試議檔案信息利用的不利因素及解決方法

李波

摘 要：檔案信息在社會(huì)的發(fā)展中變得越來(lái)越重要，檔案記載著人類(lèi)的歷史信息，有著一定的保密性和儲(chǔ)存性，尤其是在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，檔案信息變得極其重要，人們需要利用檔案信息來(lái)開(kāi)展相應(yīng)的工作。本文就是對(duì)檔案信息利用的不利因素進(jìn)行分析，提出具體的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息；不利因素；解決方法

目前，我國(guó)檔案信息在利用的過(guò)程中主要是以檢索為主要的方法，檔案信息在檢索的過(guò)程中，使用的是半手工或者是手工的方式，因此，檢索系統(tǒng)還需要進(jìn)一步的完善，而且現(xiàn)代化的信息傳遞和檢索系統(tǒng)并沒(méi)有形成，這樣就使得檔案信息無(wú)法充分的利用，其價(jià)值得不到最大限度的發(fā)揮，檔案信息的利用效率也較低。因此需要對(duì)檔案信息利用的不利因素進(jìn)行充分的研究，減少這些不利因素對(duì)于檔案信息利用的影響。

1 檔案信息利用的不利因素

1.1 檔案信息有著分散性，無(wú)法滿足利用者需求

檔案信息在形成的過(guò)程中有著一定的分散性，相對(duì)于期刊、情報(bào)和圖書(shū)來(lái)說(shuō)，檔案信息有著一定的相似性，而且同一問(wèn)題信息會(huì)分布在多個(gè)案卷中，有些信息甚至?xí)诓煌臋n案管內(nèi)進(jìn)行保藏。不同的階段，檔案信息也有著一定的復(fù)雜性，同一個(gè)檔案主體也缺乏著系統(tǒng)性，這樣檔案信息在利用的過(guò)程中就會(huì)存在著一定的阻礙。不同的歷史時(shí)期和社會(huì)階段所形成的檔案信息有著一定的凌亂性和分散性。早期，人們并不重視檔案，檔案信息屬于管理，有很多的檔案信息在利用的過(guò)程中，會(huì)存在著信息缺失的現(xiàn)象。伴隨著科技的不斷發(fā)展，檔案信息的分散性導(dǎo)致了檔案信息無(wú)法滿足利用者的基本需要，利用者在利用的過(guò)程中，對(duì)于檔案信息的滿意度較低。

1.2 檔案信息存在著一定的落后性

目前，檔案信息在檢索的過(guò)程中，使用的檢索的手段和工具依然是手工或者是半手工，而且這一階段的檢索系統(tǒng)還不完善，并沒(méi)有建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)，使得信息的檢索、傳遞和儲(chǔ)存斗存在著一系列的問(wèn)題，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)有貨難調(diào)或者是貨不對(duì)路等現(xiàn)象，而檔案利用者必須要費(fèi)時(shí)費(fèi)力才能獲得相關(guān)的檔案信息，檔案信息的利用效率也較低，并沒(méi)有取得良好的效果。現(xiàn)代社會(huì)在快速的發(fā)展，檔案信息變得越來(lái)越重要，有許多的學(xué)術(shù)研究也離不開(kāi)檔案信息，人們的檔案意識(shí)在不斷的增加，檔案信息的利用者也對(duì)于時(shí)間觀念也越來(lái)越強(qiáng)，希望能夠及時(shí)的利用檔案信息，認(rèn)為時(shí)間就會(huì)金錢(qián)，人們已經(jīng)越來(lái)越迫切得到相關(guān)的檔案信息，來(lái)滿足人們的日常生活以及學(xué)習(xí)的需要，檔案信息檢索的落后，并不能夠滿足人們的上述要求，在這樣的情況下，就導(dǎo)致了人們對(duì)于檔案信息的利用效率較低，不利于檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

2 檔案信息利用不利因素的解決方法

2.1 立足于用戶(hù)的理念

檔案信息在利用的過(guò)程中，為了能夠更好的滿足用戶(hù)的基本需要，使得檔案信息能夠高效的被利用，就要與檔案信息的實(shí)際利用情況結(jié)合在一起，從用戶(hù)的角度出發(fā)來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的分析，還要堅(jiān)持以人為本的基本原則，根據(jù)不斷的增加用戶(hù)的檔案需求，對(duì)于用戶(hù)的行為規(guī)律和心理進(jìn)行充分的分析，從而采取相應(yīng)的措施來(lái)積極的與用戶(hù)進(jìn)行交流，保證用戶(hù)的潛在需求和現(xiàn)實(shí)需求得到滿足，對(duì)于檔案信息進(jìn)行科學(xué)的開(kāi)發(fā)，還要對(duì)相應(yīng)的社會(huì)環(huán)境和政策環(huán)境進(jìn)行調(diào)整，不斷的與用戶(hù)進(jìn)行溝通，這樣檔案信息的利用才能夠符合現(xiàn)代化的發(fā)展要求。

