淺談城建檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

楊文軍

摘 要：城建檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的技術(shù)成果和歷史依據(jù)，隨著城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，利用城建檔案管理可以更好地為城市建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。本文以城建檔案管理為切入點(diǎn)，在概述城建檔案管理的困境的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)分析了城建檔案管理的出路，旨在說明城建檔案管理的重要性，以期為城建檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；檔案管理；困境及出路

前言

城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是城市發(fā)展的真實(shí)記錄。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城建檔案工作的外延和內(nèi)涵也不斷拓展和深化。就目前而言，我國(guó)城建檔案管理的內(nèi)容日趨復(fù)雜。面對(duì)新形勢(shì)下的城建檔案管理工作，為加快城市現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)城市經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、全面、迅速發(fā)展，應(yīng)積極探索城建檔案管理工作的出路。如何進(jìn)行城建檔案管理是當(dāng)前城建檔案工作關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，研究城建檔案管理的困境及其出路具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。鑒于此，筆者對(duì)城建檔案管理的困境及出路進(jìn)行了初步探討。

1 概述城建檔案管理的困境

當(dāng)前，城建檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在著諸多亟待解決的問題，致使城建檔案管理陷入困境。城建檔案管理的困境，主要是由于檔案管理法制建設(shè)不健全、城建檔案管理信息化薄弱和城建檔案管理工作不規(guī)范，其具體內(nèi)容如下：

1.1 檔案管理法制建設(shè)不健全

檔案管理法制建設(shè)不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執(zhí)法細(xì)則有待進(jìn)一步完善，檔案管理法制建設(shè)不健全制約著城建檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年1月1日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實(shí)施，從法律條款上進(jìn)一步對(duì)城建檔案工作給予了支持，同時(shí)也拓展了城建檔案的服務(wù)地域，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務(wù)范疇，但相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則尚無進(jìn)一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識(shí)較低，使得城建檔案的行政執(zhí)法過緩，也造成了檔案管理法制建設(shè)的不健全。

1.2 城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是城建檔案管理的信息化建設(shè)的觀念亟待轉(zhuǎn)變。在城建檔案管理信息化建設(shè)中，由于管理人員的信息化意識(shí)不足，在城建檔案管理實(shí)際工作中沒有發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，仍然停留在傳統(tǒng)的城建檔案管理的階段，不利于現(xiàn)代城建檔案管理工作的進(jìn)行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對(duì)信息化建設(shè)的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設(shè)施落后。三是城建檔案管理的軟件系統(tǒng)開發(fā)過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設(shè)，軟件系統(tǒng)開發(fā)至關(guān)重要，當(dāng)前城建檔案管理的軟件系統(tǒng)無法滿足檔案管理人員的需要。

1.3 城建檔案管理工作不規(guī)范

城建檔案管理工作不規(guī)范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規(guī)范，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一方面，檔案收集來源不均衡。總的來說，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環(huán)節(jié)還比較薄弱。另一方面，在管理權(quán)限上，專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項(xiàng)、空白的地方。另外，在檔案資源處理方面，城建檔案工作也存在著不規(guī)范的地方。盲目收集和沒有分類管理，都不同程度地造成城建檔案管理人力和物力的浪費(fèi)。因此，優(yōu)化城建檔案管理工作勢(shì)在必行。

2 城建檔案管理的出路分析

為進(jìn)一步提高城建檔案管理水平，改善城建檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)當(dāng)前城建檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，城建檔案管理的出路，可以從以下幾個(gè)方面入手，下文將逐一進(jìn)行分析：

2.1 健全城建檔案管理法制建設(shè)

健全城建檔案管理法制建設(shè)是城建檔案管理的有效途徑之一。在城建檔案管理中，健全城建檔案管理法制建設(shè)，應(yīng)加大城建檔案管理的執(zhí)法力度。對(duì)于不夠完善的城建檔案管理辦法，要采取相應(yīng)的措施逐步完善，制訂出實(shí)施細(xì)則，明確權(quán)利義務(wù)，障城建檔案管理，為城建檔案的行政執(zhí)法工作提供可靠的依據(jù)。與此同時(shí)，對(duì)于城建檔案管理法制建設(shè)的宣傳也必不可少。城建檔案管理法制建設(shè)，應(yīng)有針對(duì)性地利用宣傳媒體，加大對(duì)執(zhí)法的宣傳力度，調(diào)整內(nèi)外部執(zhí)法機(jī)構(gòu)與管理機(jī)構(gòu)的協(xié)作，積極參與執(zhí)法；對(duì)于多發(fā)、貫發(fā)違法案件重點(diǎn)突破，加大責(zé)任追究及處罰，使行政執(zhí)法健康有序地發(fā)展。

