新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

郭銀珠

駐馬店中醫院 河南省駐馬店市 463000

醫院管理

新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

郭銀珠

駐馬店中醫院 河南省駐馬店市 463000

作為醫院管理工作中的重點—檔案管理工作一直受到廣泛的關注，究其原因在于醫院檔案工作對醫院運行的穩定性和秩序性起到決定性作用，同時通過高質量的檔案管理工作還可以保障服務質量，提升患者滿意度。然而受到多方面因素的影響，部分醫院方案管理工作還存在著一定的不足，且這些不足表現對醫院管理工作的正常進行造成了不利影響，鑒于此在新形勢背景下，如何妥善解決醫院檔案管理現代化問題成為了研究的關鍵。文章從醫院檔案管理現代化價值出發，對當下管理工作中存在的主要問題進行分析，并提出針對性的優化措施，旨在為今后提供可靠的參考資料。

醫院檔案管理；現代化問題；對策；分析

1 新時期背景下醫院檔案管理現代化建設價值分析

同以往醫院檔案管理模式相比，現代化檔案管理工作在職能形式和職能內容方面都具有一定的特點，尤其是現代化信息技術的應用，為醫院檔案管理工作的現代化建設提供了強有力的技術支撐，符合社會發展的基本要求，可以說醫院檔案管理現代化建設意義重大。例如對醫院服務質量的提升具有積極的影響。在社會經濟高速運轉背景下，“供給側改革”對我國醫療事業的發展和進步具有深刻的影響，同時在“供給側改革”背景下，對醫院服務質量和服務效率重視力度較大。通過檔案管理現代化建設一方面可以結合醫院需求構建一個動態的、適宜的信息管理制度，實現醫院運營活動的公開性、透明性，為醫院各項工作秩序化開展創造了良好的條件。

2 醫院檔案現代化管理子系統

2.1 檔案儲存管理子系統

該子系統的作用是對檔案資料實行自動的編碼、分配及歸檔，使檔案存儲工作形成自動化管理，這在很大程度上降低了檔案管理工作人員在錄入資料環節的工作強度。存儲環節的現代化方式可以實現錄入過程中的迅速糾錯，對檔案的動態管理有積極的推動作用。

2.2 檔案查詢管理子系統

檔案查詢屬于檔案的應用階段，也是檔案管理工作中十分重要的階段。在這一階段中，檔案管理工作考核的重要標準是檔案資料的查詢速度及準確程度，檔案查詢管理子系統的投入使用可以幫助檔案管理工作人員達成檔案存儲信息的快速調閱的目標，提升檔案信息的調閱效率。

2.3 檔案安全管理子系統

該子系統的重要功能是確保檔案資料的安安性，依靠一些現代科技手段（如電子安全技術）將檔案予以保存。換句話說，即對數據的存儲、管理等環節實行安全監督與管控，出現問題立即發出警報，還可有針對性的施加鎖定措施，這樣便是利用該子系統對檔案資料的安全防護過程。

3 新形勢背景下醫院檔案管理現代化困境

據調查分析發現，我國部分醫院檔案管理工作中還存在著一定的不足，對獲得理想的管理效果是十分不利的，而這些問題主要體現在以下幾個方面。

3.1 重視力度不足

由于多方面因素的影響，部分醫院對檔案管理工作并未給予高度的重視，從而導致醫院檔案管理人員工作不到位。甚至部分工作人員錯誤的認為檔案管理工作與醫院經營活動的進行是不存在必然聯系的，在這種陳舊檔案管理觀念影響下，大部分醫院檔案管理存在著技術落后、資金投入不足等方面的問題，使得檔案管理工作過于表面化，應付檢查現象比較常見。

3.2 管理硬軟件落后

對于醫院檔案管理工作而言，硬件主要是指管理設備等，而軟件則是指管理人員的專業素質水平。這些年，我國加大了對醫療事業的重視和投資力度，尤其是對醫院硬件設備完善力度還是比較理想的，但是值得注意的是受到醫院建設前期設計規劃的影響，大部分醫院并未設置較大場所來進行檔案管理現代化建設工作，尤其是大量紙質檔案隨著時間的推移破損情況日漸嚴重，甚至部分醫院受到檔案管理空間有限因素的制約，一些檔案被丟失，上述問題的存在對醫院檔案管理現代化建設影響是不同小覷的。

3.3 檔案信息收集管理無序

檔案信息的收集是檔案管理的第一階段。而在這一階段，各醫院延續傳統的檔案收集模式，由各部門、各科室收集分管部門的檔案信息，這就造成檔案信息之間的聯系不夠緊密，要依靠繁復的檔案整合工作才能得到較為完善的檔案資料，這個過程中的很多工作都是重復的，嚴重影響了檔案管理工作的效率。

醫院檔案管理中心是一個特別的部門，服務于醫院內部，醫院對醫療部門或科室都有考核培訓，而對檔案管理中心的工作人員，雖然一些醫院有對其進行相應的培訓，但多數醫院并未設立相應的考核制度導致檔案管理工作人員在檔案管理的第一階段——收集階段——工作就不積極，導致檔案移交不及時、收集流程時間過長、部分對時效性要求高的檔案失去了價值等現象頻發，對后續流程有非常不利的影響。

