電子時代文檔管理一體化研究

石廣麗　馬曉晨

摘 要：本文首先分析了文檔管理一體化的理論基礎，然后分析了電子文件時代文檔一體 化管理的實現途徑 ：樹立文檔一體化管理意識；提升軟件研究與開發力度 ；實施一體化管理體制；加強文書及檔案工作的標準化建設；加強管理軟件的研發。

關鍵詞：電子；文檔管理；一體化；

電子文件及管理中心是現代信息技術發展的產物。電子文件 與紙質文檔未來的發展形勢理當二存其一，必須對兩者進行融合， 使之成為一個整體，實施一體化管理措施，才能保證文檔管理的安 全、完整、真實以及秩序。這是任何個人、集體以及國家進行文檔管 理的最佳方式。

一、文檔管理一體化的理論基礎

文檔管理一體化觀點的建立是基于對文檔生命周期以及不同 文檔類型的認識上。從文檔生命周期來看，每一份文檔都需要歷經 采集、整理、形成、更改、使用、銷毀或永久性保存這一過程，針對其 生命周期的一體化管理就是要針對文檔行為的每一個環節進行持 久和不間斷的管理。非一體化文檔管理所實施的管理措施不能根 據文檔生命周期的規律實施統籌管理，導致文檔在移動和使用的過 程中，出現了損壞或缺失。而一體化管理則正與之相反，它能很好 地銜接文檔的每一個階段，給與文檔持續性的保護和管理，詳細的 記述文檔生命周期的每一次改變和挪動。

電子文件的全程管理提倡文檔部門、信息技術部門和業務部門 在電子文件管理系統的設計、開發、維護過程中開展合作，其合作成果體現在系統中，全體工作人員通過使用 系統來遵守相關規定。該舉措增強了管理體制建設的 靈活性和可操作性，擴大了合作范圍，提高了協作的水 平。在管理方法方面，傳統的文檔管理過程中，文件的 形成、歸檔和作為檔案的保管與利用等環節，都將文件 生命周期劃分為 3 個相對獨立的過程，即現行期、半現 行期、非現行期，并通過現行業務部門、機構檔案室和 檔案館 3 個物理位置不同的部門分別完成各自的工 作。而電子文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現 了集成，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于 文件的形成、流轉、整理、歸檔、保存和銷毀等各個環 節，實現工作流程的集成和信息共享。此外，網絡共享 信息的特點，為實時監控提供了可能，極大地降低了文 件管理的風險。

二、電子文件時代文檔一體 化管理的實現途徑

（一）樹立文檔一體化管理意識

文檔一體化管理必 須在文件管理部門與檔案管理部門共同努力下才能完 成，各單位的領導和文檔人員必須充分認識文檔一體 化管理的必要性，增強推行文檔一體化管理的自覺性、 緊迫感。在文檔一體化管理工作中，打破狹隘的文件檔 案互不干涉、各自獨立發展的觀念，發揚互相協作、目 標一致的精神，把檔案工作重心轉移到文件信息的整個生命周期。

（二）提升軟件研究與開發力度

電子文件時期文檔管理難以實現一體化管理的重要原因之一就是管理軟件的缺失。先進的文檔管理軟件，能為對象提供更好的 文件管理服務，單就文件檢索而言，一款能按照輸入制定，搜尋檔 案庫中類似文件，并可做到時間篩選、類目篩選等多種個性篩選的 軟件才符合當前大批量文件管理的要求。因此，文件管理部門和檔 案管理部門應共同致力于開發先進的文檔管理軟件，并在一體化發 展要求的基礎上進行開發，開發文檔管理與檔案管理的系列軟件， 以提升兩種管理工作的交互性，同時注意提升軟件的安全性能，此 外，還可以開發一些個性服務，如文檔定時抽取、文件抽取轉移等。

（三）實施一體化管理體制

傳統的文檔管理不是文件與檔案分化管理，就是文件與檔案的混亂化交互管理，管理界限與層次極度模糊。為了盡快實現文檔一 體化管理，有關部門應當盡快制定文檔一體化管理體制，重新規定 各部門關于文檔一體化管理的部門職責、崗位職責。實施一體化管 理體制同時需要設立專業的管理部門，承擔文件管理部門和檔案管 理部門媒介角色，并對文檔管理負責。

（四）加強文書及檔案工作的標準化建設

文書及檔案 工作標準化是對文書及檔案工作中反復使用的概念、 遵循往復的處理程序及其他規律性的管理活動，通過 制定、實施標準，以獲得文書及檔案工作的最佳效能的 活動過程。它是提高文檔一體化管理工作質量和效率 的有效措施。一方面要對原有出臺的文件管理和檔案 管理等業務文件進行修改完善，尤其是對兩者之間不 協調，甚至相沖突、矛盾的內容進行重點修改；另一方 面要加強電子檔案管理方面的制度建設，使文書和檔 案工作領域中內容需要協調統一的重復性事務和概念 達到統一，從而獲得良好的工作秩序，提高工作效率。

（五）加強管理軟件的研發

檔案管理系統與 OA 系統相統一是實現文檔一體化的前提。一是應以文件的內 容信息、背景信息、結構信息管理為重點，整合兩大系 統，真正實現專業的檔案管理系統與 OA 系統的無縫 銜接、相互兼容；二是盡快制定出文檔一體化管理軟件 的國家標準，并統一推廣使用，避免出現五花八門的地 方性標準，為日后進館做好準備；三是要從系統軟件、 技術手段等方面確保網絡安全，一方面選用性能可靠 的殺毒軟件，定期進行數據備份，另一方面對上網信息 進行加密，建立內網防火墻，限制外網的非法訪問。

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