2.2 完善城建檔案的信息化管理

完善城建檔案的信息化管理在城建檔案管理中也至關(guān)重要。完善城建檔案的信息化管理，要把握好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，一是加大城建檔案管理信息化的宣傳，提高城建檔案管理人員的信息化意識(shí)，不斷優(yōu)化城建檔案管理人員的素質(zhì)。可以通過定期或不定期地開展對(duì)城建檔案管理人員的培訓(xùn)，加大其參與信息化建設(shè)的介入力度，切實(shí)加快觀念的轉(zhuǎn)變。二是要加大城建管理信息化建設(shè)的硬件投入。對(duì)城建管理信息化而言，要結(jié)合城建檔案管理的實(shí)際情況，利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化辦公設(shè)施，逐步搭建檔案資源流轉(zhuǎn)、利用平臺(tái)，縮短檔案資源歸檔的周期，提高城建檔案的準(zhǔn)確性、時(shí)效性及利用率。三是要加大城建檔案管理的軟件系統(tǒng)開發(fā)。在城建檔案信息化管理中，城建檔案管理的軟件系統(tǒng)是信息化建設(shè)的關(guān)鍵。在開發(fā)城建檔案管理軟件系統(tǒng)的過程中，應(yīng)對(duì)橫向和縱向的檔案信息管理實(shí)施分步開發(fā)，優(yōu)先滿足小區(qū)域既有檔案資源的信息化需求，并兼顧大區(qū)域信息化開發(fā)的過渡，同時(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃大區(qū)域信息化系統(tǒng)的研發(fā)，為整體城建檔案管理信息化提供有力支持。

2.3 規(guī)范城建檔案管理整理工作

規(guī)范城建檔案管理整理工作在城建檔案管理中的作用也不容忽視。在城建檔案管理工作中，實(shí)施目標(biāo)管理，規(guī)范檔案資源的收集、處理。要規(guī)范城建檔案管理整理工作，首先，要統(tǒng)籌安排城建檔案資源的收集。把資源收集納入目標(biāo)管理，統(tǒng)一規(guī)劃收集的對(duì)象、結(jié)構(gòu)和層次，制定相應(yīng)目標(biāo)，分階段達(dá)標(biāo)；嚴(yán)格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補(bǔ)空；認(rèn)真分析資源分布結(jié)構(gòu)，有重點(diǎn)地突破資源收集結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。其次，積極推行檔案資源收集方式的多元化。對(duì)于能夠納入特種載體收集的資源，力求搭建微機(jī)化或網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)進(jìn)行采集，進(jìn)一步提高管理效率，為資源使用、服務(wù)提供保障；同時(shí)，對(duì)符合既有收集資源向特種資源轉(zhuǎn)換條件的，逐步進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。再此，要加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范化處理。做好檔案分類研究，把好關(guān)口，分清層次，做好檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量上的統(tǒng)一，杜絕垃圾資源的侵入；進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的收集、處理的工作流程，結(jié)合多元化的處理方式進(jìn)行處置，提高管理效率；另外，還要加強(qiáng)檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監(jiān)督與交流。

結(jié)束語

總之，城建檔案管理是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性。我國(guó)城建檔案管理工作與城建檔案管理體制密不可分。在進(jìn)行城建檔案管理的工作中，應(yīng)健全城建檔案管理法制建設(shè)、完善城建檔案的信息化管理、規(guī)范城建檔案管理整理工作，不斷探索城建檔案管理的有效途徑，只有這樣，才能促進(jìn)城建檔案管理水平的提高，進(jìn)而推動(dòng)城建檔案管理工作的順利開展。

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