引入信息化手段 提升職高檔案管理質量

王曉云

（江蘇省淮陰商業學校黨委辦公室，江蘇淮安 223001）

在高職教育中，檔案是對教育工作人員及學生個人信息的記錄，既能反映出學生的學習情況和綜合素質，又關系著學校的教育水平，是職高教育管理的重要組成部分。江蘇省淮陰商業學校成立于20世紀80年代初期，檔案管理多依靠人工方式，以紙質為主要載體。隨著每年檔案資料的增多，需要擴充資料室面積，存儲更多的檔案。學生檔案使用頻繁，但查閱利用起來很不方便。另外，部分檔案因環境潮濕，以及其他原因遭到破壞。進入新世紀后，信息技術應用日益普及，學校在2008年開始大量引進信息化手段，用于檔案管理，取得了很好的效果。

1 轉變觀念意識，予以支持

檔案管理是職業高中的重點管理工作之一。為提高工作效率和管理質量，學校高層及時轉變觀念，跟緊時代，全面客觀地了解了信息化技術，發現信息化技術對檔案的處理、利用、維護都較為有利，所以非常重視檔案信息化建設，并逐步實現了紙質檔案的數字化[1]。信息化管理以信息技術為支撐，除了觀念更新，還需要予以足夠的財力、物力和人力支持，加強基礎設施建設，確保每項操作都能順利進行。為此，該校積極與當地企業合作，吸引投資，用于信息管理系統建設。結合學校的經濟實力，配備相關設備設施，比如防塵、防火設備。在引進外部管理人才加以指導的同時，重視學校內部信息管理人才的培養[2]。當地教育部門對此也頗為重視，在資金和政策上予以一定的鼓勵和扶助，加快了學校檔案信息化管理的建設速度。

2 完善相關制度，規范管理

檔案信息化管理是高職校檔案管理的必然趨勢，為取得良好效果，學校成立了專門的管理機構，完善管理制度，成立了工作小組，專門負責檔案管理。檔案信息化管理，基本上包括檔案收集、數據庫建立、檔案錄入存儲、保管、利用、銷毀等，每一個環節都非常關鍵，為此學校制定了較為完善的管理制度，涉及各個部門各個方面，包括檔案人員的責任等，都在其中。同時，還成立有監督部門，實行監管機制，負責各環節的監督和指導，一旦發現錯誤操作，或其他行為，監督人員及時予以糾正。我國的信息化管理存在法律上的缺陷，所以完善法律制度，加強法律監督也是重要工作[3]。對檔案人員開展法律教育，宣傳相關法律知識，維護檔案安全。一旦發現有人利用職權，作出違法行為，則應學會用法律保護，予以相應的懲處。

在制度建設外，還需規范檔案的信息化管理，更新管理意識，利用信息技術手段，加強對檔案的有效控制，按照國家標準，逐步建立起完備的信息化管理系統。檔案還具有憑證作用，所以電子檔案的法律憑證作用應得以體現。這就需要完善檔案管理標準，確保檔案工作社會關系、業務關系和技術關系的有序化，保護檔案的真實性、及時性和完整性[4]。

3 培養優秀人才，提高素質

我國信息化管理的發展速度很快，管理人才需求量大，但優秀的人才卻非常少。作為檔案管理工作的主體，對其提出了較高的要求。

首先，工作人員必須具備熟練的業務能力，能夠合理及時地處理各項事務，學校全部人員的信息都需要歸檔處理，而這是件綜合性很強的工作[5]。除了專業知識，檔案人員還必須熟悉整個流程，具備一定的計算機操作能力，了解編輯、法律、管理等領域的相關知識，同樣還必須擁有良好的溝通協調能力。此外，信息素養更為關鍵。檔案管理信息化已經成為一種趨勢，與計算機融合愈發緊密，方便快捷的計算機搜索將代替手工檢索，數據庫將代替紙質載體，這可以說是對傳統檔案管理的巨大顛覆，從理念，到技術，再到方法，都發生了很大改變，所以對檔案人員的管理和服務能力要求更嚴格。學校每年都會組織檔案人員參加實踐培訓，由專業人士指導，分析當前形勢，介紹最新技術和研究成果，分析總結過去存在的問題及其原因，并采取有效的解決對策。

其次，職業道德也是不容忽視的因素。在職業高中，檔案結構基本屬于教輔部門，職業發展機會相對較少，以至于部分檔案人員可能存在錯誤認識，以為自身地位不高，所以職業榮譽感很差，進而影響到其工作態度。比如，工作中不認真，態度不夠端正，經常抱怨職位等[6]。為解決這些問題，該校高層一方面加強教育，令檔案人員正視自身工作，提高其職業認同感和榮譽感，以積極的態度面對工作；另一方面，心理輔導和物質獎勵同時進行，提高檔案人員的福利待遇，為其提供晉升機會，從而激發他們的積極性，全身心地投入到工作中。

4 健全管理系統，維護安全

4.1 信息管理系統設計

4.1.1 原則要求

在開發設計檔案信息管理系統時，設計人員遵循規范性、靈活性、安全性、易操作性、可擴充性等原則，結合經濟條件考慮，選用國內成熟的技術，并且制定有應急方案。為提高系統的穩定安全性，還遵循分權制約制度，以免所有的安全管理都集中到一人，一旦出現問題，則可能威脅到整個系統正常運行。設計前期，充分考慮了檔案的安全保密、兼容擴展、實際應用等問題，不僅可以快速實現檔案信息的數字化轉換，還有利于提高工作效率。

