企業財會信息化系統研究與應用

王永強

[摘 要]本文根據企業經營管理的需要，充分運用信息化技術，進行流程再造，研究開發了企業財會信息化系統，并介紹了其功能、目標及應用效果。

[關鍵詞]企業；財會；信息化系統；嵌入式PDA設備

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.025

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-00-03

山東濟鐵旅行服務有限公司（以下簡稱旅服公司）成立于2013年1月6日，其人員和業務是從濟南、青島經營集團與濟南、青島客運段等四個單位分離出來的。旅服公司的主營業務是濟南鐵路局所屬客運車站的商業開發和所承擔的高鐵、動車餐飲業務。

伴隨著公司的組建和發展，旅服公司提出了基于現代企業制度的“一流的管理、一流的制度、一流的服務、一流的員工”的戰略目標。如何提高工作效率，加快財務核算信息化的統一，利用統一的財會信息管理平臺，優化公司主營業務的資源配置，實現公司的信息共享，提升工作效率和效益是當務之急。

1 企業財會信息化系統研究與應用背景

旅服公司組建后，財務管理工作面臨著傳統管理方式陳舊和單一、信息不能共享、用工成本過高、工作效率低下、倉庫跑冒滴漏等問題，具體表現在以下幾個方面。

1.1 管理方式單一，信息共享性差

原有的存貨管理僅依接收來的單機版程序，資源不能做到共享。當公司決策需要數據分析時，往往要耗費大量的人力進行數據統計，有時統計的數據存有失真現象，嚴重影響公司決策質量。商品庫存有時積壓嚴重，商品的保質期不能得到有效保證，到期的商品不能得到有效地退還給廠家，造成積壓和供需雙方成本浪費。

1.2 倉庫核算系統落后，內控手段簡單

如高鐵餐飲倉庫制證系統智能化程序不高，只能進行出入庫等簡單單據的操作，不能實時反映整個倉庫商品的動態和在外出乘的班組庫存。缺乏相應的授權功能，商品的驗收入庫、出庫和制單人員不能做到相互牽制，倉庫盤點工作量大。

1.3 餐售人員工作量大，服務質量難以提升

在高鐵、動車餐飲銷售上，由于不能和倉庫做到實時動態聯動，餐車班組人員需要填制銷售的各種表格，造成提前一個多小時就開始打包結賬，當旅客需要商品時，有時怕麻煩就不愿服務的現象，致使公司效益難以提升和投訴不斷。餐車班組人員不能及時了解每天銷售收入和班組人員提成情況，只能到月末才能掌握，不利于班組人員銷售積極性的提高。

1.4 財務與業務脫節，制約公司發展

在日常財務核算上，高鐵餐飲業務與財務核算環節相互脫節，造成財務報表數據和所統計出來的銷售數據不一致，有時差異較大。在財務監督環節，不能動態分析商品銷售數據和每趟車鎖銷售的情況，無法對銷售進行事中控制和事前預測，只能做單純地進行事后分析，時效性差；會計信息系統不能和倉庫、銷售系統對接，財務信息質量和管理水平難以提升。

上述問題的存在，嚴重制約了旅服公司的快速發展。因此，只有建立統一的企業信息化操作平臺，才能與公司經營業務快速發展相適應。

2 信息系統應用的關鍵技術

2.1 ASP.NET

公司信息化系統采用微軟公司技術ASP.NET，是一種使嵌入網頁中的腳本可由因特網服務器執行的服務器端腳本技術，指Active Server Pages（動態服務器頁面），運行于 IIS之中的程序。

2.2 SQL Server 2008

SQL（Structured Query Language）主要是指結構化查詢語言，其主要功能就是同各種數據庫建立聯系，進行有效溝通。

2.3 JavaScript

JavaScript是一種動態類型、弱類型、基于原型的語言，內置支持類型。它的解釋器被稱為JavaScript引擎，為瀏覽器的一部分，是廣泛用于客戶端的腳本語言。

2.4 移動互聯網

旅服公司信息化系統研究中，餐車銷售系統主要通過PDA（掌上電腦）設備讓車上一線員工，利用移動客戶端進行銷售，利用移動客戶端進行出入庫數據簽收、在登乘時進行簽到考勤。公司可借助該系統與供應商進行互動，發布相關的招商及廣告信息。

2.5 嵌入式開發

旅服公司信息化系統中的手持終端的相關軟件屬于嵌入式開發系統，特別是RFID（射頻識別）控制的聲影警報系統中，基于DOS（磁盤操作系統）的嵌入式軟件開發，采用韋根信號識別，通過程序封裝，在工控板上RFID標簽對聲影警報系統進行控制。

