科研物資采購的信息化平臺與電子支付的應用

軍事醫學科學院(以下簡稱我院)是我國最高的軍事醫學研究機構。隨著國家對各類科研項目投入力度的不斷加大,研究所科研經費來源渠道呈現多元化，科研經費總量急劇增加，如何有效利用信息化手段加強科研經費管理是科研工作者面臨的新課題[1-2]。

2015年，我院建立了科研物資采購平臺，實現了科研物資采購的科學化、規范化、專業化、信息化和過程透明化，對科研人員在物資采購中正確決策、節約開支、降低采購成本起到了明顯的作用[3]。我院的科研物資采購，尤其是消耗性科研物資采購具有采購零散、采購品種多、數量大、專業性強、結算不便捷、過程不易追溯、監管困難等特點。針對以上問題，結合科研單位自身實際，開發建設信息化采購平臺逐漸成為各科研單位解決消耗性科研物資采購管理的趨勢[2-4]。信息化采購管理平臺的科研經費管理體系與電子支付結合，可實現對科研項目預算管理、采購執行、賬務結算及過程監督的管理，優化業務流程，提升科研經費管理工作的效率和水平。科研經費的信息化管理對充分提高科研經費的使用效益、促進科研工作健康有序發展都至關重要[5]。

1 科研物資采購結算存在的問題

1.1 報賬慢，效率低

傳統報賬過程中，財務審核人員需對原始票據及明細進行審核，審核通過后方可走報賬流程領取支票。由于都是人工核對票據，所需時間較長，勞心勞力。

1.2 監管難，可追溯性差

財務審核人員工作量較大，應對的瑣碎環節非常多，難免會有疏漏，而審計過程中又較難核對以前的經費支出，造成科研管理難。

2 科研物資采購信息化平臺的優勢

面對上述科研經費使用和管理中存在的程序復雜問題，我們建立了科研物資信息化采購平臺，為科研經費的有效管理、經費的最大效益發揮提供了基礎。該平臺具有如下優點。

2.1 提升采購效率

該平臺能實時發布本單位物資采購的政策信息，一站式完成需求查詢、平臺訂貨、供應商實時收單、合同簽訂、資金結算等日常業務；用戶能實時共享和交換數據信息，確保采購活動集約高效、快捷透明；對用戶需求做出實時響應，全過程“陽光采購”。對低值設備、試劑耗材、辦公文具等消耗性科研物資的小額零星采購需求，則通過招標、談判等方式，確定協議供應商及產品，并在平臺公布信息，使用戶能夠隨時查詢、自主擇優選購或者網上競價采購。

2.2 方便監管審計

平臺的供應商選取、供貨記錄、結算審核采購過程等環節均有記錄，信息全程透明、可控可溯，方便審計等部門對采購活動的業務監督、過程監督、財務監督和審計監督，實現對需求審核、預算審核、采購監管、合同簽訂、到貨驗收、經費結算等全過程的監督檢查，實現對消耗性物資采購的事前、事中和事后監督。

2.3 優化支付手段

改進支付手段，平臺可使用網上銀行支付、手機銀行支付、ATM 柜員機轉賬支付、單位POS卡支付、公務卡支付、支付寶支付、微信支付等[6]。

采用電子支付可以統一結算規則、優化結算流程、降低結算成本、提升結算效率、規范收費管理、有效防范經費濫用。此外，電子支付使資金進出需通過銀行的監管平臺，流向明確，有利于事后審計的追蹤查證[7-8]。

3 科研物資采購信息化平臺結算流程

利用信息化平臺進行電子結算，大大節省了時間和人力資源成本，方便了科研人員，提高了科研經費使用效率。結算流程設計如圖1。

具體流程為：供應商利用信息化平臺打印帶有可識別的二維碼送貨單，連同貨物一起送到實驗室，實驗室確認無誤后簽字簽收，實驗室負責人在平臺點擊確認收貨，產生到貨記錄。到貨記錄產生后，系統自動產生應付賬款及截止日期。如對采購物品和應付賬款無疑義，可直接同意支付，通過課題信用卡卡號直接內部電子支付；如有疑義可通過平臺反饋給管理部門，由管理部門與供應商進行溝通解決。固定時間段(比如整月內)供應商將整理后的送貨簽收單、結算申請及平臺打印的明細單交到采購管理部門，采購管理部門工作人員通過掃描二維碼核對平臺數據與簽收單無誤后，由平臺發送至實驗室核對相應的采購記錄，確認后通知供應商開發票，與平臺出具的訂貨合同一起交付采購管理部門。由采購管理部門在平臺發起結算，并將數據推送給財務部門，由財務部門給供應商辦理電子支付。

圖1 信息化平臺結算流程設計

4 科研物資采購信息化平臺與電子支付應用效果

4.1 加速了財務信息化建設進程

科研物資采購信息化平臺的電子支付也是一種管理手段，平臺可以設置每個審核人員的工作量，也可以設置財務部門的付款時間，工作人員按照約定的付款時間支付，內部管理得到有效控制，財務管理手段得到提升[9]。電子支付信息則通過信息化平臺，直接導入財務系統，快速準確。

4.2 提高了工作效率與服務質量

采用電子支付手段，大大降低了結算時單據審核和支票領取的等待時間，簡捷、高效[10]，解放了工作人員；同時，使科研人員在物資采購中便捷支付，節省了時間，提高了科研工作效率。

4.3 方便了監督與管理

利用信息化采購平臺和電子支付手段，從查詢、采購、成交、支付全程公開透明，從根本上防止了腐敗現象的產生，提高了科研經費的使用效益。

5 結語

科研物資信息化管理平臺的建立及相應管理制度的完善，對加強科研物資及試劑耗材管理的信息化、規范化，提高科研效率和科研經費的使用效率起到了積極的促進作用。

信息化管理是科研經費管理的發展方向，已經成為推動科研經費管理、提高科研經費使用效益的重要手段，為科研管理部門和項目主持人提供及時、完整和準確的財務信息發揮了重要作用，使項目進度管理與經費預算管理能夠協調一致[11]。未來我們還將嘗試建立財務與科研、科研管理、審計等各部門之間順暢的協調聯動機制，實行一體的科研項目經費管理的實時化、網絡化。