國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)字化初探

張魏+陳嘉芬

國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡稱項(xiàng)目）是指由國防科技工業(yè)局負(fù)責(zé)審批或?qū)彶楹髨髧鴦?wù)院審批，全部或部分使用中央財(cái)政資金建設(shè)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目。項(xiàng)目檔案是國家投入巨資產(chǎn)生的知識成果和無形資產(chǎn)，也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)資源。

一、國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)字的必要性

項(xiàng)目檔案的積累、管理以及后期的利用是非常重要的項(xiàng)目管理內(nèi)容，項(xiàng)目檔案的數(shù)字化工作也就順理成章地成為保護(hù)檔案本身、保障項(xiàng)目檔案提供利用、提高項(xiàng)目檔案利用效率和提升項(xiàng)目檔案信息化水平不可或缺的一項(xiàng)工作。

二、國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)字化存在問題分析

（一）項(xiàng)目檔案數(shù)字化缺乏明確的管理要求

近年來，國家對國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的要求日益規(guī)范，出臺了眾多管理制度，文件中在項(xiàng)目管理過程和驗(yàn)收環(huán)節(jié)對項(xiàng)目檔案管理提出了一些宏觀的要求，但在項(xiàng)目檔案數(shù)字化方面卻沒有提出明確的管理要求。

2015年12月，國防科工局和國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（科工辦[2015]931號），原科工辦[2007]744號文作廢。其中第十七條要求建設(shè)単位應(yīng)接照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范對項(xiàng)目紙質(zhì)文件材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,范圍包括但不限于以下內(nèi)容:項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、地質(zhì)勘測文件、質(zhì)量評定（驗(yàn)收）文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖等。但相對要求比較寬泛，只列了大類，沒有明確數(shù)字化的范圍，對項(xiàng)目文件數(shù)字化的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數(shù)也未進(jìn)行詳細(xì)要求。

（二）項(xiàng)目檔案涉及單位及形式多樣，格式不統(tǒng)一

國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目一般會涉及到一個或多個建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、生產(chǎn)廠商、監(jiān)理單位等不同的單位，而建設(shè)單位內(nèi)部會涉及各部門檔案的形式有文件、圖樣、照片、錄像片、光盤等各種形式，檔案存在形成單位多，形式多樣且格式均未統(tǒng)一。導(dǎo)致項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理的難度較大。

（三）項(xiàng)目檔案數(shù)字化的制約手段缺失

在項(xiàng)目檔案形成、管理和歸檔過程中，建設(shè)單位一般采用簽訂合同時要求各參建單位提供紙質(zhì)文件，但對紙質(zhì)文件的數(shù)字化、電子化的要求卻提的不多，不全。比如土建工程參加單位鮮有電子文件光盤移交給建設(shè)單位歸檔，設(shè)備儀器供應(yīng)商或非標(biāo)設(shè)備研制單位對于設(shè)備的使用說明、研制總結(jié)、驗(yàn)收大綱、培訓(xùn)教材、測試記錄、源代碼等內(nèi)容電子版文件提供的不全，這說明建設(shè)單位缺乏對參建單位提供資料的相應(yīng)的管理制度或合同制約措施，沒有相應(yīng)的管理要求。

三、推進(jìn)國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)字化的思考

（一）制度要求明確，職責(zé)落實(shí)到位

首先，從國家層面，制定國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)字化相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章和技術(shù)規(guī)范，明確要求項(xiàng)目檔案數(shù)字化范圍，應(yīng)當(dāng)歸檔其數(shù)字化版本，并對各類數(shù)字化檔案的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)明確。其次，從建設(shè)單位層面，應(yīng)當(dāng)把對項(xiàng)目檔案的要求、措施納入到相應(yīng)的管理辦法，針對項(xiàng)目制定項(xiàng)目檔案工作方案，明確項(xiàng)目檔案數(shù)字化的具體要求。

（二）經(jīng)費(fèi)預(yù)算與合同制約相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化統(tǒng)籌管理

對于本單位自身形成的文件，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本項(xiàng)目檔案工作方案，開展檔案數(shù)字化工作并歸檔。對于其他單位形成的文件，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在前期的項(xiàng)目建議書、可行性研究報告和初步設(shè)計(jì)各階段明確相應(yīng)的預(yù)算需求，并在與勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及設(shè)備供應(yīng)商及非標(biāo)設(shè)備研制單位的合同中明確在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項(xiàng)目文件材料數(shù)字化情況以及電子文件光盤移交情況，是否按合同（協(xié)議）條款履行職責(zé)，對未按合同（協(xié)議）要求的建設(shè)單位可暫停或不予支付合同款。

（三）根據(jù)利用原則，明確項(xiàng)目檔案數(shù)字化范圍

筆者認(rèn)為項(xiàng)目檔案文件的數(shù)字化工作應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，制定項(xiàng)目竣工文件數(shù)字化的篩選原則和范圍，數(shù)字化成果的接收標(biāo)準(zhǔn)和方法，各參建單位根據(jù)合同的明確要求，各司其職，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，完成規(guī)定范圍內(nèi)的項(xiàng)目文件的數(shù)字化工作。

在目前國家、上級沒有明確的管理要求的情況下，筆者認(rèn)為要進(jìn)行項(xiàng)目檔案數(shù)字化處理前的鑒定工作，明確項(xiàng)目檔案數(shù)字化的范圍，此工作要遵循以需求導(dǎo)向，以便于利用查考為目的。

根據(jù)項(xiàng)目檔案形成的不同階段和內(nèi)容，對于由建設(shè)單位收集、歸檔的各階段文件，如項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)，各類合同，項(xiàng)目“三同時”文件，審計(jì)、檔案、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件在整個項(xiàng)目建設(shè)過程中直至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時經(jīng)常會使用到這些文件，這些文件可由建設(shè)單位自行數(shù)字化或由專業(yè)檔案數(shù)字化公司按合同要求完成數(shù)字化工作。

基建文件中應(yīng)該明確竣工圖必須進(jìn)行數(shù)字化。竣工圖數(shù)字化是檔案利用、管理工作的實(shí)際需要。所以對竣工圖開展數(shù)字化，一方面能更有效的保護(hù)檔案，另一方面也能更好的提供利用服務(wù)。

非標(biāo)設(shè)備的電子文件形成于非標(biāo)設(shè)備研制的全過程，是最直接、最原始的記錄。為保證及時提供設(shè)備安裝、調(diào)試及生產(chǎn)過程中的維修利用，明確設(shè)備儀器，尤其是非標(biāo)設(shè)備的各類文檔及設(shè)備圖紙的電子版文件要嚴(yán)格按照電子文件歸檔管理要求與紙質(zhì)文件同時移交。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來給國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的數(shù)字化工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。項(xiàng)目檔案的數(shù)字化工作是為了更好的開展檔案提供利用，在項(xiàng)目投入使用后的維修、維護(hù)，也能更完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)國家的科技和軍事各方面的能力和水平。因此，項(xiàng)目檔案的數(shù)字化工作還需不斷探索、完善，使項(xiàng)目檔案能更好的服務(wù)于企業(yè)和社會。

（作者單位：[1]張魏，上海航天技術(shù)基礎(chǔ)研究所；[2]陳嘉芬，上海空間推進(jìn)研究所。）