計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

張芳

摘 要計(jì)算機(jī)技術(shù)在處理辦公室事務(wù)中體現(xiàn)出了較高的效率，因此很多傳統(tǒng)的辦公方式被辦公自動化所取代。因此，本文簡要總結(jié)了計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的意義，進(jìn)而提出了如何更好地促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用策略。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；辦公自動化；計(jì)算機(jī)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)對于辦公效率的提高是不可否認(rèn)的，尤其是在各種高新技術(shù)不斷發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠幫助企業(yè)提高辦公效率，有效地提高企業(yè)的核心競爭力。所以，本文通過對計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動化的關(guān)系進(jìn)行論述，進(jìn)而能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)促進(jìn)辦公效率的提高提供良好的參考。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)對辦公自動化的促進(jìn)作用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，在辦公過程中的應(yīng)用更加廣泛，其對辦公自動化的促進(jìn)作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 進(jìn)一步擴(kuò)大辦公區(qū)域

計(jì)算機(jī)技術(shù)對于辦公區(qū)域能夠起到擴(kuò)大作用，這一擴(kuò)大作用的含義主要包括兩個方面：第一，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效地減少部分辦公設(shè)備的體積，從而能夠更好地節(jié)約辦公區(qū)域的面積，使得人們能夠擁有更大范圍的辦公區(qū)域，優(yōu)化辦公環(huán)境，能夠進(jìn)一步提高辦公效率；第二，目前，很多企業(yè)在擴(kuò)大規(guī)模的過程中，會將辦公區(qū)域設(shè)置在不同的城市中。而計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺，將不同辦公區(qū)域的人們聯(lián)系起來，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對相關(guān)的辦公事務(wù)進(jìn)行自動化的管理，從而能夠幫助企業(yè)更好地?cái)U(kuò)大辦公區(qū)域。

1.2 幫助企業(yè)提高辦公效率，降低辦公成本。

在傳統(tǒng)的辦公室工作中，需要人們進(jìn)行大量的重復(fù)性的工作，從而導(dǎo)致工作效率比較低。而且復(fù)雜的工作，需要較多的人力參與，同時(shí)也提高了公司的辦公成本。計(jì)算機(jī)技術(shù)的主要作用能夠更好地提高辦公效率，降低辦公成本，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)?fù)雜的工作以自動化程序的方式，更好地代替人工的處理，可以有效地提高辦公效率；第二，辦公效率的提高，使得傳統(tǒng)的工作可以利用更少的人力解決，可以有效地幫助企業(yè)降低辦公成本，能夠更好地節(jié)約企業(yè)的開支，從而有效地促進(jìn)企業(yè)效益的增加；第三，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，可以使得很多材料以電子版的形式進(jìn)行分享，避免了紙質(zhì)版材料的提交和審核，從而能夠有效地節(jié)約打印和紙張資源；同時(shí)，電子版可以快速地進(jìn)行分享，紙質(zhì)版還需要進(jìn)行打印和簽字審批等等，能夠有效地提高企業(yè)的管理效率。

2 促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用策略

根據(jù)以上的分析和論述可知，目前計(jì)算機(jī)技術(shù)在推動辦公自動化方面有著重要的作用，可以幫助企業(yè)擴(kuò)大辦公范圍，能夠有效地提高辦公效率，更好地節(jié)約人力成本。所以，需要更好地促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，為此可以參考以下幾個方面：

