事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)研究

王毅

[摘 要]事業(yè)單位的人事檔案是員工個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡的記錄，是與員工息息相關(guān)的檔案文件。員工轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱的評(píng)定、參加社保、參加社會(huì)活動(dòng)都需要用到它。隨著我國事業(yè)單位的隊(duì)伍不斷壯大，龐大的人事資源群體給事業(yè)單位的檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。本文簡(jiǎn)要地分析了事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀以及信息化的時(shí)代給人事檔案管理帶來的機(jī)遇，同時(shí)也提出了應(yīng)對(duì)策略。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.106

[中圖分類號(hào)]G275.9；D630 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化的程度也在逐步加深。事業(yè)單位的人事檔案管理，也逐漸擺脫了人工檢索的方式，許多現(xiàn)代化硬件的采用給事業(yè)單位帶來了新的機(jī)遇，但同時(shí)也帶給事業(yè)單位的人事檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)。

1 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)設(shè)備在我國各事業(yè)單位人事管理的部門已經(jīng)普及，人事檔案的管理模式都是人工輔助計(jì)算機(jī)的管理模式。在信息化人事檔案的基礎(chǔ)上，其大多數(shù)都開始了檔案信息開放，使檔案的使用者不再限制于檔案的管理人員，所有的員工都可以在其需要的時(shí)候進(jìn)行檔案查詢，例如員工的職稱評(píng)定、職位的調(diào)整以及相關(guān)福利的分配等都需要進(jìn)行檔案查詢。檔案信息的開放，可以使單位員工更加便捷地獲取到想要的信息。但是，信息檔案的利用始終不夠充分，人數(shù)上還是相對(duì)較少。由于部分管理人員的年齡過大，對(duì)計(jì)算機(jī)的使用存在一些問題，導(dǎo)致許多信息化設(shè)備并沒用實(shí)現(xiàn)其在人事檔案管理上的作用，使大多數(shù)設(shè)備形同虛設(shè)，只是單純地為滿足上級(jí)要求而建立。且有的人事單位將設(shè)備也建立在人工輔助的基礎(chǔ)上，不能完全實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理。檔案軟件不能做到及時(shí)的更新與完善，因此，內(nèi)部很多檔案都存在信息殘缺的問題。

2 事業(yè)單位人事檔案面臨的機(jī)遇

2.1 信息技術(shù)的發(fā)展為人事檔案的管理帶來了技術(shù)支持

信息技術(shù)的使用不僅改變了檔案資料的形式，同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理模式的創(chuàng)新。信息化網(wǎng)絡(luò)管理與人事檔案管理的融合，使數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以對(duì)人事檔案進(jìn)行自動(dòng)化處理，從而在很大程度上減輕了人事檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也使檔案的收錄、保存、調(diào)取更加方便、快捷。

2.2 人事檔案的紙質(zhì)載體得到了有效的保護(hù)

人事檔案的紙質(zhì)載體，作為最原始的檔案信息資料，具有很強(qiáng)的客觀性，但由于單位或者個(gè)人的需求，需要經(jīng)常進(jìn)行翻閱。而經(jīng)常進(jìn)行翻閱，會(huì)對(duì)紙質(zhì)的資料造成損壞。在信息化技術(shù)出現(xiàn)后，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的查詢和下載，不僅減少了工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱、查詢工作，還使紙質(zhì)檔案得到了有效的保護(hù)，在查詢的過程中不僅提高了查詢效率和工作效率，還在極大程度上減輕了檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)。

2.3 檔案管理的發(fā)展使人事檔案管理人員的職業(yè)技能提升

隨著科技在檔案管理中的應(yīng)用，許多人事單位更加注重了檔案管理工作者的職業(yè)技能。在新設(shè)備的影響下，大量的年輕的檔案管理人才被應(yīng)聘上崗，為事業(yè)單位人事檔案管理注入了新鮮“血液”。從事檔案管理的人員也積極主動(dòng)地提升了自身的職業(yè)技能，以求發(fā)展。大量先進(jìn)的檔案管理辦法也隨之出現(xiàn)，人事檔案的管理質(zhì)量得到了迅速提升。

2.4 事業(yè)單位的改革給人事檔案管理帶來了機(jī)遇

事業(yè)單位用人制度的改革，把傳統(tǒng)用人的終身制度改為聘用合同制，改變了檔案隨著人走的被動(dòng)局面。人事檔案教導(dǎo)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)的、統(tǒng)一的管理，這在極大程度上降低了人事檔案管理工作的強(qiáng)度，使檔案的管理機(jī)制更加清晰。在創(chuàng)建檔案的過程中，不再注重歷史性的梳理，而更加注重了工作者的工作狀態(tài)。在這種工作下，使檔案的細(xì)節(jié)更加清晰，增添了檔案的服務(wù)性質(zhì)，同時(shí)也提升了檔案的服務(wù)價(jià)值。

2.5 人事檔案的應(yīng)用價(jià)值得到了提高

人事檔案的信息化管理，可以使人事檔案的信息資源達(dá)到共享。在過去的檔案管理方式上，人們多注重信息的存儲(chǔ)與整理，很難達(dá)到信息化的資源共享，同時(shí)也限制了事業(yè)單位人事資源的整體把控，很難使事業(yè)單位對(duì)人力資源進(jìn)行合理地優(yōu)化配置和使用。但是隨著信息化時(shí)代的到來，打破了傳統(tǒng)的管理理念，把人事檔案管理與信息化技術(shù)進(jìn)行了有機(jī)的結(jié)合，從而達(dá)到了資源上的共享，使人事檔案管理更具系統(tǒng)化。由此，豐富和拓展了人事檔案的服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力資源檔案的合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了人事檔案所存在的價(jià)值。

