大數據時代背景下高校檔案工作的轉變

段瑤

一、大數據的概念與特點

1.大數據的概念

目前人們對大數據的研究較為廣泛，但是并沒有形成一個明確的概念。綜合人們研究成果，文章認為大數據是通過對龐大數量、眾多類型的數據進行信息分析、整合、交換等，形成的新知識，它創造了新價值。

2.大數據的特點

大數據主要包括四個基本特點：數據信息量巨大、數據類型豐富、價值遴選難度大、信息數據處理速度快。數據信息量巨大是大數據的顯著特點，信息數據實現了三級提升：TB→PB→ZB。信息數據還在以快速增長的態勢增加， 信息數據類型也得到極大的豐富，從傳統的數字文檔、圖片等，擴大到音視頻、網頁、E-mail、定位信息、運動信息、健康信息等多種類型。信息數量的巨幅提升與類型的豐富，提升了信息遴選的難度，但是通過遴選獲得的數據信息價值得到有效提升，信息數據處理速度快速，已經達到秒級定律的高度。

二、大數據時代背景下高校檔案工作特點

1.檔案信息數量劇增

隨著高校管理現代化水平不斷提升，高校檔案信息數量劇增，不僅檔案信息數量日益膨脹，而且檔案信息的類型也不斷豐富，形成了涵蓋文檔、圖文、音視頻等在內的各種檔案信息數據，而且隨著高校信息化管理的不斷提升與辦學規模的不斷擴大，檔案信息數量還在不斷增加。

2.檔案信息需求擴大

大數據時代背景下，高校多個領域也實現了數字化辦公，學生學籍管理電子化、提供電子化成績單等。這無形中加大了高校檔案信息需求，迫切需要高校檔案工作作出相應的調整，提升信息資源服務能力，以滿足社會、全校師生等不斷增長的檔案信息需求。

3.信息價值不斷提升

大數據真正的價值不在于信息的數量，而是信息價值含量。高校檔案信息數據不同于其他信息資源，具有相對的領域屬性，它是對高校教育教學工作、教科研工作、教育管理工作、人事管理工作等的有效記載，具有真實性、權威性。因此，高校檔案信息資源價值更大，具有其他信息資源所不具備的資源價值優勢，其資源價值密度高。

4.信息安全面臨挑戰

大數據時代背景下，高校檔案數字化發展程度越來越高，開放度也越來越突出。這就使得高校檔案資源面臨著新的挑戰，信息安全問題突出。大數據時代背景下，檔案資源的共享也是一個大趨勢，鑒于數據信息的立法滯后與法律的不完善，各個高校檔案資源建設缺乏統一的標準，這也在一定程度上造成了信息安全隱患，需要高校基于大數據建立信息安全體系。

三、大數據時代背景下高校檔案工作轉變

1.轉變思維方式

（1）解放思想，提升轉變主動性。高校檔案工作要進一步解放思想，做到與時俱進，提升檔案工作轉變的主動性，從消極應對變為主動轉變，基于大數據優勢，樹立大數據戰略思想，深入挖掘大數據時代高校檔案資源價值，提升檔案信息資源收集、整合、建設能力，發揮檔案資源的最大價值。

（2）解放思維，促進思維活性。大數據時代背景下，高校檔案工作要進一步從傳統思維中解放出來，擺脫傳統檔案工作思維的束縛，促進檔案工作思維活性，從傳統思維中轉變出來，形成“數據收集→分析量化→剖析關系→提出方案→優化方案”的新思維模式，基于大數據時代背景，轉變思維角度，從檔案資源服務對象的視角進行思考，充分考慮服務對象的信息數據資源需求、價值追求等，挖掘檔案資源的知識價值、資源價值等，真正發揮高校檔案資源的價值。

2.轉變管理方式

（1）自動化收集。大數據時代背景下，高校檔案信息資源數量巨大，信息資源種類豐富，不再是簡單的文檔與圖片等，高校檔案收集將借助云平臺，實現檔案自動化收集，這種收集方式的轉變不僅效率高，還能夠實現即時自動化信息資源收集。

（2）智能化管理。大數據時代背景下，高校檔案管理將云平臺強大的信息處理與運算能力，實現對檔案信息資源的存儲、計算、分類等，大大提升了檔案資源管理效率，也提升了檔案管理工作的現代化水平。

（3）最優化使用。高校檔案價值主要體現在檔案資源的使用上，傳統檔案資源使用方式簡單，主要為用戶提供憑證或參考決策等簡單的服務。大數據時代背景下，檔案信息由于借助云平臺，不僅能夠對檔案資源進行有效分析，并且能夠對檔案信息的發展趨勢進行有效預測，檔案資源價值更高、密度更大，檔案資源潛在價值更高、實現了檔案資源最優化使用。

3.轉變服務方式

（1）增強服務意識。 大數據時代背景下，高校檔案工作要進一步強化定位意識，根據新時期檔案工作服務需求與高校發展需要，擴大檔案工作定位，從被動、狹隘的檔案工作理念中轉變出來，樹立檔案服務意識。

首先，高校檔案工作要進一步強化歸檔意識。高校檔案服務能力取決于檔案資源的資源效應。高校必須對所有的檔案資源進行全歸檔，擴大高校檔案資源的歸檔面，力求涵蓋高校各個領域；其次，加強檔案資源的整合與共享。高校檔案工作要進一步解放思想，加強與社會檔案部門、其他高校檔案部門的資源互動與共享，提升高校檔案資源的資源效應；最后，提升檔案服務的主動性。高校要從被動應對的服務狀態中轉變出來，向全校師生、社會等主動提供檔案服務，同時強化檔案信息服務安全意識，為用戶提供優質、安全的檔案資源服務。

（2）打造個性化服務。大數據時代背景下，高校檔案工作出現同質化發展趨向，這就需要高校檔案工作打造個性化服務。

首先，高校檔案要強化用戶群預設。高校檔案工作要根據自身檔案資源定位于服務特色，細化檔案服務群定位，為用戶量身定做，提供個性化檔案服務，優化檔案分類；其次，強化檔案信息資源推送服務。大數據時代背景下，高校檔案工作要著眼于個性化服務，探索檔案資源推送服務，使用戶及時地獲得檔案資源信息；最后，加強品牌服務意識。高校在檔案建設過程中，往往形成了具有自身特色的檔案服務，高校檔案工作要進一步強化檔案服務品牌意識，凸顯高校檔案服務個性與特色。

四、結論

總之，大數據時代為高校檔案工作帶來極大的發展機遇，同時也帶來巨大挑戰。高校檔案工作要基于大數據時代背景，進一步提升發展意識，解放工作思想與理念，抓住大數據時代機遇，實現高校檔案工作的新轉變，以更好地彰顯高校檔案工作的時代價值，為社會發展與高校轉型提供更優質服務。

參考文獻：

[1]王 玲，張妍妍.大數據時代檔案工作面臨的大機遇與大挑戰[J].蘭臺世界，2014（17）：15-16.

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