高校檔案的共享化研究

霍金明++王媛++王艷玲++初曉++楊石

[摘 要]高校承載著人才培養、科技創新等責任，其對社會文化的發展與傳承有著巨大的推動作用，高校檔案是高校歷史、教科研活動的真實記錄。本文從如何高效利用高校檔案信息、高校檔案信息如何從校內走出去，從而共享到社會大眾并更好地進行文化傳承作了深入的探討與研究。

[關鍵詞]高校檔案；信息；共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.110

[中圖分類號]G273 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

現如今，在國外，高校檔案館提供信息資源共享服務，并已被社會認知。國外的高校檔案館不僅僅承擔著知識普及和傳播的作用，也擔負著科技創新與攻關、社會科學文化傳播與傳承的作用。

在國內，據中華人民共和國教育部統計，截至2015年5月，我國有2 845所高等學校。這么多的高校對社會的創新、建設、發展、知識傳播起著舉足輕重的作用，然而作為高校文化的主要信息庫，高校檔案的信息資源卻不是共享而是獨享。拿110所“211院校”來說，僅有83所具有檔案門戶網站，其中能夠打開并定期更新的僅有15所。此外，門戶網站結構簡單、內容單一，一般均為檔案的管理制度，檔案館情介紹。雖然我國擁有眾多的高校，但其檔案信息不能為大眾所用，浪費了大量的資源，難以與國際接軌。

因此，高校檔案館如何實現信息資源共享，最大發揮其在社會、科學、文化交流與發展傳承的作用，已成高校檔案管理部門迫在眉睫的重要任務。

1 高校檔案信息資源共享化實現的方法

高校檔案不僅記錄著高校的成長和歷史，還是高校教科研的信息載體，高校的教學與科研信息是社會科學文化的主要傳承、傳播內容，但目前全國高校有關于教學、科研信息的共享程度非常低，教科研信息往往要通過教師自行公開或者通過知網等公開網站的查詢獲得，對于社會及企業來說，很難找到適合本行業或相對應項目的專家，對相關培訓機構來說也很難得到高校的幫助，找不到對口的教師，造成師資力量的極大浪費，好多具有良好技能的教師或者擅長某一專業的教師很難與企業和需求對接。因此需要高校將獨享的教科研信息共享到社會中，其可以從以下幾方面入手。

首先是傳統檔案的改革，現如今，全國高校檔案的電子化、網絡化程度不高，大部分高校檔案還是紙質版。想要共享高校檔案的信息資源，必須要將檔案進行現代化管理，即從傳統紙質到電子存儲，這不僅是檔案記錄媒介的改變，更是從思想上進行改革。要改革傳統檔案觀，即高校檔案已經不僅僅是高校本身活動等內容的記錄，更是社會文化傳承與傳播的有效載體。因此，要將檔案信息共享出來，為社會所用。《高等學校檔案管理辦法》中規定了11類歸檔內容，除了這些歸檔內容要部分或全部共享到社會中外，還要擴大共享的范圍，特別是教師的教學、科研、教研等信息更要公開，不僅需要公開這些資源，還要進行大力宣傳，進而擴大影響力。高校檔案的共享，是社會文化向科研、向進步發展的一大有力推動“工具”，通過共享的大力宣傳與影響力的擴大，能夠使科研工作者，教學工作者有機會奪得新聞頭條，并引導社會的正向發展。為做到這些，現高校需大力建立高校檔案門戶網站，門戶網站能直接反映高校檔案的信息化建設水平。除此之外，還要改革傳統的檔案借、調手續，檔案的查閱既安全又便捷。傳統檔案查閱一般需要一定的借閱手續才能準予復印和查閱，顯然這種方法阻礙了檔案共享的進程，為了快速方便地共享檔案信息，還需簡化手續。

其次，要解決檔案信息化管理的資金問題。高校檔案的電子化、網絡化管理無疑會增加管理成本，若高校檔案館的運營資金全部由高校全額撥款，顯然也是一筆不小的開銷。然而我國高校眾多，檔案信息資源豐富，涉及面也非常廣泛，若由某一網站統一管理并運營，如查詢學籍信息的學籍網站一樣，高校只提供檔案內容，想必也能收取一定的經濟效益。要統一管理高校檔案，高校檔案館的域名要獨立，命名要統一，此外還要豐富資源，整合信息，如在國際上，哈佛投資了5 000萬美元，為大學教授錄制了影音資料并放到專門的網站進行管理，不僅提高了名校的知名度，還擴大了社會影響力，相比之下，投入產出比也相當可觀。當然促使高校檔案數字化、網絡化共享的資金缺口還在繼續探討之中，但第一步的邁出也非常關鍵，現如今，國內許多高校的檔案建設也非常積極投入，檔案的共享并不能在短期內獲得豐厚的回報，還需要各級政府的大力支持與推廣。