2.6 移動POS（銷售終端）技術

在旅服公司所擔承的高鐵餐車上，餐車服務人員在進行餐飲銷售時，手持移動POS機，可以隨時移動售貨和結算，并且利用3/4G網絡實時或者延時（沒有網絡信號時車底與地面不發生數據交互，一旦網絡信號稍微好轉，數據馬上進行交互）和地面進行數據交互，及時反饋到信息化中心。

2.7 自動識別技術

旅服公司信息化平臺高度集成了自動識別技術，其中包括條形碼識別技術（車上商品銷售全部采用條形碼掃描銷售，各種單據的簽收和轉移也利用手持PDA設備掃描條形碼完成），RFID識別技術（地面倉庫揀貨和上架時，利用RFID標簽觸發各倉位的聲影裝置，引導倉庫配貨人員快速到達指定倉位）。

2.8 基于Web Services的數據交互技術

Web Services是可以在Internet上描述、發布、查找和調用的自包含的模塊化應用。它們為應用程序或其他Web服務提供定義確切的功能。通過松散的耦合和動態的實時發現和綁定，Web服務使應用程序可以避免涉及其他組件復雜的技術細節，從而使所開發的系統更加靈活，具有更好的適應性。旅服公司信息化平臺以及手持設備與銷售后臺的數據交互全部采用Web Services模式交互。

2.9 Java EE開發平臺

Java EE是Java平臺在企業應用軟件上的版本，以前稱為J2EE，可以幫助開發和部署可移植、健壯、可伸縮且安全的服務器端Java應用程序。Java EE是在Java SE的基礎上構建的，它提供Web服務、組件模型、管理和通信API，可以用來實現企業級的面向服務體系結構和Web 2.0應用程序。

3 企業財會信息化系統主要模塊研究

旅服公司財會信息化系統主要包括后臺倉庫管理系統和前臺餐車銷售系統。后臺倉庫管理系統包括：基礎數據信息、倉庫管理、食品安全、人力資源、財務管理與統計分析等模塊。前臺餐車銷售系統是指高鐵餐車銷售使用的PDA銷售管理系統。

3.1 基礎數據信息

基礎數據資料包括公司信息、商品信息、車次信息、用戶資料。

3.1.1 公司信息

公司信息包括公司信息、一級倉庫、二級倉庫、部門信息及外局基礎信息。旅服公司高鐵倉庫主要類型分別為：商品庫、冷鏈盒飯庫、VIP庫、應急庫。

3.1.2 商品資料字典

旅服公司財會信息系統的商品資料，包括了商品編碼、商品條碼、價格、規格、包裝單位與供應商等。商品編碼是系統給每一樣商品自動生產的一個編碼，該編碼相當于商品的身份證，每一個商品對應一個商品編碼。青島和濟南倉庫共用一個商品資料字典，但每個倉庫可以獨立地操作本倉庫商品的棄用、啟用功能，此項設置統一了兩地區的商品價格、保證了商品的一致性。

3.1.3 車次信息

旅服公司財會信息系統將所有濟南鐵路局所屬的高鐵動車車次信息進行錄入，包括車次的方向、線路、發車時間和到達時間。該信息為統計車次銷售情況和線路暢銷商品等功能提供了基礎。

3.1.4 人員信息

人員信息包括使用旅服公司信息系統的所有人員信息，包括后臺操作人員和班組銷售人員信息。系統設置權限組和模塊功能，按照崗位結合內部控制要求設置不同的權限，例如：倉庫管理員與制單員、制單員與復核員崗位分開，相互監督。崗位職能權限的設置更好地執行了企業的內控制度，做到了職責分離，堵塞了管理漏洞。

3.2 倉庫管理

倉庫管理模塊包括單據管理、電子標簽揀貨系統。

3.2.1 單據管理

單據管理包括單據制作、單據查詢、單據匯總、倉庫查詢、模板設置與單據交款。該系統所使用的單據分為入庫單、出庫單、調撥單、報廢單、退回供應商單與退庫單等。

3.2.2 電子標簽揀貨系統

電子標簽揀貨系統是倉庫用于顯示商品庫存和配貨的系統。配貨人員在配貨時，掃描出庫單上的條形碼，系統自動將本出庫單的所有商品下的標簽閃爍成紅色，并在電子屏幕上顯示需要配貨的數量。配貨人員只需按照閃爍的紅燈下的屏幕數量進行配貨即可。配貨結束時，電子標簽顯示的是商品的庫存情況。