3.4 管理水平不高

醫院檔案管理過程中，很多管理人員并未接受過系統的培訓，所以在檔案管理過程中對資料的收集、整理、分類、裝訂到存檔的每個環節中，都沒有科學的流程可以遵循，從而不能合理、有效地完成檔案管理工作，更有甚者缺乏責任感。對于檔案的流動管理（歸檔、調動、查詢等）方式因循守舊，經常出現的情況是檔案被調閱以后放回不到原來的位置。

3.5 管理方式不科學

醫院檔案管理工作要注重連續性、準確性及時效性，而當前許多醫院對檔案的管理工作卻忽略了這三點。關于連續性，醫院檔案管理工作在新舊管理人員的交替方面，不單涉及檔案管理部門的新舊工作人員的交替，還涉及醫院別的部門或科室的人員交替，檔案交接通常會在這一環節斷掉，這也致使檔案資料不夠完整。檔案資料的不連續也導致了檔案資料的不準確，當剛好需要調用缺失時段的檔案資料時，檔案管理者只能對缺失部分的檔案實行大概的估計，檔案管理的精準性因此大大的降低。關于時效性，醫院由于其業務特點，檔案數量龐大、增加速度也極快，每天會增加許多檔案資料，但大多數醫院對于新增加的檔案資料無法及時、科學的錄入、保存，造成檔案資料嚴重積壓，檔案資料不能依序查找，會因此出現報廢或丟失現象。

3.6 檔案管理的安全意識不足

醫院的檔案資料涵蓋的范圍很廣，數據也很多，對醫院有非常重要的意義。很多醫院雖然對檔案信息的收集、整理、錄入、查詢、利用等環節都有了重視，但還缺乏對檔案管理的安全意識。現階段醫療工作者對檔案資料的安全意識還很不足，特別是各部門或各科室獨立管理的檔案信息，沒有專人負責檔案資料的借閱及歸還的記錄工作，檔案資料借了不還或者不按原來位置擺放的情形時有發生，這樣極易形成檔案資料的遺失，給檔案資料的管理帶來困難。

4 探究醫院檔案管理現代化建設中存在問題的解決對策

在我國社會經濟高速發展背景下，一些新的情況、新的變化的出現對醫院檔案管理工作提出了新的挑戰，傳統管理工作中存在的缺陷逐漸顯現出來，而為了順應市場經濟發展趨勢，同時也是為了進一步滿足醫院現代化建設的需要，下面文章對上述醫院檔案管理中存在的問題提出針對性的解決方案。

4.1 提高對醫院檔案管理工作的重視力度

在新時期背景下，醫院檔案管理現代化工作對醫院長遠發展具有深遠的影響，鑒于此在今后的工作中，首先醫院領導層應當轉變檔案管理理念，創新檔案管理模式，切實保證及發揮檔案管理工作保證醫院經營活動順利進行的作用。同時還應當將檔案管理現代化工作納入到日常重點工作中去，提高檔案管理工作在醫院管理體系中的地位。其次，醫院檔案管理工作人員也應當提高對自身工作的認識，加強專業知識的學習，尤其是應當進行信息技術的學習力度，為醫院檔案管理現代化建設提供強有力的支持。

4.2 完善醫院檔案管理硬件軟建設

在新時期背景下，醫院檔案管理現代化建設集中了網絡化、數字化技術服務，因此相應的軟件和硬件建設是管理現代化建設得以順利完成的基本保障。首先，提高對醫院檔案管理現代化硬件建設的重視力度。對于醫院應當根據自身的實際情況以及國家相關標準制定檔案管理硬件設備等的采購方案，同時為了最大限度的發揮硬件設計等的功能，還應當設置專門的人員對相關設備進行科學化的管理和使用，這樣一方面可以有效的保障設備的利用率，另一方面對延長設備使用壽命也具有積極的影響。另外為了保障檔案管理硬件設備的功能發揮還應當結合管理工作的基本要求配置通信網絡、計算機以及服務器等；其次，完善檔案管理軟件建設。醫院檔案管理現代化工作建設中，先進的管理軟件的購買時保證現代化建設工作順利完成的基本保障。在科學技術發展帶動作用下，計算機技術在醫院檔案管理工作發揮著的作用越來越突出，以往手工操作檔案管理方面存在著效率低、準確性不高、工作量大等不足，這些與當下技術水平要求也是有一定出入的，鑒于此通過相關管理軟件的應用可以提高整個檔案管理工作的智能化，同時也為檔案管理現代化建設目標的實現創造了良好的條件。

