醫院文書檔案管理創新的有效途經研究

曹曦月

吉林省殘疾人康復中心 吉林省長春市 130000

醫院文書檔案管理創新的有效途經研究

曹曦月

吉林省殘疾人康復中心 吉林省長春市 130000

體現醫院管理水平穩健提升主要為醫院文書檔案管理，對于快速發展的醫療水平和逐步完善的醫療管理體系，對于醫院文書檔案管理至關重要。基于其文檔管理的重要性，本文就發展趨勢和管理原則入手，并結合目前醫院文書檔案管理存在的現狀進行有效分析，同時總結管理創新有效途徑。

醫院文書管理；有效途徑；創新研究

醫院以往的發展計劃、基建項目、統計數據、工作計劃、會議記錄、合同、委托書等資料均為醫院文書檔案管理范圍，為見證醫院穩健發展和證明的主要憑證。隨醫院的發展和擴大，使得文書檔案管理成為了醫院管理的重要項目組成部分，醫院必須不斷的創新文書管理模式，以使得管理更為高效化、規范化和科學化。查詢相關文獻發現對于醫院文書檔案管理的相關報道較多，但對于創新管理有效途徑較少，本文就醫院文書檔案管理的有效途徑進行詳細研究，為今后醫院管理提供有利參考和證據，現將報告闡述如下：

1 醫院文書檔案管理需遵循原則

1.1 標準化原則

醫院的文書檔案管理主要由日常協議、委托書等公文日積月累轉化而來，對于醫院檔案管理工作為醫院穩健發展的主要基礎和前提，而為了快速提升文書檔案應用的效率，需提高公文書寫質量和標準，主要改良內容如：書寫紙張應采用質量優良，尺寸符合國家標準；公文制發應符合國家審批權限，且完全履行公文協議和真實注明公文日期；對于公文草擬和繕印公文、批注應書寫清晰、字跡清有利于長時間封存；對于書寫格式應采用統一化、標準化和規范化，同時管理文書技術應采用現代化管理理念。

1.2 規范化原則

對于醫院收集和保管的文書檔案應建立一套完善、規范的管理流程。將文檔的立卷實現完整性和時效性，充分的分配工作，科學和實踐性劃分文書檔案管理時間，將各類分檔分類管理，以及將電子檔案與紙質檔案一一對比，確保準確無誤。且管理人員應采用適合自己的工作模式和工作技巧，方便自己更快的完成本職工作。

1.3 保密性原則

傳統文書檔案管理主要采用紙質方式，對于保存長久性存在一定隱患，以及隨著時代的科技化使得對于文書檔案保管更為趨于電子形式，這就涉及到文書檔案保密。第一，保證文書檔案的原始性，對于紙質檔案的形成要保證其原始性，具有一定難度，但對于電子版本均統一模式，所以對于文件檔案的電子查詢和紙質文檔的存儲較為重要；第二，對于檔案的保密性和電子檔案的加密性應有所提高，對于加密文件的鑰匙和電子密鑰應采用雙人輸入制度，確保其安全性，同時應不定期更改密鑰，同時針對于檔案室電子設備傳輸儀器和電纜應采取加密措施[1]。

2 目前醫院文書檔案管理存在的現狀

對于目前的醫院文書管理檔案主要存在以下幾點問題，如：第一，醫院發展迅速，使得文書檔案過多，在沉積依舊的文件中無法快速的找到所需的文件，使得對于文件的重要性分類不夠準確，以及相關管理標準和規定不符合衛生部和國家的標準，以及電腦錄入較少，降低了文檔尋找的效率性；第二，部分醫院對于文檔管理仍然采用手工管理，對于文件的檢索、閱覽等均采用人工翻閱，降低了工作效率，與發展中的現代化時代背道而馳，未建立廣大的信息化和網絡化的文檔服務平臺；第三，對于文檔管理歸還制度尚未完善，使得醫務人員借鑒病歷時，出現遲還資料，到時為及時還原檔案而出現檔案缺失，或由于僅采用非專業人員，使得歸還文檔未歸還遠處，導致今后使用出現查而無果的結果；第四，文檔管理人員為非專業人員，且職業素質較低，均由其他科室抽調前來暫時工作，而抽調人員對于本職工作尚未了結或了解未透徹及離開，導致對于文檔室的管理無法完善起來[2]。

3 創新醫院文書檔案管理的有效途徑

3.1 加大對于醫院文書檔案管理設施的投入

醫院管理者應從醫院的長遠發展角度出發，加大力度投入文書檔案管理的的設施和硬件的投入。第一，對于文書檔案管理建設方面應完善辦公室的基礎建設，如增添閱覽室、辦公室、庫房等辦公場所，為本科室投入加密計算機、掃描儀、打印機、復印機以及制片粉碎機等，同時在各區域內安放監控器、消防器材等，定時為文檔室進行清掃檢查線路，防止由于線路老化導致電路失火；第二，建立獨立和完善的文書檔案管理軟件，同時應定期為系統進行升級、更新和維護，防止信息和檔案丟失[3]。

3.2 增加信息化文書檔案管理手段

對于醫院信息化管理也在伴隨著醫療水平的不斷發展，呈現著進行式的變化，醫院應將其他醫院運行和試用較好的系統和管理模式進行拓取，根據本醫院的特點和不同進行適當的修改和整合，提高文書檔案管理工作的效率性[4]。第一，面對信息化多元化時代的接近我們，對于工作也可采用電子信息和計算機及時，將所有工作的資料采用提前準備的電子磨具進行套取、整合、歸檔，方便其他使用者的使用[5]；第二，對于獲取醫院資料的人群應采用授權方式進行獲取資料，提升獲取資料的難度性，同時也提升查詢資料的簡單性和高效性；第三，電子信息化應用的保密管理，醫院應設立醫院網絡維護部門，對于醫院的全部網絡線路進行定期檢測和測評，降低風險，同時針對于文件應進行異地保存，并且針對于文件重要級別進行保密分級保存[6]。

4 總結語

對于醫院的文書檔案管理為醫院發展水平的體現，同時也是醫院管理是否穩健的基礎，醫院應樹立創新理念，同時學習其他先進醫院的管理經驗。

[1]杜瑩瑩.試析精神病醫院文書檔案管理中信息化技術的創新應用[J].辦公室業務,2016(05)：33-33.

[2]余曉燕.PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的初步探索運用[J].醫學信息,2016,29(20)：13-14.

[3]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案,2016(03)：57-58.

[4]蘇麗萍.辦公室文書檔案管理工作的改革與創新——從信息社會視角下分析[J].科研,2016(11)：00266-00266.

[5]曾娜.高職院校文書檔案管理工作的現狀分析及優化方案簡論[J].教育,2016(09)：00055-00055.

[6]宓丹.淺談信息化技術在醫院文書檔案管理中的價值及創新應用作用[J].世界最新醫學信息文摘：連續型電子期刊,2014(36)：334-334.