淺談檔案信息管理與知識管理之融合

謝廣琴

摘 要：相關企業(yè)在對檔案信息進行管理的過程中，需要對管理方式進行不斷的探索，以保證檔案信息管理的有效性。由于以往的檔案管理形式不能緊跟時代的發(fā)展方向，為了可以更好的對檔案信息管理工作加以完善，一定要采取恰當的方式對其進行改革。對此，本文主要從檔案信息管理與知識管理融合的必要性、檔案信息管理與知識管理融合的可行性、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識、知識管理有助于提高檔案管理人員素質幾方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：檔案；管理；知識管理；融合

檔案信息管理工作屬于一項重要的工作，隨著我國國民經濟水平的不斷提高，諸多新型技術以及新的理念在檔案信息管理工作中獲得具體的應用，而知識管理對企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，對此，本文主要從以下幾方面對檔案信息管理與知識管理之融合進行分析，旨在推動我國檔案信息管理工作的不斷進步，供以借鑒。

1 檔案信息管理與知識管理融合的必要性

當前我國國民經濟水平的飛速發(fā)展，在經濟活動不斷改變的時期，知識因素加入的比例在大幅度提升，所以只有管理才是推動社會發(fā)展的主要途徑，不但可以在一定程度上將信息管理工作質量加以提升，而且對工作水平也有著較大的完善，檔案信息會變得更加的健全，而發(fā)揮出的作用也會愈來愈大。一般情況下，傳統(tǒng)檔案信息管理需要有諸多的環(huán)節(jié)，管理模式不能緊跟時代的腳步，而在具體落實的工作中依然還存在較多的不足之處，倘若想要妥善的處理這些問題，那么就需要將知識管理和檔案管理有機的結合起來，只有這樣才可以推動檔案信息管理工作可以緊跟時代的發(fā)展。

2 檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1 從檔案信息屬性的角度分析

檔案的一個非常重要的屬性就是知識屬性，這些知識都是看得見摸得著的，檔案只是記載這些知識的一個載體，是人們對事物的研究成果的集中展示，檔案管理和知識管理的對象是一直的，檔案信息管理當中主要的工作內容是對于文檔中的顯性知識的一種管理。

2.2 從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識管理在發(fā)展過程中已經形成了獨具特色的理論和方法，雖然在某些環(huán)節(jié)當中還存在著一些問題，但是已經有了很好的發(fā)展和進步。要建設一套比較系統(tǒng)的、科學的管理體系，首先要保證實踐具有可行性，其次是要選定恰當的研究對象，最后是在有明確的研究對象以后根據自身的條件和具體情況選擇適當的研究方法。在知識管理當中基本上已經具備了上文中所提到的基本條件，檔案管理和知識管理的相互融合有相應的理論保障和技術保障。

3 知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1 知識管理可以完善檔案信息管理職能

知識管理在檔案信息管理當中發(fā)揮著越來越重要的作用，。檔案信息管理工作中加入了知識管理以后，檔案信息管理在工作內容和工作方式上都有著非常明顯的轉變，這種轉變主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內容，強調了對檔案信息的開發(fā)和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現(xiàn)代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關內容。

3.2 知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造

業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

4 知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

相關企業(yè)將檔案信息管理工作質量加以提升的目的是知識應用管理的主要任務之一，與此同時也作為連接部門與部門之間的紐帶，隨著信息現(xiàn)代化的不斷發(fā)展與進步推動了信息管理工作的日益完善，網絡的飛速發(fā)展為檔案管理工作的模式發(fā)生了質的改變，知識管理不但可以在某種程度上推動知識的傳遞，還能夠將服務品質加以提升。因此，相關企業(yè)在對檔案信息進行管理的時候必須加大網絡信息技術的使用力度，只有這樣才能夠推動信息管理工作實現(xiàn)智能化的目的，將服務品質加以提升。

5 知識管理有助于提高檔案管理人員素質

隨著當前管理知識的快速發(fā)展下，在諸多管理職位中，相關人員的文化素養(yǎng)也在日益提高，而相關人員的文化素養(yǎng)會對檔案信息管理工作的質量帶來一定的影響。而知識管理要求當作加入信息管理、知識管理的相關人員一定要了解管理學以及現(xiàn)代管理的知識，并掌握業(yè)務流程，將自身的文化素養(yǎng)加以提升。站在時間的立場上出發(fā)，知識管理工作的開展可以將相關人員的知識結構水平加以完善，將信息技術操作的能力不斷提升；對相關人員發(fā)揮出自身的作用帶來益處；對相關人員掌握客戶的需要帶來益處，將知識服務質量不斷提升。因此，檔案管理工作和知識管理工作屬于相輔相成的關系，知識管理能夠推動檔案信息資源的發(fā)展不僅僅限于歷史研究使用，相關人員應當將目光放長遠些，最大程度利用信息資源，不斷為社會服務，提升檔案資源的價值。希望相關人員可以通過自身的發(fā)展，成為信息的主宰。

結束語

隨著我國知識經濟的飛速發(fā)展，檔案信息管理也應當符合當前知識經濟的發(fā)展要求，相關企業(yè)在對檔案進行管理的過程中必須對以往的理念以及形式加以完善，只有不斷的完善才能夠具有創(chuàng)新精神，只有不斷的創(chuàng)新才可以推動企業(yè)的進步。而檔案管理工作也是一樣的，只有對其加以完善，和知識管理有機的結合起來才可以確保檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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