2.1 企業(yè)需要為計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用提供條件

根據(jù)上文的論述，可以清晰地了解到計(jì)算機(jī)技術(shù)在推動企業(yè)辦公效率提高過程中的重要作用，因此為了更好地促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公自動化中的應(yīng)用，需要為其提供完善的條件：第一，需要為計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用提供硬件條件，例如：在企業(yè)的辦公區(qū)為員工配置計(jì)算機(jī)終端，同時(shí)還需要建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，使得員工可以通過網(wǎng)絡(luò)更好地進(jìn)行辦公；第二，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用提供軟件支持，目前市面上存在多種辦公自動化軟件，所以在對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用提供軟件支持的過程中，需要對這些辦公軟件進(jìn)行挑選，選擇適合企業(yè)需求的軟件，從而能夠使得員工在使用過程中更加得心應(yīng)手；第三，計(jì)算機(jī)技術(shù)是一項(xiàng)復(fù)雜的技術(shù)，因此需要對相關(guān)的使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而能夠使得他們更好地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)辦公軟件的使用，能夠進(jìn)一步提高辦公效率，促進(jìn)辦公自動化進(jìn)程的發(fā)展。

2.2 促進(jìn)文檔管理的自動化

很多企業(yè)在進(jìn)行辦公的過程中會形成很多文檔，這些文檔需要進(jìn)行分門別類的管理。因此，有效地促進(jìn)文檔管理的自動化是辦公自動化的重要內(nèi)容，所以可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，促使文檔管理形成自動化的過程。為此可以參考以下幾點(diǎn)：第一，辦公人員可以利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)終端的操作，對相關(guān)的文檔進(jìn)行歸納和整理，同時(shí)計(jì)算機(jī)終端可以記錄辦公人員的操作時(shí)間和操作類型等等，從而可以更好地文檔整理中的問題進(jìn)行追溯；第二，對于一些需要定期整理的文檔，可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)置定時(shí)任務(wù)，能夠?qū)Ψ弦?guī)則的文檔進(jìn)行定期整理，從而有效地節(jié)約人力資源；第三，辦公過程中產(chǎn)生的文檔一般都非常重要，而且很多文檔都是保密的。因此，需要對部分文檔進(jìn)行備份，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效地促進(jìn)文檔管理的自動化，但是如果在計(jì)算機(jī)遇到問題時(shí)，很可能會丟失掉部分文檔。因此，需要對文檔進(jìn)行定期的備份，對于文檔恢復(fù)和找回提供條件。

2.3 對辦公自動化流程進(jìn)行監(jiān)督

計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅僅可以促進(jìn)辦公的自動化，而且還可以對整個自動化的進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督，從而能夠有效地分析辦公自動化的整個流程，促進(jìn)流程向著更加合理的方向進(jìn)行改革。對辦公自動化流程進(jìn)行監(jiān)督，可以參考以下幾個方面：第一，可以建立員工工作的信息平臺，員工需要登錄信息平臺然后進(jìn)行相關(guān)的操作，這些操作都可以被記錄下來，可以通過分析員工的操作記錄對辦公自動化流程進(jìn)行監(jiān)督；第二，可以對辦公自動化各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行記錄，從而分析出有待完善的部分，然后通過合并處理、自動化推送等方式，有效地降低相關(guān)人員的工作量，從而能夠真正地實(shí)現(xiàn)辦公環(huán)節(jié)的自動化，有效地促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用和發(fā)展；第三，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對辦公自動化流程進(jìn)行分析，能夠有效地改善資源不合理分配的情況，進(jìn)一步促進(jìn)資源的優(yōu)化配置，可以更好地提高企業(yè)辦公效率，降低企業(yè)的整體運(yùn)營成本。

3 小結(jié)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，對于辦公自動化的進(jìn)程有著越來越好的促進(jìn)作用。因此，必須要更好地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化的進(jìn)程中，幫助企業(yè)更好地處理相關(guān)的事務(wù)。同時(shí)，也需要不斷提高辦公人員的計(jì)算機(jī)素質(zhì)，使其能夠更好地利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)工具，更好地進(jìn)行相關(guān)的研究，能夠使得計(jì)算機(jī)技術(shù)更好地應(yīng)用到企業(yè)辦公自動化的流程中。

參考文獻(xiàn)

[1]卞麗情.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用方法探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（23）：112-112.

[2]陳長全.關(guān)于辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用研究[J].科技與企業(yè)，2015（04）.

作者單位

湖南信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南省長沙市 410000