4.1.2 整體架構

該系統是學校信息檔案管理的核心，以先進的信息化技術為支撐，集管理、服務等功能于一體，同時借鑒其他高職校經驗，根據學校實際情況加以調整，最終設計出如圖1所示的檔案信息化管理系統。

其中，技術保障體系作為中樞部分，主要負責信息技術的研發，以及系統的安全保護，運行中一旦出現故障，可及時予以解決。基礎設施平臺負責行業標準和國家安全規范的執行，確保平臺系統合法實用。運行管理體系的作用非常關鍵，囊括了行政、技術和風險等方面的管理工作，是引導學校內部運行的主要部分。社會服務體系則包括安全管理、測評管理和應急響應等。以技術保障體系為例，為保證系統安全，防止信息被盜竊篡改，設計人員采用數據加密、安全認證等核心技術，并安裝有防火墻、防病毒等軟件，其他相關的信息安全部件都經過國家質量監督部門認證，且在市場上應用較多，技術相對比較成熟，有助于綜合防護系統的完善。

4.1.3 數據庫

建立信息管理系統的最終目的是收集存儲學校的一切檔案信息，并提高檔案利用率，該校每年都會招收幾千人，檔案處理工作量大，數據較多，因此建有專門的數據庫。數據庫在信息管理系統中的地位無比關鍵，信息的錄入、登錄、搜索、利用、統計、數據維護等工作，都離不開數據庫。設計人員首先根據用戶需求和反饋信息，然后分析處理，了解他們的需求。以用戶需求為主導，建立相應的模型，繼而將其數字化，形成數據庫支持的模型。接著便是物理結構設計，選擇最為適宜的數據存儲方式，并對其性能進行測試，如果不滿意，則重新設計，直至最終滿意，試運行并確定無誤后，方可投入使用。

4.1.4 功能模塊

主要涉及四個方面。一是用戶登錄。學生、老師以及其他工作人員的信息檔案都存在該系統中，每個用戶都有單獨賬號和密碼，登錄系統后才能查看相關信息。不同的身份角色，管理權限不同，只能進行權限內的操作，為信息安全系統了良好的保障。二是檔案收集。數據庫中的檔案信息都是逐條收集錄入的，強調精確性、完整性和及時性。師生的基本情況，有專門人員輸入，學校監督機構和當地教育部門會進行審核檢查，確定沒有遺漏和錯誤后，才在內部實現共享。三是檔案管理。包括檔案的錄入、修改、添加、查詢和銷毀。檢索技術是關鍵，除了檢索速度，還要綜合考慮檢全率、準確率、檢索成本等因素。四是收發模塊。檔案信息管理系統還具有開放性，主要是針對其他高校，以及部分企業單位，學生的檔案公開。如果學生被某高校錄取，需要調動檔案，就在此模塊內完成。同樣，調檔操作也會記錄在系統日志中，如此做法，學生進入新院校時，無需攜帶紙質檔案。如果學生沒有被錄取，其檔案仍舊留在學校，學生可填寫下一志愿。另外，還有某些公文的收取和轉遞，也屬于此模塊的工作，比如參軍前，相關部門會提前發來申請，查看學生的信息。

4.2 系統安全維護措施

為防止系統被外界入侵，導致信息泄露，系統的安全維護工作堅決不容忽視，學校采取身份認證、文件加密、防火墻、病毒防護等技術，抵制未授權者的入侵。對于一些關鍵信息，則嘗試引進人臉識別、指紋識別等技術。系統中還設置有自動過濾軟件，對于一些非法信息，或者垃圾廣告等，系統會自動屏蔽。除了技術方面，加強三網建設，對物理機器設備的日常維護也很重要。管理人員每天都要對系統進行檢查維護，比如除塵、降熱。為防止因自然原因導致系統被破壞而引起的信息丟失，學校采用光盤備份等方式，對檔案信息進行備份。

5 結語

在信息化時代，職業高中檔案實現信息化管理是必然的選擇，這項工作具有系統性、復雜性，因為是對傳統檔案管理的重大突破，所以涉及觀念、制度、技術等諸多方面，非朝夕所能完成，需要在長期實踐中總結經驗，不斷完善。所以，在教育改革的環境中，職業高中應樹立信息意識，加強監督，制定合理可行的制度，完善檔案信息管理系統，并通過培訓建設一支優秀隊伍，提高學校的檔案管理質量。

[1]陳愛芬.職業高中檔案管理的問題與對策[J].商業文化月刊，2011，32（5X）：72.

[2]陳愛芬.特色職高的檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2011,24（5）：49.

[3]尹英范.關于職業學校檔案管理中相關問題的探討[J].黑龍江史志，2014，25（11）：288.

[4]楊映輝.職高階段引入檔案信息專業人才培養模式探析[J].浙江檔案，2016,20（5）：61.

[5]顧瑞華.探究普通高中學校檔案信息化管理中的常見問題及解決措施[J].管理學家，2013，13（2）：129-130.

[6]孫翠云.新時期高級中學檔案管理信息化建設方案探究[J].教育，2016，30（8）：306.