淺議土地檔案管理中的信息化建設

梁英

摘 要：由于我國國土面積龐大，能夠加以利用的土地類型種類較多，管理的工作量和信息量都比較大，如果按照傳統的紙質檔案管理方法，不僅需要占用較大的管理空間，檔案管理效率也不高，容易造成檔案混亂和丟失。隨著科學技術的不斷發展，信息化管理成為土地檔案管理的必然趨勢。本文分析了現階段我國土地檔案管理的現狀問題，探討了我國土地檔案信息化管理的有效途徑。

關鍵詞：土地檔案；檔案管理；信息化建設

前言

土地檔案是國土資源管理部門在土地資源開發、利用的過程中形成的一系列的文字、圖表、音像等資料，記載了土地資源開發、利用的全過程，包括土地調查、土地勘測、土地登記、土地規劃、土地承包、土地流轉、土地糾紛解決等內容，其可分為地籍管理檔案、建設用地檔案、土地監督管理檔案、土地利用規劃檔案等。正作為記錄土地各種信息的土地檔案，具有不可或缺的保存價值和應用價值。隨著國土資源事業的深入發展，土地檔案管理工作逐步在各級國土資源部門推廣開來，土地檔案在國土資源管理工作中的作用也越發舉足輕重。

1 當前土地檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 對土地檔案作用的認識不足，不重視信息化的建設

土地檔案的管理不能直接的產生經濟效益，而且費時、費力，導致領導者的檔案管理意識薄弱，檔案管理的價值常常被忽視，工作上敷衍了事。部分領導對檔案作用的認識不足，沒有把土地檔案管理工作放在其應用的高度來抓，檔案管理的信息化建設就更無從談起。

1.2 檔案管理人員的信息技術水平有待提高

近年來，土地檔案管理工作的重要性愈發凸顯，部分國土資源管理部門開始重視信息化建設，實施土地檔案的數字化管理。但由于部分年齡偏大的工作人員信息技術水平較低，難以在段時間內適應新的檔案管理模式，應用計算機管理土地檔案的效率甚至低于傳統方式，數字化管理模式受到排斥，降低了土地檔案信息化建設的速度。

1.3 硬件設施和軟件資源欠缺

土地檔案的信息化管理需要借助良好的計算機硬件和軟件系統的支持。目前，部分基層部門設備陳舊老化、配置較低，使得國土資料歸檔、儲存處于尷尬的境地。另外，由于電子檔案管理理論的不成熟，目前國內研制的檔案管理軟件呈現出一些問題：首先，大多是單機版的電子檔案管理軟件，支持網絡環境的不多；其次，大多是軟件的開發平臺、工具比較陳舊；然后，大多是針對某一特定種類檔案的管理，不具備通用性；還有，大多是對已經歸檔的檔案進行管理，忽略了歸檔過程的自動化；最后，大多是對紙質檔案的計算機輔助管理，由于電子文件有不同于紙質文件的特性，所以電子文件的計算機管理應有不同于紙質文件管理的方法，其系統管理的數據、工作流程、功能等都將有所改變。軟件功能缺陷或不夠人性化難以滿足土地檔案管理數字化的需求，給信息化建設帶來了一定的困難。

2 土地檔案管理信息化建設的策略

2.1 強化檔案意識。土地檔案管理是土地資源開發和利用的依據。各級領導應重視、關心、支持檔案工作，進一步提高對檔案工作重要性的認識。一是要加強檔案宣傳，做好《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法規的宣傳，讓檔案工作的重要性深入人心；二是要加強對檔案工作的領導，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業的發展創造一個良好的內部環境。

