

眾所周知，大數據時代的到來除了帶來了便捷的方法，但是也給檔案管理人員的工作素養帶來了更高的要求。為了提升進一步優化檔案人員的教育和培訓工作，逐步扭轉工作人員的工作態度，使他們能夠更好的服務于檔案管理工作，對檔案工作人員進行適時的培訓是必不可少的。首先，檔案管理部門要優化檔案管理的人員結構，在年齡上，多汲取一些新鮮的血液。招錄一批有理想、有能力、有創新意識的年青檔案人員。其次，要對一些具有工作經驗的檔案人員進行常態化教育培訓，引導他們具備良好的檔案管理意識，從不同的方面轉變檔案工作的從業理念。同時，要組織檔案人員到省市一級檔案管進行參觀考察、業務交流，鼓勵他們自我學習、自我探究，為檔案工作的發展奠定扎實的基礎。

（3）做好檔案信息管理的安全保障

檔案信息資源是重要的物質和精神財富。因此，報紙檔案信息安全、加強媒體環境建設成為數字管理信息運行的重要保障。為此，檔案管理者要積極和當地大數據公司或上一級計算機機構進行合作，著重開拓大數據相關技術。并進一步打破行業規章，積極探尋檔案管理技術的安全維護。從大數據的發展角度上說，所采用的分布式構架技術需要進行逐步分析完善。進一步減少檔案信息數據監管的風險性。例如，建立加密式局域網絡，建立有效的檔案資源信息數據交流庫。將紙質的文字表格轉化word、TXT等文檔，將數字資源進行有效的歸納。同時對每一個部門進行定期終端維護，防止檔案資源出現丟失。

5 總結

綜上所述，在大數據背景下，檔案管理工作迎來了轉機，也面臨著挑戰。為了進一步發揮檔案管理工作的現實作用，廣大檔案工作人員要立足自身工作特性，進行創新性和發展式的數據融合，促使檔案工作沿著社會化、科學化、人性化、服務化、多元化的方向發展。在提高檔案管理工作效率的同時，進一步促進檔案工作的全面發展。

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