論符合時代發展的企業辦公室管理

王玉鵬　陳媛

摘 要 企業辦公室管理對企業來說至關重要。雖然企業辦公室管理已經形成比較成熟的理論，但隨著技術的革新，時代的變化，原先的管理方式會越來越不適應企業在當今社會發展的需要。若想持續發展下去，對社會產生長久的價值，除了產品、商業模式、營銷等需要跟上時代的步伐外，企業辦公室的管理方式、理念及制度也需要不斷更新升級。因此，在新環境下，需要對企業辦公室管理不斷地進行改進與創新。

關鍵詞 企業 辦公室 管理

很多人希望自己能處理好辦公室員工之間的各種關系和問題，讓企業的工作效率倍增，提高公司效益。但在管理時總會苦于難以解決很多問題。下面針對辦公室管理中的七個主要環節：“招聘、制度、辦公室氛圍、文化、激勵、領導的藝術、使命和愿景”做簡要的論述，希望能對處于新環境的企業有所啟發。

1人才招聘

為一流的人才花錢是值得的。一般而言，不能因為雇用人才的費用太高而放棄，因為人才總會創造比其工資高得多的價值。相反，不要花小錢去雇對公司幾乎沒用甚至產生惡劣影響的人，因為即便這些人再廉價，也是公司的多余成本。 雇用與公司價值觀一致的人，即便雇來的人不會一開始就贊同公司所有的制度、使命和價值觀，但至少進入公司的人在最主要的價值觀上應該和公司一致，否則即便他能力再強，早晚都會出問題。要雇用人品和道德良好的人，否則當公司和他的利益發生沖突時，他的行為不知道將會對公司造成多大的傷害。總之，按照招聘制度嚴格篩選，雇用最適合團隊而不是最厲害的人。

2辦公室制度

公司的制度一般存在三個問題：（1）制定時，管理層在桌子上拍拍腦袋就決定了，并沒有充分結合公司最前線的實際情況來制定。這樣的規章制度往往停留在書面上，員工很難執行，沒法落實；（2）制度寫的很好，停留在嘴和紙面上，沒有花足夠的功夫或用科學的方法將其貫徹和落實；（3）制度寫的很好，落實的也很好。但是沒有隨著時代的改變去更新升級。現在市場風云莫測，幾乎沒有任何一家成功公司的規章制度能在幾年之內保持絲毫不變的，制度應該隨著市場的變化而更化。當然也不能輕易改變，應該通過科學的方式來做出決策，否則很容易被市場淘汰。

3辦公室氛圍

一個好的辦公室應該是一個優秀的團隊，應該有一個或幾個“教練”帶領大家，將大家凝聚到一起。教練需要將企業文化和經營理念、使命、團隊文化用很好的方式傳授給大家，使大家運用它來工作。我的個人建議是：員工個人利益應與公司的總目標保持一致，實現雙贏。讓大家一起經歷完成任務過程中的困難和成功時的喜悅，增強大家的凝聚力和歸屬感。當然也可以巧妙地利用演講、活動以及培訓來達到這個目的。做到不讓團隊里的任何一個人失敗，不落下任何一個人。在辦公室營造一種沒有一件事小到不值得去做，沒有一個細節應該被忽略的氛圍。要時時刻刻細致再細致，認真再認真。真正做到不讓領導布置的工作在自己手中延誤，不讓需要辦理的事情或文件在我手中積壓，不讓到辦公室聯系工作的同事在我這里受到冷落。讓每個員工都明白自己的工作內容、擁有的權利、能夠得到的資源支持和應盡的義務，實現精細化管理。讓每一個員工都意識到，在最艱難的時候，大家會相互支撐，不必擔心自己會孤立無援。

4企業文化

企業文化是一個企業的靈魂，通過企業文化能充分調動員工積極性和創造性。先進和優秀的企業文化應該具有方向性，能夠提供思想指導、價值觀、道德和行為準則、文化知識、精神養分。既遵循企業戰略的發展的方向，又承載企業發展的動力因子；具有凝聚作用，可以向員工提供一種共同的價值觀；具有約束力，能使辦公室人員正確地支配和控制自己的行為；具有激勵作用，激勵大家為實現目標而奮斗；具有輻射作用，使大家明白只有集體有發展，員工才能得到更多的利益，讓大家為實現企業的目標而攜手奮進；具有品牌功能，有助于樹立良好的企業形象，進而對供應商、經銷商、投資人、人才、消費者形成引力作用。

5激勵

團隊激勵能提高大家工作的積極性，能開發員工巨大潛能。研究發現，一般情況下，人只需要發揮20%～30%的潛能就能完成工作。如果給予充分的激勵，就能發揮到80%～90%，并保持高昂的激情；能起到示范作用，通過對優秀員工和先進事件的表揚及獎勵，對不良行為的批評和懲罰，激發成員的榮譽感和羞恥感。引導企業成員樹立正確的價值觀、是非觀；能提高大家對企業要求的認識，用來約束和監督自己的行為，同時培養大家的進取心和堅強的意志，促進企業目標的實現。

6領導的藝術

企業想做大、做得長久，必須有企業的核心競爭優勢。領導的藝術幾乎是每一個領導者和管理者的必修課。領導必須有很高的威望、令人信服的判斷力、對部下關懷備至、善于鼓舞人心、能用通俗易懂的語言解釋需要做的事，從而得到他們的信賴。領導還應有一定的經驗和專業知識，有能預測未來技術和產業發展趨勢的能力。應培養出自己的一種超越現實的特殊感覺。

7企業使命和愿景

當一個公司沒有足夠的資源、物質、金錢的時候，要靠公司的使命和愿景領導大家；要給大家跟你堅持干下去的理由，讓大家看到未來的希望，覺得現在一切的付出都是值得的；當一個公司發展穩定時，若想長久地發展下去，除了薪資福利之外，還要靠公司的使命和愿景領導大家；當一個公司迷失方向的時候，依然需要靠企業的使命和愿景來找到方向，回歸初心。什么是愿景？愿景是最高領導者對未來的設想，是對企業長的期愿望及未來的藍圖。什么是使命？使命是企業對社會發展做出的承諾，對自己的定位，是企業存在的理由。除了現實之外，還應該讓員工對自己的未來有想象空間。因此，要給出切實的升職路線，讓大家朝著這個方向努力。

綜合來講，企業辦公室的管理不僅需要招聘、制度、工資、獎懲機制等硬實力來約束和管理，還要結合企業愿景、使命、文化、領導藝術等軟實力來引導和鼓勵。只有這樣，才能讓辦公室管理高效地為企業創造利潤和價值。

參考文獻

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