論如何做好檔案歸檔管理工作

胡桃

摘 要：檔案歸檔管理是檔案管理工作中的重要內容，其能夠保證電子檔案的完整性，并促進檔案資源價值的最大化發揮，為社會生產生活提供可靠的檔案信息資源，滿足社會群體對檔案資源的多元需求。本文主要探討現代社會發展新形勢下檔案歸檔管理的具體措施，僅供相關人員參考。

關鍵詞：檔案；歸檔管理；措施

檔案是指在社會各項活動中直接形成的原始記錄，其包含多種形式，并且具有良好的保存價值。檔案資源具有良好的現實價值和長遠價值，對于社會可持續發展具有重要意義。因此在檔案管理工作中應當加大力度做好檔案歸檔并加強管理，以保證檔案資源安全，推進檔案事業的不斷發展進步。

1 檔案科學化歸檔管理的重要意義

就檔案歸檔管理工作的具體情況來看，以往檔案管理模式下，檔案工作人員往往依賴手工操作對檔案進行歸檔，此種情況下不僅無法取得理想的檔案歸檔管理效率，甚至會造成人力資源的嚴重浪費，檔案管理安全性不足，嚴重影響檔案歸檔管理工作質量。而隨著信息時代的到來，計算機技術逐漸得到廣泛應用，基于信息技術與網絡技術之上的電子檔案逐漸形成，檔案資料收集、存儲、分類與統計等環節操作更為便捷，切實提高了檔案歸檔管理的工作效率。基于計算機技術對檔案進行歸檔管理，促進體系化管理的順利實現，通過檔案信息與載體的分離利用，便于檔案信息與其他信息系統建立互聯關系，有效提高了檔案歸檔工作質量和效率，突破時間與空間的限制，促進檔案資源利用價值的最大化發揮，因此檔案科學化歸檔管理具有重要意義。

電子檔案與紙質檔案相比，其在檔案歸檔存儲的方式也發生明顯轉變，以VCD、DVD光碟、大容量移動硬盤等作為主要載體的，對檔案資源進行存儲，使得檔案信息資源的讀取和利用更為便捷高效、存儲時間長且不易損壞，所受外部影響較小，具有良好的穩定性。可以說，電子檔案的形成，為檔案事業的發展奠定了堅實的基礎，在一定程度上拓寬了檔案事業的發展空間，推進檔案歸檔管理向更高的管理階段邁進。

2 當前檔案歸檔管理中存在的不足

2.1 文書檔案的管理水平難以適應現代化發展的需求

長期以來，文書處理和檔案管理由不同的部門負責，影響了文書檔案的管理效率，削弱了檔案的信息服務功能。隨著計算機技術和信息技術不斷地被開發和利用，各單位對文書檔案的歸檔管理要求更高了。管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。

2.2 文書檔案管理人員專業素質不高

一些文書檔案管理人員，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，導致文書檔案收集范圍不明確、立卷不符合規范等問題。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。

2.3 保密意識淡薄

在日常工作中，由于受“無密可保”、“有密難保”、“保密無用”等思想的影響，對檔案保密重要性的認識不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。

3 新形勢下做好檔案歸檔管理的具體策略

3.1 采用辦公自動化

隨著計算機在社會生產生活中的廣泛應用，社會群體工作質量與效率明顯提升，檔案歸檔管理工作也不例外，為切實提高社會發展新形勢下檔案歸檔管理工作效率，應當積極采用辦公自動化，對現代信息技術與網絡技術加以合理應用，將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，規范存儲至辦公信息數據庫中，安排專門的檔案人員進行管理，令檔案信息供檔案人員與技術人員共享，從而全面提高檔案歸檔管理有效性。在檔案歸檔管理工作中，通過辦公自動化的方式能夠簡化檔案查詢環節，并有效解決了檔案存儲的空間，提高檔案歸檔工作效率，從而為檔案管理工作的科學化開展打下良好的基礎。

3.2 及時歸檔管理

在檔案歸檔管理工作中，為保證檔案信息資源安全，及時做好歸檔工作，檔案管理各部門、各實體以及項目負責人應當在檔案管理過程中及時做好歸檔工作，尤其是在資料形成過程中應當及時對檔案資源進行收集和整理，及時鑒定并移交。相關管理人員應當充分行駛自身職責，定期對檔案收集與整理工作進行檢查與監督，在發現問題的第一實踐進行妥善處理，以保證檔案歸檔管理的規范性和可靠性。

3.3 加強涉密檔案的管理

為保證檔案歸檔管理的有效性，保證檔案資源安全，應當積極采取有效措施對涉密檔案進行科學化管理，切實降低檔案資源的安全隱患。這就要求檔案管理工作中應當將檔案保密制度嚴格落實到實際工作中，安排專門人員負責檔案歸檔中的涉密檔案，并實行責任制度，強化檔案管理人員的崗位意識與責任意識，從而切實保證涉密檔案安全，提高檔案歸檔管理的有效性。也就是說在檔案歸檔管理過程中應當準確把握《檔案法》、《保密法》等相關法律并認真貫徹執行相關法規，加強檔案歸檔管理，規范檔案移交、銷毀等環節，切實保證涉密檔案的安全性。

涉密檔案應單獨裝訂保存，嚴禁與非密級檔案材料進行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現涉密擴散問題。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。未經批準，任何人不得隨意閱覽、復制、傳真和摘錄涉密檔案內容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護，確保安全。

3.4 采用計算機技術管理文書檔案

要注意檔案保管設備的技術性安全，特別是設備不能鏈接到互聯網上，防止信息被竊取或丟失。隨著網絡技術的發展，網絡中存在太多的不穩定因素，解決這個問題目前沒有太好的方法，我們現階段采取的最安全的管理方式就是獨立進行管理。

3.5 加強對檔案管理人員的業務培訓

從檔案發展的方向看，要提高檔案管理人員的自身素質和業務能力，必須掌握現代化技術，熟練應用計算機對電子檔案維護、介入檔案的形成與儲存，確保電子檔案的安全和完整，促進電子檔案走上規范化有序管理。檔案管理者必須掌握科技信息技術，并熟練應用計算機和其他電子設備進行電子檔案的使用、維護、管理，否則管理人員根本無法從事電子檔案的形成和保管工作，也無法參與電子文件管理、檢索系統的規劃設計。維護電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的因素如計算機病毒、盜竊、篡改等行為作斗爭。

結束語

總而言之，隨著現代社會不斷發展進步，社會活動更加復雜化與多樣化，檔案歸檔管理的難度也明顯加大。為保證檔案歸檔管理工作質量，促進檔案資源利用價值的最大化發揮，應當結合實際情況積極完善檔案歸檔管理相關制度，規范檔案歸檔諸多環節，提高檔案立卷質量，從而確保檔案資源能夠為現代社會發展提供服務，并推進檔案事業的穩定健康發展。

參考文獻

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