3.3 PDA銷售管理模塊

PDA銷售管理模塊是指高鐵餐車班組利用手持終端PDA設備進行收貨、銷售、查詢等12個模塊功能，主要包括簽到考勤、下載、收貨、銷售、VIP掃描、查詢、交班、要貨、更新程序、設置、修改密碼與退乘。旅服公司在實施高鐵餐售系統時，給高鐵餐車每名人員配備了一臺手持終端PDA設備，該設備通過3G網卡連接后臺服務器。餐車人員通過手持終端PDA設備的掃描銷售與提交，系統自動實時將數據進行上傳到公司信息化中心。如圖1所示。

3.4 人力資源模塊

人力資源模塊，主要功能是趟車核算、人員工資提成核算。趟車核算模塊主要反映每趟出乘車次的銷售、成本、稅金與毛利等情況。旅服公司信息化系統實現了對餐車員工工資的日清月結，班組人員到收款室繳款時就能清楚掌握本趟出乘的個人提成情況，真正做到了班班清。月末，系統根據本月班組人員的基本工資、銷售收入、任務指標、提成率與出乘情況等自動計算職工的工資，實現了工資的自動化計算，大大降低了餐車人員月底手工計算工資的勞動強度，調動了餐車人員銷售的積極性。

3.5 財務管理模塊

財務管理模塊包括銷售匯總、員工餐使用統計、高鐵收入匯總、冷鏈統計匯總、庫存盤點匯總、在途盤點匯總、趟車核算、盤盈盤虧設置與月結設置。

3.6 統計分析模塊

統計分析模塊包括銷售排行查詢、分類銷售排行查詢、銷售統計、班組銷售匯總及各種數據分析模型。該系統可以按照車次-日期、班組-日期、庫別-日期、班組、車次等條件進行橫向和縱向銷售統計。如圖2所示。

4 企業財會信息化系統實施途徑及實現目標

旅服公司財會信息化系統上線運行要實現以下目標。

4.1 銷售數據實時化

該系統研究的主要功能是管理人員可以隨時掌握出城車次銷售狀況、實時掌握班組在途庫存等信息。要求餐車人員利用銷售終端PDA設備實時將銷售數據上傳至數據中心。

4.2 使用管理便捷化

餐車人員在銷售過程中使用條形碼掃描，單據可以掃描條形碼進行簽收和確認，商品進出庫PDA操作，商品結賬只需將現金和PDA設備數據核對；揀貨過程有電子標簽自動提示揀貨區域等，杜絕人為誤差。采用4G網絡，管理人員不需要安裝任何程序，只要能聯上互聯網的地方就可以辦公，部分功能還支持手機辦公。

4.3 財務辦公節約化

該系統應用后，將實現全程無紙化操作，全面取消之前的所有手工報表以及單據，比如：繳款單、交接單、采購單、核算表與工資單等。所有單據在系統中自動生成，相關人員可以在系統中需要時隨時索取。交接班全部無紙化，考勤管理只需在PDA設備上簽到即可，節省了大量的人力、財力。

4.4 數據分析多樣化

該系統所設計出的報表功能強大，有圖形報表和標準報表，報表內容和格式可自定義，可根據日期、車次、班組與商品等信息進行統計分析；可以借助高鐵餐售系統的數據庫，進行不同線別、不同品種、不同班次、不同時段及不同客流的數據分析，根據具體情況制訂不同的營銷方案，生產出適銷對路的產品，實現由手工統計到科學分析的騰飛。

4.5 內控制度有效化

通過對系統不相容崗位職責的設置，將單據的制作和提交、商品資料的修改與審核、供應商資料的啟用淘汰與審核等合理設置，做到不相容崗位不兼容，從而切實提高企業內控制度的有效性，減少跑冒滴漏問題。

5 企業財會信息化系統應用取得的初步效果

5.1 大幅壓縮了用工成本

旅服公司在實施財會信息化系統后提高了工作效率，快捷方便的業務處理方式促進了人員的精簡，例如：青島高鐵餐車乘務班組由原來96個班組壓縮到現在的65個班組，用工成本減少了25%。

5.2 提高了工作效率

該信息系統的使用實現了智能化操作，減少了人工操作的時間，極大地提高了工作效率。班組結賬的時間平均由原來的2個小時縮短至0.5小時；所有的財務數據均可以通過業務數據生成，減少了財務人員統計核算的時間。

5.3 降低了庫存資金占用成本

該信息系統實施后，通過供應商實時采購模塊的使用將送貨時間由原來的48小時預計縮短到12小時，實現了倉庫降低存貨資金占用目標。信息化的實施使存貨資金占用成本壓縮30%以上。

5.4 提升了企業的經濟效益

信息化系統的應用，有助于延長高鐵餐售人員的銷售時間，在提升服務形象的同時，減少了跑冒滴漏問題，提高了企業的經濟效益。2015年在高鐵實時餐售系統的運行下，高鐵餐飲銷售收入比上年同期增加了4 405萬元，增幅35%。