再次，信息資源的共享，勢必會涉及個人隱私及版權等相關問題。科研工作者用心血與汗水凝聚出的科研成果，不能為不法分子所盜取，因此，要建立完善的知識產權、信息安全制度，確保教師、學校的利益。當然信息的共享，如某位作者發明了某些專利、發表了某些論文等相關內容很容易在相關網站上獲得原材料，沒必要在網站上冒險附以原文，但需指明標題和鏈接。其他敏感的個人隱私等問題可以取得教師的信任，并設立公開郵箱等辦法解決。

2 解決高校檔案信息資源共享化的關鍵問題

高校檔案館的門戶網站勢必會成為高校檔案信息資源共享的關鍵問題，只有建立了門戶網站，才能談怎樣共享檔案信息，因此，高校檔案信息資源共享的關鍵問題就成為了如何建立檔案門戶網站的問題，若要建立好門戶網站，需從以下幾個方面入手。

目前，全國高校僅有很少一部分具有檔案信息公開的門戶網站，即使這少部分的門戶網站，也普遍具有一些問題，如網站制作非常粗超，除缺乏美感外，甚至連字號都不統一，充分顯示了學校領導沒有認識到檔案信息公開的重要性，還沉溺于傳統的檔案觀之中。如信息資源匱乏，網站中可用的信息非常少且異常單一；如宣傳不到位，各項功能尚需進一步完善；如維護更新緩慢，甚至有一些是錯誤的鏈接。有鑒于此，要想共享高校檔案信息，光有門戶網站是遠遠不夠的，還要研究高校檔案的網站設計，完備網站功能、模式及管理，并建立高校檔案信息網站的評估指標體系。如三層高校檔案館網站評估模型，其涵蓋了信息資源的質量、信息服務的質量、易用性、自檢與檢索、個性化服務和互動與安全等。

高校檔案館網站評估指標的建立是高校網站建立規范化的一塊基石，指標的建立原則一般為全面性原則，即構建高校檔案網站的評估體系不能單獨考慮某一方面，要全面考慮。資源的全面建設是基礎，而網站的價值要通過功能服務體現，瀏覽者的第一印象是網站設計，因此，三方面要整體考慮，缺一不可。評價指標還要保證邊界清晰，即各個指標間相互獨立，即有橫向又有縱向，形成一個整體。評價指標要做到定量而非性分析，擺脫評價人的主觀臆斷，給出客觀真實的評價。

高校檔案館的網站建設要注重學術，突出學術信息是高校檔案館最主要的特征之一。雖然高校檔案信息應包含教學、科研、學術資料，但高校檔案學術性信息的收集與整理才是重中之重。

高校檔案館的網站建設要根據各自特點有不同的內容。國內高校層次不同，有“985”院校、“211”院校、公辦院校、民辦院校和成人教育院校等，建立高校檔案的門戶網站不能千篇一律，要根據本校的特色建立自己的門戶網站。

國外高校檔案網站的對比分析與研究。對國外高校檔案信息網站的研究、分析與借鑒是快速促成我國高校檔案信息共享化的一條有效捷徑。為了避免彎路，有必要向國外成熟案例學習。如哈佛大學檔案信息網站，其設計科學合理、資源內容豐富健全，功能齊備、以用戶為中心，檔案信息內容富有人文特色。鑒于此，在借鑒國外門戶網站的基礎上，總結差距，建立符合我國、符合本校的檔案信息門戶網站。

3 高校檔案信息資源共享的實施方案

首先要加強檔案開放的思想意識，服務大局。檔案信息的開放與共享是服務于民、服務于社會，要加強檔案管理者服務第一的服務理念。

其次是建立健全高校檔案信息共享制度。《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校信息公開辦法》是檔案信息資源共享制度的準繩。根據法律法規，規范和健全高校檔案信息資源的共享制度。

再次是注重版權及信息安全，做到該共享的毫不猶豫共享，該保密的做到嚴格保密，共享資源的同時，要與相關人員簽訂共享與保密協議。

最后要建立檔案信息資源的共享目錄及鏈接全文，對共享的檔案信息進行目錄化管理。

4 結 語

加強高校檔案信息資源的共享，不僅是高校服務社會，也是高校自身發展的需要，高校要想走出去，被大眾所認可，必須要公開和共享其檔案信息。在有規定、有制度的共享后，迎來高校與社會的雙贏。

主要參考文獻

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[2]茆文彥.高校檔案館服務質量評價體系研究[D].合肥：安徽大學，2016.

[3]顧玉萍.高校檔案網站建設問題與對策研究[D].上海：華東政法大學，2016.