高校行政公文信息化管理思路探索

熊良平

[摘 要]隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術的廣泛應用，高校行政公文迫切需要進一步實現(xiàn)和應用信息化管理，以適應高校全局的發(fā)展需求，同時這也是推動高校行政部門自身發(fā)展的必由之路。對此，本文以介紹高校行政公文信息化管理的主要內(nèi)容為切入點，提出了幾點改善高校行政公文信息化管理的建議，以期為高校行政公文管理工作的有序開展提供有益參考。

[關鍵詞]高校；行政公文；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.160

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

1 高校行政公文信息化管理工作的主要內(nèi)容

據(jù)實踐分析，現(xiàn)將高校行政公文信息化管理工作的主要內(nèi)容總結(jié)為以下內(nèi)容。

第一，開展數(shù)據(jù)資源整合工作。即通過數(shù)據(jù)復制、聚集與數(shù)據(jù)接口之類的技術化方式，使物理位置相分離的數(shù)據(jù)實現(xiàn)整合，并使異構數(shù)據(jù)實現(xiàn)整合。通過在高校各部門之間建立統(tǒng)一的兼容性數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)集成框架與信息管理中心，使各部門實現(xiàn)公文信息資源共享。

第二，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)。受制于技術手段及管理理念，現(xiàn)實中部分高校行政管理系統(tǒng)仍以各部門自建為主，部門之間“各自為政”，未能形成系統(tǒng)化的統(tǒng)一行政服務平臺，致使公文數(shù)據(jù)重復建設、不一致等現(xiàn)象時有發(fā)生。高校行政管理部門在工作過程中要促成各部門形成合力，建立統(tǒng)一的檔案資源管理平臺，完善行政信息資源整合路徑，健全公文信息共享基礎。同時，深化行政管理服務，包括完善公文訪問界面與服務應用，推動信息服務向知識服務轉(zhuǎn)變，進而提升公文服務的主動性。

以一言蔽之，信息化環(huán)境下，高校行政公文信息化管理需依托互聯(lián)網(wǎng)，以信息化手段實現(xiàn)對各類行政公文的整合，打破部門間的信息“壁壘”，建立統(tǒng)一、網(wǎng)絡化的公文信息資源共享平臺，以滿足用戶實時調(diào)閱的需求，提高高校行政服務質(zhì)量。

2 提升高校行政公文信息化管理效能的工作路徑

教育部科技司主辦的《2016高等學校教育信息化專題研討班》，從知識管理模式、教學模式、教育制度方面分析、概述了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校教育信息化發(fā)展的主流趨勢和方向，強調(diào)了信息化對教育發(fā)展產(chǎn)生革命性影響的趨勢及對高校整體管理的影響。因此，全面推進高校行政公文信息化管理是響應國家政府號召、履行教育職能和提高高校行政管理效能的重要舉措。對此，筆者結(jié)合工作經(jīng)驗，分析了提升高校行政公文信息化管理效能的工作思路，具體如下。

2.1 全面實行公文管理責任制，保障公文信息化管理的安全

首先，要制定明確清晰、嚴謹、嚴格的公文管理制度，細化責任承擔規(guī)定。比如，但凡需要進行公文收取、登記、傳閱等各項工作的部門，一律應當配備專門的公文處理人員，并對其職責、工作范圍進行明確，列明追責細項。其次，要強調(diào)并督促公文處理人員嚴格按照密級文件的流轉(zhuǎn)程序進行高校文件處理，比如，采取身份驗證、傳輸加密、防寫防打印、數(shù)字簽名、手寫簽字等安全輔助技術，最大程度防范、避免行政公文信息在流轉(zhuǎn)中遭到非法訪問或肆意刪改。此外，還要對涉密計算機設備采取物理隔離，并對接收涉密公文的部門是否遵照保密規(guī)定進行抽查監(jiān)督。

2.2 健全公文管理的相關制度，實現(xiàn)高校公文規(guī)范化管理

高校行政部門要以公文信息化建設為著力點，堅持以規(guī)范化制度建設為保障，使高校行政管理各項工作有章可循。具體地說，首先要加強對本校及國家行政公文制度的學習，熟悉并掌握秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成；同時明確各學院、各行政部門向?qū)W校請示、報告工作書面材料的呈報路徑，確保“請示”一文一事，如需同時送予其他機關，則應用抄送形式，不得同時抄送下級部門。其次，結(jié)合實際制定公文流轉(zhuǎn)、審批規(guī)則，在此基礎上調(diào)整并設定辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，OA），從而保障行政公文流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實現(xiàn)共享，規(guī)范行政公文管理人員行為，提高行政辦公效率，促進學校各部門、各科室的合作與聯(lián)系，加速行政公文管理信息化進程。

2.3 對接管理人員移動終端，提高高校行政辦公效率

信息時代“移動”終端的廣泛應用，極大程度提高了事務處理的效率，高校行政公文管理同樣如此。簡單地說，就是通過智能手機、PAD等移動終端，在網(wǎng)絡條件具備的情況下登錄校內(nèi)辦公系統(tǒng)，以打破空間和時間對辦公環(huán)境的限制，實現(xiàn)遠程、異地公文處理，從而有效解決高校領導和行政管理人員在沒有計算機設備時可能出現(xiàn)的行政事務延誤等難題，方便在外高校行政人員的公務履行。因此，在行政公文信息化管理過程中，應積極開發(fā)、靈活運用以智能手機、PAD等移動終端為載體的辦公平臺（前文提及的“OA”系統(tǒng)同樣具備這一功能），建立一套可移動化應用的辦公信息系統(tǒng)，使移動應用終端與公文服務系統(tǒng)緊密對接，切實提高高校行政辦公效率，如此將大大提高高校行政公文管理的時效性和準確性。

3 結(jié) 語

行政公文管理是高校依法治校、有序開展公務活動的重要環(huán)節(jié)，也是高校辦公室的重要職能之一，實現(xiàn)科學、規(guī)范、安全、高效的公文運轉(zhuǎn)，是衡量高校行政管理績效的重要指標。信息化環(huán)境下，充分利用先進的信息技術，對高校數(shù)據(jù)資源、管理服務、技術運用等推行全覆蓋信息化管理和有效整合，創(chuàng)建基于互聯(lián)網(wǎng)的公文管理服務平臺，對提高高校行政公文管理專業(yè)化服務效率的助益良多。

主要參考文獻

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[2]肖亮.高校內(nèi)部公文傳輸系統(tǒng)的創(chuàng)新性和實用性研究[J].電子技術與軟件工程，2015（16）.