淺談城建檔案管理現狀與問題分析

楊文軍

摘 要：城建檔案是社會發展的產物，是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。城市建設檔案是城市建設的技術成果和歷史依據，隨著城市規模的不斷擴大，利用城建檔案管理可以更好地為城市建設和領導決策服務。本文以城建檔案管理為切入點，在概述城建檔案管理的困境的基礎上，重點分析了城建檔案管理的出路，旨在說明城建檔案管理的重要性，以期為城建檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：城建檔案；檔案管理；困境及出路

前言

城建檔案是城市可持續發展的寶貴資源，是城市發展的真實記錄。隨著我國社會經濟的發展，城建檔案工作的外延和內涵也不斷拓展和深化。就目前而言，我國城建檔案管理的內容日趨復雜。面對新形勢下的城建檔案管理工作，為加快城市現代化建設，促進城市經濟、科學、全面、迅速發展，應積極探索城建檔案管理工作的出路。如何進行城建檔案管理是當前城建檔案工作關注的焦點。因此，研究城建檔案管理的困境及其出路具有十分重要的現實意義。鑒于此，筆者對城建檔案管理的困境及出路進行了初步探討。

1 概述城建檔案管理的困境

當前，城建檔案管理的現狀不容樂觀，還存在著諸多亟待解決的問題，致使城建檔案管理陷入困境。城建檔案管理的困境，主要是由于檔案管理法制建設不健全、城建檔案管理信息化薄弱和城建檔案管理工作不規范，其具體內容如下：

1.1 檔案管理法制建設不健全

檔案管理法制建設不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執法細則有待進一步完善，檔案管理法制建設不健全制約著城建檔案事業的發展。2008年1月1日，《城鄉規劃法》的頒布實施，從法律條款上進一步對城建檔案工作給予了支持，同時也拓展了城建檔案的服務地域，如：城市、鄉村都納入了城建檔案的業務范疇，但相應的實施細則尚無進一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識較低，使得城建檔案的行政執法過緩，也造成了檔案管理法制建設的不健全。

1.2 城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中，信息化建設的現狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現在三個方面，一是城建檔案管理的信息化建設的觀念亟待轉變。在城建檔案管理信息化建設中，由于管理人員的信息化意識不足，在城建檔案管理實際工作中沒有發揮信息化的優勢，仍然停留在傳統的城建檔案管理的階段，不利于現代城建檔案管理工作的進行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對信息化建設的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設施落后。三是城建檔案管理的軟件系統開發過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設，軟件系統開發至關重要，當前城建檔案管理的軟件系統無法滿足檔案管理人員的需要。

1.3 城建檔案管理工作不規范

城建檔案管理工作不規范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規范，主要表現在三個方面，一方面，檔案收集來源不均衡。總的來說，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環節還比較薄弱。另一方面，在管理權限上，專業部門內部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項、空白的地方。另外，在檔案資源處理方面，城建檔案工作也存在著不規范的地方。盲目收集和沒有分類管理，都不同程度地造成城建檔案管理人力和物力的浪費。因此，優化城建檔案管理工作勢在必行。

2 城建檔案管理的出路分析

為進一步提高城建檔案管理水平，改善城建檔案管理的現狀，針對當前城建檔案管理工作中出現的問題，城建檔案管理的出路，可以從以下幾個方面入手，下文將逐一進行分析：

2.1 健全城建檔案管理法制建設

健全城建檔案管理法制建設是城建檔案管理的有效途徑之一。在城建檔案管理中，健全城建檔案管理法制建設，應加大城建檔案管理的執法力度。對于不夠完善的城建檔案管理辦法，要采取相應的措施逐步完善，制訂出實施細則，明確權利義務，障城建檔案管理，為城建檔案的行政執法工作提供可靠的依據。與此同時，對于城建檔案管理法制建設的宣傳也必不可少。城建檔案管理法制建設，應有針對性地利用宣傳媒體，加大對執法的宣傳力度，調整內外部執法機構與管理機構的協作，積極參與執法；對于多發、貫發違法案件重點突破，加大責任追究及處罰，使行政執法健康有序地發展。

2.2 完善城建檔案的信息化管理

完善城建檔案的信息化管理在城建檔案管理中也至關重要。完善城建檔案的信息化管理，要把握好三個關鍵點，一是加大城建檔案管理信息化的宣傳，提高城建檔案管理人員的信息化意識，不斷優化城建檔案管理人員的素質。可以通過定期或不定期地開展對城建檔案管理人員的培訓，加大其參與信息化建設的介入力度，切實加快觀念的轉變。二是要加大城建管理信息化建設的硬件投入。對城建管理信息化而言，要結合城建檔案管理的實際情況，利用現有的現代化辦公設施，逐步搭建檔案資源流轉、利用平臺，縮短檔案資源歸檔的周期，提高城建檔案的準確性、時效性及利用率。三是要加大城建檔案管理的軟件系統開發。在城建檔案信息化管理中，城建檔案管理的軟件系統是信息化建設的關鍵。在開發城建檔案管理軟件系統的過程中，應對橫向和縱向的檔案信息管理實施分步開發，優先滿足小區域既有檔案資源的信息化需求，并兼顧大區域信息化開發的過渡，同時，統籌規劃大區域信息化系統的研發，為整體城建檔案管理信息化提供有力支持。

2.3 規范城建檔案管理整理工作

規范城建檔案管理整理工作在城建檔案管理中的作用也不容忽視。在城建檔案管理工作中，實施目標管理，規范檔案資源的收集、處理。要規范城建檔案管理整理工作，首先，要統籌安排城建檔案資源的收集。把資源收集納入目標管理，統一規劃收集的對象、結構和層次，制定相應目標，分階段達標；嚴格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補空；認真分析資源分布結構，有重點地突破資源收集結構不合理的現象。其次，積極推行檔案資源收集方式的多元化。對于能夠納入特種載體收集的資源，力求搭建微機化或網絡化管理平臺進行采集，進一步提高管理效率，為資源使用、服務提供保障；同時，對符合既有收集資源向特種資源轉換條件的，逐步進行載體轉換。再此，要加強檔案資源的規范化處理。做好檔案分類研究，把好關口，分清層次，做好檔案資源的數量和質量上的統一，杜絕垃圾資源的侵入；進一步優化檔案資源的收集、處理的工作流程，結合多元化的處理方式進行處置，提高管理效率；另外，還要加強檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監督與交流。

結束語

總之，城建檔案管理是一項綜合的系統工程，具有長期性和復雜性。我國城建檔案管理工作與城建檔案管理體制密不可分。在進行城建檔案管理的工作中，應健全城建檔案管理法制建設、完善城建檔案的信息化管理、規范城建檔案管理整理工作，不斷探索城建檔案管理的有效途徑，只有這樣，才能促進城建檔案管理水平的提高，進而推動城建檔案管理工作的順利開展。

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