2.2 立足于社會(huì)理念利用檔案信息

檔案信息在被用戶(hù)利用的過(guò)程中，必須要充分的考慮到社會(huì)因素，按照社會(huì)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r來(lái)建立科學(xué)的檔案信息利用中心，檔案信息在利用的過(guò)程中，必須要僅僅的圍繞著檔案利用中心來(lái)開(kāi)展相關(guān)的活動(dòng)，并且社會(huì)的熱點(diǎn)信息，根據(jù)社會(huì)的熱點(diǎn)來(lái)對(duì)新時(shí)期的檔案信息進(jìn)行整理，這樣才能夠不斷的提高檔案利用的價(jià)值。目前，我國(guó)的檔案館所收藏的檔案信息存在著一定的滯后性，并沒(méi)有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行和更新，這樣就導(dǎo)致了檔案管中的信息與社會(huì)的熱點(diǎn)存在著極大的差異。在這樣的情況下，檔案信息要想最大限度的發(fā)揮價(jià)值，就要不斷的提高檔案信息的利用效率，打破原有管理體制的束縛，轉(zhuǎn)變遺忘的封閉型模式，逐漸向開(kāi)放型發(fā)展，與圖書(shū)館、博物館以及研究所等加強(qiáng)合作，不斷彌補(bǔ)檔案館的自身不足，從而切實(shí)提高檔案信息在社會(huì)運(yùn)行過(guò)程中的轟動(dòng)效應(yīng)，促進(jìn)檔案信息實(shí)際利用效果的提升。

2.3 樹(shù)立現(xiàn)代化的效率觀念

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，對(duì)檔案館的檢索方式提出了更為嚴(yán)格的要求，當(dāng)前我國(guó)檔案館的檢索手段仍處于手工階段，實(shí)際查準(zhǔn)率和查找速度都不能夠很好的滿足用戶(hù)的實(shí)際需求，檔案信息利用效率較低?，F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下檔案信息利用具有一定的特殊性和多元化特征，用戶(hù)對(duì)檔案信息利用的時(shí)效性要求較高，在此種情況下，加大力度對(duì)檔案信息利用的不利因素進(jìn)行解決，是當(dāng)前我國(guó)檔案信息利用工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。那么相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極樹(shù)立現(xiàn)代化的效率觀念，建立檔案信息目錄中心，通過(guò)有效的實(shí)體分散、目錄集中等方式，來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行匯集，促進(jìn)檔案信息提供的高效化和準(zhǔn)確化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理化共享，與此同時(shí)，積極對(duì)現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的快捷化和標(biāo)準(zhǔn)化，突破時(shí)間和地域的限制，從而切實(shí)提高檔案信息利用的效率。

2.4 樹(shù)立發(fā)展觀念

在檔案利用這一環(huán)節(jié)，檔案部門(mén)永遠(yuǎn)不可固步自封，而應(yīng)當(dāng)有敏悅的職業(yè)眼光，緊緊把握時(shí)代脈搏，增強(qiáng)檔案利用工作的前瞻性，及時(shí)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案利用的新變化，不斷研究新情況、解決新問(wèn)題。在當(dāng)前要特別關(guān)注一些重點(diǎn)工作，如建立企業(yè)和個(gè)人的信用檔案、已公開(kāi)的現(xiàn)行文件的閱覽、社區(qū)檔案的管理與服務(wù)、跨機(jī)關(guān)的檔案資源的整合與開(kāi)發(fā)等。同時(shí)注意發(fā)現(xiàn)、引導(dǎo)、培養(yǎng)典型，對(duì)在檔案利用服務(wù)中出現(xiàn)的已被實(shí)踐證明行之有效的新事物予以鼓勵(lì)和支持，并適時(shí)推廣，擴(kuò)大社會(huì)效益。

結(jié)束語(yǔ)

檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史憑證，是一種重要的信息資源。它包括國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成、保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表及其他各種形式的原始記錄。從宏觀層面來(lái)看，檔案信息利用的不利因素會(huì)對(duì)檔案信息的實(shí)際利用價(jià)值的發(fā)揮產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，在此種情況下，應(yīng)當(dāng)積極采取有針對(duì)性的解決措施，促進(jìn)檔案信息的科學(xué)化利用，切實(shí)提高檔案信息的時(shí)效性和便捷性能夠滿足用戶(hù)的實(shí)際需求，從而在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，促進(jìn)我國(guó)檔案建設(shè)的發(fā)展。

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