關于如何提高科技檔案管理的質量與利用分析

朱長紅

（沈陽鐵路局吉林供電段，吉林吉林 132000）

“科技檔案是各種檔案中較為重要的檔案之一，它如實反映了人們在自然科學研究以及各種生產技術中取得的成果，檔案管理質量的提高能夠有效保證科研過程中的及時查閱[1]。”因此，對后續的科技研究以及技術發展、思維創新都有著舉足輕重的價值和意義。然而，在很多企事業單位長期工作運營的過程中，其對于科技檔案的使用和查閱并不得力，這主要源于管理工作的低效和不規范，只有保障科技檔案管理工作的質量與利用率，將科技檔案最大程度地應用到科學技術水平的提高中，才能切實為企事業單位的發展作出貢獻。鐵路局的科技檔案關系到鐵路運輸工作的突破性，更關系到人民生命財產的安全，所以，做好鐵路局科技檔案管理工作實為必行之舉。

1 提高科技檔案管理的質量與利用應遵循的制度

1.1 確保管理工作的一致性與分層制

為了避免科技檔案在管理和應用中出現太多紕漏和混亂，就必須首先確保管理工作的一致性，實現統一領導，在進行決策、計劃，制定方針的過程中盡最大可能地消除分歧、矛盾，只有這樣，才能確保管理工作的有效。另一方面，“科技檔案主要分類有以下幾個方面，項目起初準備過程中的科研申請書、審批材料、項目任務書等，以及項目研究過程中的試驗數據、實驗報告、實驗成果等，還包括項目完成之后的工作總結、科研成果報告等[2]。”這些信息內容的應用目的和應用方式都有著明顯不同，在應用時分層管理，以免分工不明、混淆不清。

1.2 確保檔案管理的完整性與安全性

如今，我國的鐵路運輸事業處于蓬勃發展的良好態勢，從早前的“綠皮火車”到如今的動車、高鐵，在質量安全與服務方面的變化可謂日新月異，人們得到了更加便捷、更加舒適的出行體驗，在全球化發展的今天，交流往來成為了奠定經濟提升的重要基礎，因此，鐵路運輸事業的價值意義更加深遠。鐵路局的科技檔案管理工作顯得尤為重要。在進行統一領導、分層管理的同時，必須制定規范的、合理的制度方針來確保檔案的安全與完整，任何內容的科技檔案都直接關系到鐵路運輸領域的科技突破與技術創新，同時在提升安全系數方面具有十分重要的作用，一旦疏于管理，出現了紕漏或竄改的情況，都可能會影響到鐵路局的經濟效益、單位形象以及人們的生命財產安全。

2 提高科技檔案管理的質量與利用的對策

2.1 提高科技檔案管理的現代化水平

“科技檔案的管理工作是一項針對反映人類發展歷史的科學研究以及生產生活中的科技成果的集中體現，提高科技檔案管理的質量可以及時有效地對后續的科學研究和新科學技術發展提供幫助[3]。”在互聯網信息技術高度發展的今天，要想保障科技檔案管理的質量與利用率，就不能一味依賴人力，而是要借助現代化技術手段，這樣不僅可以提高科技檔案管理的效率，還能有效地減少人為造成的失誤與疏漏。互聯網信息技術可以使檔案管理更加高效、便捷、安全，因此鐵路局可以加大財政支持的力度，為檔案管理部門購置一批先進的互聯網電子信息設備，同時提高對管理人員的任用標準，確保其具備能夠嫻熟運用互聯網信息技術的能力，實現檔案管理的現代化辦公，既能保障檔案管理的質量，又能保障檔案管理的利用率。

2.2 提高對科技檔案管理利用的認識

“科技檔案管理工作的根本目的就是開發檔案信息資源、提供檔案為各項工作服務，由此決定了科技檔案利用工作的重要地位[4]。”要想提高鐵路局科技檔案管理工作的質量與利用，首先必須正確認識科技檔案管理工作的重要性與價值作用，只有這樣，才能采取多種形式與方法，將科技檔案良好地進行開發與應用。其次，鐵路局要制定完善合理的檔案管理制度，使管理人員能夠明確自身職責，履行自身義務，避免出現因制度不完善而造成的管理混亂、懈怠等情況。另一方面，鐵路局要確保檔案管理工作人員的專業化程度，切忌任人唯親，要定時為管理人員創建培訓交流的機會與平臺，使其能夠在不斷學習與實踐的過程中提高自身的崗位能力。最后，要確保管理工作分工明確，符合制度，賞罰嚴明，只有高度重視、嚴格管理、加大投入，才能保障科技檔案的有效性。

2.3 轉變原有檔案管理模式

經濟水平的不斷發展與社會建設的不斷完善促使我國的企事業單位面臨內部的調整與改革，鐵路局科技檔案管理工作也不能固步自封，不求創新，而是要力求與時俱進、協調一致。因此，傳統的科技檔案管理模式儼然不能適應鐵路運輸發展的需要，必須進行調整轉變。首先，應提高檔案管理人員的歸檔意識，確保科技檔案完整化。其次，應規范檔案管理人員的管理能力，確保科技檔案的正規化。最后，應加強檔案管理人員的自我認知，確保檔案管理工作的人性化。科技檔案“關系到企事業單位的生存與發展”[5]，只有完整化、規范化、人性化，才能確保其質量安全與利用高效。

2.4 加強科學管理人才隊伍的建設

信息時代背景下，科技的發展水平日新月異，人們的思想觀念也得以不斷更新，基于此，要想提高科技檔案管理的質量與利用率，一味地保有傳統觀念將難以打開新的局面，因此，注入強有力的新鮮人才“血液”將為管理工作的創新發展提供有效的推動作用。為加強人才隊伍的建設，應注重人才的引進與培養，并采用“幫帶”措施，讓一位具備高能力高素質的人才起模范帶頭作用，并對其他管理人員進行培訓提高。繼而有效提高管理人員的整體素質，盡管機械化生產與電子化管理的發展已經取得了顯著的成就，但是無論何種領域，人才，才是起著決定性作用的關鍵。為此，加強管理人才隊伍的建設，能夠有效提高科技檔案的利用率與質量。

3 結語

現代化進程發展日益加快的今天，鐵路運輸愈發起到至關重要的作用，要想促進鐵路運輸事業的蓬勃發展，就必須要加強對科技檔案管理工作的重視程度，加大人力、物力、財力的投入力度，只有確保科技檔案管理工作的現代化、規范化、安全化、完整化，才能有效促進鐵路運輸事業的長遠發展，為鐵路運輸的安全與高效作出積極貢獻。

[1]蔡夢凡,張春艷,楊帆.淺談如何提高科技檔案管理的質量與利用[J].辦公室業務,2014（3）：55.

[2]羅能超.科技檔案管理的價值與質量提升策略[J].工作指導,2016，239（3）：135，141.

[3]葛麗燕.關于如何提高科技檔案管理的質量與利用分析[J].經濟,2017（1）：162.

[4]崔冰艷.試論提高科技檔案利用的方法與途徑[J].中小企業管理與科技,2010（19）：75-76.

[5]付京萍.淺談影響企業科技檔案質量的因素與控制[J].科協論壇,2010（6）：125-126.