4.3 改變檔案信息的收集方式

醫院領導層要賦予檔案管理部門相應的職權，安排專人負責檔案的收集及這方面的管理，負責檔案收集的工作人員要對醫院各部門、各科室的職責及聯系進行深入的了解，對于聯系比較緊密的部門或科室，有權要求其共同收集檔案信息并提供整合之后的檔案資料。這也是建立在完善的管理機制之上。醫院（尤其是綜合醫院）檔案種類很多，內容涉及范圍極廣，也涉及很多人員及科室，對檔案信息的收集及其他環節都要在各個流程遵循相應的制度。檔案管理人員要主動聽取各方提出的意見或者建議，工作當中多和有關人員互相交流，保證檔案信息收集等各個環節的流暢性，減少不必要的工作量，提高檔案管理的效率。

醫院檔案管理中心作為醫院的一個重要部門，雖然服務于醫院內部，但其地位并不比別的部門低，其所收存的檔案資料對于整個醫院都極具參考價值及歷史價值。醫院領導層在加強對其工作人員培訓的同時，還要參照其他醫院的經驗，對檔案管理中心的工作人員進行考核，考核不拘泥于紙面形式，亦可針對不同的工作職能及其日常工作成效進行評分，綜合評定之后的考核結果與薪酬待遇掛鉤，對考核優秀的檔案管理工作人員給予獎勵，并請其向中心同事介紹工作經驗，共同進步。

4.4 構建完善的檔案管理制度

構建完善的檔案管理制度是提高檔案管理水平的重要條件。在新的形勢背景下，新型的檔案管理制度理應構建在完善、有條理的基礎之上。各醫院領導要認識到檔案管理的重要性，提高檔案管理意識，組織檔案管理人員向其他醫院學習檔案管理的先進經驗，并提醒其工作成果對醫院管理的重要性，使其既要提高檔案管理水平，又要提高工作責任感。除此之外，還要依靠新型的計算機技術實現高效管理的目標。而在許多醫院的檔案文件的載體均是以紙張形式存在的圖形、文字資料，操作方式仍是手工運作，這也造成檔案管理需要消耗極大的存儲空間、人手和物力。上述現狀要求國家積極制定相關的軟件技術標準，做到檔案管理的每個環節的規范和高效，確保檔案信息在收集、整理、分類、錄入計算機等各個環節均條理清楚、有相關的章程可以遵守，以此提高檔案管理的水平。

4.5 采用科學的管理方式

醫院檔案管理的意義是要最大限度地發揮檔案資源的價值，提升檔案資源的應用程度。檔案管理過程中所不具備的連續性、準確性及時效性，與檔案管理方式不科學有很大的關系。要想避免諸如上述情況等問題，需要做到如下幾點。

（1）注重醫院各部門或科室人員交替時檔案資料的收集、分類及存檔，保證檔案資料的連續性。

（2）積極開展檔案管理方式研究工作，為領導層的工作提供更完善、更準確的檔案信息。

（3）利用先進的檔案錄入、檢索工具，及時錄入檔案信息，并且對檔案資料實現科學、高效的管理，保證檔案管理各個環節的時效性。

（4）通過各種渠道利用檔案資料，最大程度上發揮其在課題調查、教育培訓、同行交流、領導決策等方面的價值。

（5）錄入及調出檔案資料是檔案管理的基本工作，在此基礎上還要注意收集檔案收回時的反饋意見，呈報檔案資料對應的部門或科室，利用反饋信息對歷史醫療事件總結經驗教訓，這個過程是對檔案資料的優化利用。

（6）擴大服務對象的范圍，將檔案管理的處理對象從傳統實體向現代化信息過渡，發揮檔案管理部門的權限，應用國家的公共信息網等途徑實現與其他醫院及醫療機構的信息互通，最大程度上達成檔案資料的共享。

4.6 做好檔案資料的安全管理工作

對于獨立保管檔案資料的部門或科室，要有專人負責檔案資料的調閱、歸還、回置的記錄工作。檔案管理工作的培訓對象不僅包括檔案管理部門的工作人員，還涉及各部門或科室的檔案管理專員，培訓中既要對檔案資料的收集、整理、錄入、查詢等前期工作有系統的介紹，又要加強檔案資料安全管理的意識培養。檔案資料的安全管理工作不單涉及上述層面，還包括紙質資料的防火、防水、防潮、防蟲蛀等措施，也包括數據庫資料的防火墻技術的研發，從多方面加強檔案資料的安全管理工作，才能最大程度上保證檔案信息的完整性及可靠性。醫院領導層對檔案資料的安全管理工作也要加強重視，從加強檔案管理人員的檔案資料保護意識，到學習其他醫院的成功經驗，以及加大這方面的投入等各個方面保證檔案資料能夠完善保存，為醫院不斷發揮其價值。

5 結論

綜上所述，在現代化信息技術發展帶動作用下，如何實現檔案管理工作的現代化建設成為了醫院單位研究的主要問題，對此在今后的工作中必須給予高度的重視，充分發揮現代化科技手段在檔案管理工作中的作用，并將現代化建設理念貫穿整個檔案管理工作體系，為醫院檔案管理的現代化建設奠定扎實的基礎。

[1]陳建麗.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].經貿實踐,2016(19).

[2]苗藝文.現代化信息手段在醫院檔案管理中的應用策略探究[J].中國管理信息化,2016(04).