計算機技術在辦公自動化中的應用研究

張芳

摘 要計算機技術在處理辦公室事務中體現出了較高的效率，因此很多傳統的辦公方式被辦公自動化所取代。因此，本文簡要總結了計算機技術在辦公自動化中應用的意義，進而提出了如何更好地促進計算機技術在辦公自動化中的應用策略。

【關鍵詞】計算機；辦公自動化；計算機技術

計算機技術對于辦公效率的提高是不可否認的，尤其是在各種高新技術不斷發展的今天，計算機技術能夠幫助企業提高辦公效率，有效地提高企業的核心競爭力。所以，本文通過對計算機技術與辦公自動化的關系進行論述，進而能夠為現代企業促進辦公效率的提高提供良好的參考。

1 計算機技術對辦公自動化的促進作用

隨著計算機技術的不斷發展，在辦公過程中的應用更加廣泛，其對辦公自動化的促進作用主要體現在以下幾個方面：

1.1 進一步擴大辦公區域

計算機技術對于辦公區域能夠起到擴大作用，這一擴大作用的含義主要包括兩個方面：第一，利用計算機技術，能夠有效地減少部分辦公設備的體積，從而能夠更好地節約辦公區域的面積，使得人們能夠擁有更大范圍的辦公區域，優化辦公環境，能夠進一步提高辦公效率；第二，目前，很多企業在擴大規模的過程中，會將辦公區域設置在不同的城市中。而計算機技術能夠通過網絡平臺，將不同辦公區域的人們聯系起來，利用計算機技術對相關的辦公事務進行自動化的管理，從而能夠幫助企業更好地擴大辦公區域。

1.2 幫助企業提高辦公效率，降低辦公成本。

在傳統的辦公室工作中，需要人們進行大量的重復性的工作，從而導致工作效率比較低。而且復雜的工作，需要較多的人力參與，同時也提高了公司的辦公成本。計算機技術的主要作用能夠更好地提高辦公效率，降低辦公成本，主要體現在以下幾個方面：第一，利用計算機技術，能夠將復雜的工作以自動化程序的方式，更好地代替人工的處理，可以有效地提高辦公效率；第二，辦公效率的提高，使得傳統的工作可以利用更少的人力解決，可以有效地幫助企業降低辦公成本，能夠更好地節約企業的開支，從而有效地促進企業效益的增加；第三，計算機技術在企業中的應用，可以使得很多材料以電子版的形式進行分享，避免了紙質版材料的提交和審核，從而能夠有效地節約打印和紙張資源；同時，電子版可以快速地進行分享，紙質版還需要進行打印和簽字審批等等，能夠有效地提高企業的管理效率。

2 促進計算機技術在辦公自動化中的應用策略

根據以上的分析和論述可知，目前計算機技術在推動辦公自動化方面有著重要的作用，可以幫助企業擴大辦公范圍，能夠有效地提高辦公效率，更好地節約人力成本。所以，需要更好地促進計算機技術在辦公自動化中的應用，為此可以參考以下幾個方面：

2.1 企業需要為計算機技術的應用提供條件

根據上文的論述，可以清晰地了解到計算機技術在推動企業辦公效率提高過程中的重要作用，因此為了更好地促進計算機技術在企業辦公自動化中的應用，需要為其提供完善的條件：第一，需要為計算機技術的應用提供硬件條件，例如：在企業的辦公區為員工配置計算機終端，同時還需要建立相關的網絡設施，使得員工可以通過網絡更好地進行辦公；第二，對計算機技術的應用提供軟件支持，目前市面上存在多種辦公自動化軟件，所以在對計算機技術的應用提供軟件支持的過程中，需要對這些辦公軟件進行挑選，選擇適合企業需求的軟件，從而能夠使得員工在使用過程中更加得心應手；第三，計算機技術是一項復雜的技術，因此需要對相關的使用人員進行培訓，從而能夠使得他們更好地掌握計算機技術和相關辦公軟件的使用，能夠進一步提高辦公效率，促進辦公自動化進程的發展。

2.2 促進文檔管理的自動化

很多企業在進行辦公的過程中會形成很多文檔，這些文檔需要進行分門別類的管理。因此，有效地促進文檔管理的自動化是辦公自動化的重要內容，所以可以利用計算機技術，促使文檔管理形成自動化的過程。為此可以參考以下幾點：第一，辦公人員可以利用網絡和計算機終端的操作，對相關的文檔進行歸納和整理，同時計算機終端可以記錄辦公人員的操作時間和操作類型等等，從而可以更好地文檔整理中的問題進行追溯；第二，對于一些需要定期整理的文檔，可以利用計算機設置定時任務，能夠對符合規則的文檔進行定期整理，從而有效地節約人力資源；第三，辦公過程中產生的文檔一般都非常重要，而且很多文檔都是保密的。因此，需要對部分文檔進行備份，雖然計算機技術能夠有效地促進文檔管理的自動化，但是如果在計算機遇到問題時，很可能會丟失掉部分文檔。因此，需要對文檔進行定期的備份，對于文檔恢復和找回提供條件。

2.3 對辦公自動化流程進行監督

計算機技術不僅僅可以促進辦公的自動化，而且還可以對整個自動化的進程進行監督，從而能夠有效地分析辦公自動化的整個流程，促進流程向著更加合理的方向進行改革。對辦公自動化流程進行監督，可以參考以下幾個方面：第一，可以建立員工工作的信息平臺，員工需要登錄信息平臺然后進行相關的操作，這些操作都可以被記錄下來，可以通過分析員工的操作記錄對辦公自動化流程進行監督；第二，可以對辦公自動化各個環節的內容進行記錄，從而分析出有待完善的部分，然后通過合并處理、自動化推送等方式，有效地降低相關人員的工作量，從而能夠真正地實現辦公環節的自動化，有效地促進計算機技術在辦公自動化中的應用和發展；第三，利用計算機技術對辦公自動化流程進行分析，能夠有效地改善資源不合理分配的情況，進一步促進資源的優化配置，可以更好地提高企業辦公效率，降低企業的整體運營成本。

3 小結

隨著計算機技術的不斷發展，對于辦公自動化的進程有著越來越好的促進作用。因此，必須要更好地將計算機技術應用于辦公自動化的進程中，幫助企業更好地處理相關的事務。同時，也需要不斷提高辦公人員的計算機素質，使其能夠更好地利用現代化的計算機工具，更好地進行相關的研究，能夠使得計算機技術更好地應用到企業辦公自動化的流程中。

參考文獻

[1]卞麗情.計算機技術在辦公自動化中的應用方法探討[J].科技創新與應用，2015（23）：112-112.

[2]陳長全.關于辦公自動化中計算機技術應用研究[J].科技與企業，2015（04）.

作者單位

湖南信息職業技術學院 湖南省長沙市 410000