3 人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略

3.1 信息技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)事業(yè)單位人事檔案的管理技術(shù)也提出了更高的要求。其不僅要加強(qiáng)管理者管理軟件的開發(fā)與利用、自身的計(jì)算機(jī)水平，同時(shí)還要求管理者對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進(jìn)行掌控。當(dāng)今科技的發(fā)展迅速，對(duì)工作者的技術(shù)要求也不斷更新，在學(xué)習(xí)技術(shù)的同時(shí)，也要求管理者要制定出相應(yīng)的管理規(guī)范以及檔案使用的制度，防止檔案信息的破壞和盜取。

為加強(qiáng)檔案的管理，相關(guān)人員應(yīng)注重對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，在事業(yè)單位人事檔案管理人員的選擇上，應(yīng)充分注重應(yīng)聘者的職業(yè)技能，在員工上崗之前應(yīng)進(jìn)行專業(yè)的相關(guān)技能培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后才可上崗；在職的崗上員工，要定期進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)，以確保系統(tǒng)的安全性，并定期進(jìn)行崗上員工的技術(shù)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)管理人員的基本技能，從而跟上時(shí)代的發(fā)展。其次，在提升網(wǎng)絡(luò)技能的同時(shí)，還要加強(qiáng)相關(guān)制度以及法律法規(guī)的完善。應(yīng)建立完善的資料查詢制度，對(duì)單位人員進(jìn)行基本的培訓(xùn)，并規(guī)定單位內(nèi)員工通過自己的員工號(hào)和密碼進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)人事檔案的查詢與下載，同時(shí)完善相關(guān)的法律制度，使事業(yè)單位人事檔案管理有完善的法律保護(hù)，極大程度地確保檔案的安全以及員工的工作效率。

3.2 傳統(tǒng)人事檔案管理理念受到了挑戰(zhàn)

人事檔案的管理工作是對(duì)個(gè)人檔案的收集、管理，同時(shí)還有對(duì)個(gè)人工作的分析等實(shí)際情況的錄入。這使人事檔案管理的工作職能成為針對(duì)工作人員救治信息的錄入，成為事業(yè)單位對(duì)工作者職業(yè)考核的標(biāo)準(zhǔn)，這種管理理念使事業(yè)單位人事管理工作的定位產(chǎn)生了重大偏離，并成為人事檔案管理工作進(jìn)行的重大阻礙。

事業(yè)單位檔案管理部門要對(duì)自身的工作職能做出正確的定位，轉(zhuǎn)變自身的檔案管理理念，明確人事檔案管理的正確目的和方向，對(duì)以往的工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的總結(jié)與反思，并加快工作細(xì)節(jié)與工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變。

3.3 事業(yè)單位人事檔案管理的服務(wù)職能受到挑戰(zhàn)

事業(yè)單位人事管理把終身制改為合同制，雖然對(duì)人事檔案管理工作的發(fā)展有著一定的推動(dòng)作用，但也給人事檔案管理的服務(wù)職能帶來了巨大挑戰(zhàn)。怎樣做好人事檔案對(duì)事業(yè)單位以及工作者的服務(wù)，已成為檔案管理者共同關(guān)注的問題。

首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要確定管理者的崗位及崗位職責(zé)，使各個(gè)環(huán)節(jié)做到專人專用，讓任何一個(gè)環(huán)節(jié)的員工，都能為自己所在環(huán)節(jié)進(jìn)行問題的解決以及快速完成其所在崗位的工作任務(wù)，做到崗位的專人專用，實(shí)現(xiàn)崗位人員的專業(yè)化。這不僅可以有效地提高人事檔案管理人員的專業(yè)化水平，同時(shí)，也可以使工作效率得到有效的提高。其次，規(guī)定崗位的所在職責(zé)及服務(wù)職責(zé)，做到職責(zé)個(gè)人化，在管理的過程中，各個(gè)崗位的員工不僅要明確自身的崗位職責(zé)，做好自身的本職工作，更要明確自身的服務(wù)功能。明確崗位的職責(zé)使人事檔案能夠及時(shí)進(jìn)行錄入，對(duì)存在的問題能及時(shí)得到改正。通過崗位職責(zé)的定制，可以有效地避免遇到問題時(shí)員工互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象，使問題得到快速有效的解決。檔案管理人員要對(duì)單位同事進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案指導(dǎo)，使其能夠積極主動(dòng)地配合檔案管理的基本工作，并可以應(yīng)用個(gè)人的檔案系統(tǒng)。這樣不僅可以提高對(duì)人事檔案的應(yīng)用度，同時(shí)也給人事檔案管理帶來了便利。

4 結(jié) 語

現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，給我國事業(yè)單位人事檔案的管理帶來了機(jī)遇，顯著提高了檔案管理的工作效率，但在帶來機(jī)遇的同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)提高自身的技術(shù)水平和自身的綜合能力，做好其給人事檔案管理帶來挑戰(zhàn)的應(yīng)對(duì)工作，使事業(yè)單位人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)，使人事檔案工作能有進(jìn)一步的發(fā)展。

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