2.2 加強基礎設施建設。開發或引進先進的檔案管理軟件。信息化管理離不開基本的軟硬件設施，因此國土資源部門應該加大投入，為土地檔案實現信息化管理創造一些基本條件，而不能因為土地檔案管理部門目前不產生較大的經濟效益就舍不得投資。計算機的普遍應用，使得土地電子檔案數量大幅增加，相應的管理方法也需要改變，之前的硬件設備和粗放的管理模式都已經不能滿足土地檔案資源現代化管理的需求。這就需要提高計算機硬件水平，添置高性能的服務器和終端設備。更重要的是要結合土地檔案管理實際工作開發或引進與之相適應的檔案管理軟件，如專業的土地檔案管理信息系統，全面推動土地檔案管理信息化建設。

2.3 培養現代化管理人才，促進檔案管理現代化。作為一項科技含量較高的工作，土地檔案信息化建設應該將信息技術人才的開發放在首要位置，以此來確保土地檔案的價值充分展現。要做好技術人才的引進，富有責任心、事業心并且專業技術水準較高的人才引入，為技術人員營造出一個合適的發展空間，以此來保障技術人才進來之后能夠留得住、用得好，可以有長足的發展。要做好全員的專業培訓，站在實際的角度上將全員的信息化素質提升到新的層次上，以此來促進土地檔案管理信息化的建設。

2.4 加強土地檔案信息化管理的靈活性。目前，各級國土部門檔案已經基本實現了電子檔案與紙質檔案同步歸檔，并建立了土地檔案信息庫，變靜態土地檔案信息為動態土地檔案信息。這就要求除了計算機及其配套設施必須跟上外，土地檔案管理人員還要強化信息意識和信息觀念，增強土地檔案管理的靈活性，克服“等”的思想，開發和利用現有信息資源，不能因為土地檔案管理要實現信息化便將現在的所有土地檔案材料束之高閣、拋棄不用、一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對現有的土地檔案資源進行全面的分類檢索拷貝，按類儲存，逐步地適應。一是將原有的歷史檔案掃描錄入，按照土地關鍵要素進行歸檔存儲，如宗地和權利人；二是可以將系統業務辦理后的結果自動轉入檔案庫中管理。通過這兩種方式，可以建立全面的檔案數據庫。

2.5 提高對檔案工作重要性的認識，加大檔案宣傳工作。做好檔案的宣傳指導工作，使檔案管理的觀念深入人心。檔案同人民群眾的生活息息相關，了解檔案知識，樹立檔案觀念，需要加強檔案專業知識的學習，檔案工作者在加強檔案業務知識及法律法規知識學習的同時，還要加強檔案的宣傳指導工作。檔案工作者要加大檔案知識的宣傳，增強人民群眾的檔案觀念，使依法管檔的觀念深入人心。國土地籍管理檔案直接關系到人民群眾的切身利益、農村宅基地用地建設、城市化進程中的拆遷改造等等，都要利用到大量的檔案資料，了解檔案，利用好檔案，可以更加合理地保護自身利益，促進各項工作更好開展，避免出現大的問題及糾紛，促進社會和諧發展。

結束語

土地檔案是土地管理工作的一項重要的基礎工作。土地管理工作各項業務建設都離不開土地檔案，尤其是在轉變土地利用方式和深化土地管理改革的新形勢下，土地檔案的信息化建設在土地管理工作中的意義愈來愈重要。只有把檔案管理與信息化相結合，才能用信息化建設思想統攬全局，才能實現檔案管理歷史性的跨越，才能更好的適應當代社會日趨激烈的信息化“戰爭”，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展。而土地管理信息化將徹底改變傳統以手工為主的耗時耗力的管理模式，使其更好的為土地檔案資源管理人員服務，為我國國土資源的發展做貢獻。

參考文獻

[1]李慧玲.GIS技術在檔案管理中的應用[J].軟件導刊，2011，10（4）：13-14.

[2]張珍.土地檔案管理存在的若干問題及對策[J].老區建設，2008，6：23-24.

[3]張湟.土地檔案管理應注重現代化[J].信息廣場，2002，6：56-57.

[4]彭湘蓮，翁春菊.淺談土地檔案信息化管理[J].浙江檔案，2003，7：32.