探討新形勢下做好辦公室行政管理工作的思考

申誠芳

（云南麗江寧蒗縣委組織部）

辦公室為單位中一個重要行政機構，其為單位的行政管理中樞，其工作涉及檔案、文秘、信息、督查等諸多內容，擔負對單位的執行、領導、服務等諸多只能，主要發揮著聯系各方、承上啟下的作用。因此，加強對提高辦公室行政管理工作效率及質量的有效措施進行深入研究對企事業單位實現可持續發展具有重要意義和價值。

一、辦公室工作重要地位及主要職能

辦公室是單位的行政中樞，其在單位發展過程中占據著無可替代的地位，發揮著重要作用。在單位發展過程中，行政辦公室工作的重要地位主要體現在以下兩個方面：首先，辦公室工作具有綜合性，它是一個具有綜合性和全面性的行政機構，主要對單位的日常行政文件、接待、管理等工作進行管理。單位發展過程中的小事、大事均是行政辦公室的職責。因此，辦公室是保證單位能夠正常運轉的一個重要紐帶。其次，辦公室是單位形象展示于社會的一個窗口。辦公室工作人員的言行舉止、工作態度、處事風格等均直接影響到單位的整體社會形象。辦公室辦事效率、服務態度、管理效率等是外人對單位整體形象進行判定的主要標準。新形勢下相應做好辦公室行政管理工作，必須首先要正確認識辦公室工作在單位發展過程中的重要地位。

辦公室行政管理工作的職能主要表現在以下幾個方面：首先，執行上級任務。辦公室是上級的助手，其必須堅定不移地執行上級下達的任務，并積極組織相關人員嚴格實施相關計劃。在執行任務的過程中還需做好各部門的溝通協調工作，保證辦公室各項工作均能夠有序開展，保證上級下達的任務能夠順利完成。其次，對方案的計劃及實行進行參謀。在方案的計劃和實行過程中，辦公室均發揮其輔助作用。其輔助作用體現為直接深入工作一線，調查、了解各個部門對方案的意見和看法，對調查結果進行分析、總結，然后向上級領導匯報，進而起到參謀的作用。同時還可根據自身經歷、體會提出建設性意見，為方案的優化提高更多可靠參考依據。再次，對各部門的工作進行協調，保證各項工作均能順利開展。在辦公室行政管理工作中，需對各部門進行統一管理，積極溝通并協調各部門開展工作過程中遇到的問題，維持正常的工作秩序，保證各部門工作均能順利開展。采取有效方式，做好聯系內外、協調上下、維持全局的工作。最后，為后勤工作的有效開展提供保障。辦公室日常工作涉及面廣，內容豐富。這些工作的開展實質上就為單位后勤工作地開展提供有效保障。

二、新形勢下做好辦公室行政管理工作的具體措施

（一）加強辦公室設施建設，優化辦公室內部機構配置

辦公室行政管理具有綜合性和繁雜性，在開展管理工作過程中，每項工作均須仔細完成。在新形勢下開展辦公室行政管理工作首先需要加強辦公室建設。對辦公室內部結構進行合理配置并加強科學管理。辦公室行政管理是每個企事業單位管理工作的一個重要環節。辦公室同時具備了咨詢、服務、辦事、管理等諸多職能。在開展管理工作的過程中，內部結構配置的合理性直接關系到辦公室各項功能的發揮。有效的辦公室行政管理可將工作人員的工作職責進行明確，促進人員得到合理配置，進而使工作人員能夠各司其職，各盡其責。辦公室行政管理須高度重視并積極建立起良好的合作關系。每個工作人員在執行自身工作職責的同時需積極與其他同事相互合作，進行各項工作之間的相互協調，促進管理工作的整體工作效率和工作質量得到有效提升。此外，辦公室還需具備一套具有科學性和實效性的管理制度。通過制度來規范各項工作的運轉程序，保證各項管理工作地開展均能有章可循，有據可依，進而保證工作效率和質量。

（二）提高辦公室行政管理工作人員的個人素質和整體管理水平

通過加強學習和培訓，促進辦公室行政管理工作人員能夠不斷接受新觀念、新思想，促進其能夠及時更新思想，進而使工作人員能夠更好地適應時代發展需求，適應新形勢下工作要求。首先，組織工作人員進行政治理論學習。辦公室工作人員需具備較強的辨別是非能力、將理論聯系實際能力。因此，工作人員需熟悉并掌握國家基本法則思路、改革政策及方針，同時還需具備堅定的政治信念。其次，加強組織辦公室工作人員學習法律法規知識，提升其行政法律意識。辦公室是一個綜合性的部門，該部門工作人員不僅需要不斷提升自身的法律意識，同時還需加強對其他部門進行監督，督促其嚴格依法辦事，促進企事業單位的依法行政水平得到全部提升。再次，加強業務知識學習和培訓，促進工作人員的業務水平得到不斷提升。隨著計算機技術應用的普及，辦公室工作的開展幾乎全部需要應用到計算機及網聯網技術。因此，辦公室工作人員在提高業務水平的同時，還需具備良好的辦公自動化系統操作能力，進而使工作效率得到有效提升。最后，不斷完善知識結構。辦公室工作較為繁雜，需要應用到各種人才。因此，辦公室工作人員需掌握較為全面的知識。工作人員需掌握扎實的專業知識，還要掌握公共關系、行政管理等知識；要掌握科學文化知識，還要了解相關政策法規及政治理論；要了解我國基本國情，又要了解世界格局和國際問題。辦公室行政管理工作需要的是復合型人才。辦公室還是一個團體，各工作人員需相互團結，相互合作，注重團結協作，形成管理“團隊”。只有這樣才能才能促進整個團隊的作用得到充分發揮，進而提高工作效率。

（三）提高服務意識，加強勤政廉政建設

辦公室的作用主要體現為貫徹執行領導的相關決策，及時反饋群眾意見、科學協調內外關系。因此，在工作過程中，工作人員需具有較高的服務意識，同時需具備良好的工作心態。處理事情需耐心仔細，且全面考慮相關因素。辦公室工作涉及面較廣，工作內容較為繁雜。因此，工作人員需將工作程序進行梳理，保證工作質量。此外，工作人員還需提高自身的創新意識，與時俱進，在開展工作的過程中積極應用創新意識，適應新形勢發展需求。辦公室作為一個重要的行政部門，是企事業單位的“門面”，辦公室工作人員的工作態度、個人形象、個人作風等均直接對企事業單位的整體形象產生影響。因此需不斷加強勤政廉政建設，保證辦公室工作人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，保證其在工作過程中能夠忠于職守、廉潔自律，樹立良好的個人形象。

三、結束語

在新形勢下，辦公室行政管理工作面臨新的挑戰，辦公室是單位開展行政工作的中樞部門，其擔負著重大的責任，工作任務較為艱巨。因此，必須要正確認識辦公室行政管理工作的重要意義和主要職能，積極、主動地去應對形式的變化。采取有效措施，促進辦公室行政管理工作的效率和質量得到不斷提升，促進辦公室職能和作用得到充分發揮。