淺析OA系統在大數據時代的功能

李家貴

[摘 要]OA系統因其自身具備樸素的知識管理技能而備受各行業的青睞，且在各個領域內具備廣闊的發展前景與應用潛能。但是，傳統的OA系統還有很大的漏洞，隨著知識、經濟社會的不斷推進，大數據時代的到來，傳統的OA系統因其所能承受的信息的有限性與客戶漸趨龐大的信息需求量產生了日益突出的矛盾。

[關鍵詞]大數據；OA系統；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.044

[中圖分類號]TP317.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-00-01

隨著大數據、云計算、自動化等信息技術的高速發展，信息化社會日漸完善，大量信息交互平臺層出不窮，為各類企、事業單位的發展提供了助力，尤其是日常辦公在信息技術的支撐下變得日益便捷、安全。大量信息技術工具的普及，使企業發展以及人才培養等路徑得到了變革，而這種變革對人類社會來講，影響深遠。因而，一批科學家認為，人們已經進入了大數據時代。

OA系統，中文名稱為辦公自動化系統，代表著一種新型的辦工作業模式，其核心在于創造性地將電子計算機網絡化功能融入了現代社會的信息化辦公中。傳統的OA系統具備了一定程度的知識管理能力，可以對捕獲的信息進行有效的分析、篩選、綜合及利用，對提升整個組織的辦公能力與效率，優化組織的結構與職能有著十分重要的作用。但是信息的急速增長，信息大爆炸時代的到來，使傳統OA系統的優勢弱化、劣勢凸顯。

1 OA的歷史沿革與發展階段的剖析

（1）文件型：OA系統的早期起步階段偏向于個體割裂的辦公應用，其工作內容主要是對辦公文檔進行簡單的篩選與綜合，其工作形式主要是采用辦公操作軟件。

（2）流程型：OA系統的初步發展階段由間斷的思維轉變為過程化、程序化的思維，注重工作流通、轉變。

（3）知識型：OA系統在這一階段的發展核心、要旨是知識管理，通過信息交互平臺的創立與完善，實現信息的匯總、整合，完善信息的溝通渠道，為企業的信息決策提供更為全面而科學的依據。

（4）大數據型：OA系統在此階段與大數據時代的要求更加契合，能與龐大的信息團進行充分的對接，并透過現象看本質，能夠精確地捕獲、分析海量信息背后巨大的應用價值。

2 傳統型OA的短板

OA系統堅持將知識管理作為其核心的要旨，對數據信息進行了科學的分析和一體化的業務分析，提升了組織的效率，優化了組織職能，具有便捷性。

然而，盡管OA系統具有很強的優勢，它對信息的處理思維以及過程都是具有間斷性的，對信息一體化的認識不夠深入，對大數據的分析與評估還處在較為樸素的階段，停留在較為表層的階段，長此以往，其與大數據時代的矛盾越來越突出。

2.1 與海量數據的對接不充分

大數據時代，信息呈現出兩方面更為復雜的特征，即信息的數量更為龐大，信息大爆炸。另外，信息的復雜程度提升，信息的層次增多，信息的外在表現更為多元化。

人們已經身處大數據時代的漩渦，由于以信息為依托的社交設備和多媒體信息交互平臺的使用與建立，同時由于信息交互主體交流溝通意識的增強，信息和半結構的信息在社會中呈現出大規模、多層次、多形式的特點，而這種特點也使數據資源等信息對目前的社會產生了越來越大的推動力，并由量變引起了質變，以數據為主導因素的大數據時代已成為發展的新潮流、新趨勢。

而傳統的OA系統偏向于個體割裂的辦公應用，其工作內容主要是對辦公文檔進行簡單的篩選與綜合，沒有深入把握信息的價值，并沒有將其作用到組織信息決策的過程中進行理論聯系實際。

2.2 知識自動化處理有限

知識自動化并不是促使自覺產生知識，而是在其相關的過程中，誘發知識傳播、知識產生、知識影響、知識獲取、知識分析等方面的革新。回看以往的OA系統，人們更多地把注意力放在信息管理過程、傳遞渠道方式，信息流程控制的自動化上，而較少地關注知識本身的自動化。

2.3 系統的安全保障不充分

大數據很可能成為未來創新升級、行業競爭力提升的重要“跳板”，大數據是一項十分重要的生產要素。以往的OA系統對大數據進行知識管理，進行儲蓄、分析，往往只是設置網絡秘鑰，管理者輸入形式簡單的密碼登錄賬號，調取OA系統下的數據，但這種簡單的保護對于技術高超的黑客、駭客來說，幾乎等于零保護，只要侵入網站系統就可直接獲取信息。因此，OA系統的安全保障不充分。

3 新時代OA系統功能的升級

3.1 基礎性功能

知識管理是辦公自動化系統的要旨，私人辦公、信息咨詢以及信息資源共享是辦公自動化的主要業務內容。而辦公自動化系統按其應用領域的差異又可劃分為政府型OA系統和企業型OA系統，前者主要可以進行流程審批，后者主要可以對企業經營相關的信息進行綜合的整合，方便企業進行決策，提升企業信息利用的效率。

3.2 數據深度分析與利用功能

大數據的終極意義在于助力生產、生活實踐，而這要求重視數據的處理分析過程，具體包括關聯性分析、聚類性分析等。大數據時代，OA系統為了實現這一功能，按照采集信息、量化分析、尋求信息內在關聯性、確定最佳策略的流程進行運營。

3.3 知識自動化功能

知識自動化功能是制約辦公自動化系統服務水平高低的關鍵功能。誘發知識的傳播、獲取、分析、影響和利用的變革是知識自動化功能的主要發展方向。通過系統內部的信息資源共享，最大限度地突破時間、空間的局限，以供處于系統內部的人員對數據進行可視化分析、對其進行跟蹤處理。

主要參考文獻

[1]陳晨.OA系統應用的現狀分析[J].辦公室業務，2014（4）.

[2]李正濤.OA系統發展歷程與趨勢[J].辦公自動化，2008（4）