淺議會(huì)計(jì)憑證的附件管理

○山西省關(guān)帝山國有林管理局

游艷紅

會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)資料最主要也是最重要的組成部分。會(huì)計(jì)憑證通常又稱為記賬憑證，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)發(fā)生的書面證明，是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證在會(huì)計(jì)資料中處于核心地位，會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的編制是否真實(shí)、完整都取決于會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證填制的記賬憑證的質(zhì)量。作為記賬憑證附件的原始憑證，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的憑證，用于記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)發(fā)生完成情況的原始憑據(jù)。原始憑證的質(zhì)量最終決定著會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

一、 附件保存的原則

證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)發(fā)生的原始憑證是作為記賬憑證的附件而保存的。附件的取得應(yīng)遵循以下原則。①附件能夠充分證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)的發(fā)生或完成；②附件要反映單位管理活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營流程、技術(shù)要求的特點(diǎn)，要有各環(huán)節(jié)責(zé)任人的簽字；③附件是合法的、合規(guī)的；④附件是合情合理的、完整的；⑤附件要簡(jiǎn)易和便利，切忌繁瑣和奇葩證明；⑥附件的形式要與時(shí)俱進(jìn)。

二、會(huì)計(jì)憑證附件的分類

原始憑證根據(jù)來源可分為兩類，一是外來原始憑證，二是自制原始憑證。外來原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證，如購買辦公用品的發(fā)票、工程發(fā)票、勞務(wù)發(fā)票、網(wǎng)銀電子回單、對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)取得的收據(jù)、職工出差的飛機(jī)票和車船票等。自制原始憑證是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門或個(gè)人，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)自行填制的，僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如入庫單、出庫單、借款單、領(lǐng)款單、工資表、折舊計(jì)算表、成本結(jié)轉(zhuǎn)表等。

原始憑證在整個(gè)會(huì)計(jì)資料中處于基礎(chǔ)地位和核心地位。財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》專門對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)范。如：原始憑證的內(nèi)容必須具備憑證的名稱、日期、出票單位名稱、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、收票單位名稱(現(xiàn)在又增加了單位機(jī)構(gòu)代碼)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或指定人員簽名或蓋章。對(duì)外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。

三、會(huì)計(jì)憑證附件的審核

外來原始憑證的取得，要著重關(guān)注其合法性、合規(guī)性、合情合理性。如發(fā)票的真?zhèn)危瑢?duì)方收款憑據(jù)的真?zhèn)蔚取ｋS著國家稅務(wù)改革的推進(jìn)、稅控系統(tǒng)的演變升級(jí)，金融服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、移動(dòng)化、便利化，發(fā)票、網(wǎng)銀收付款憑證也不斷變換其形式，會(huì)計(jì)人員要主動(dòng)適應(yīng)這種形勢(shì)。火車票是外來原始憑證，但火車票遺失了怎么辦？根據(jù)財(cái)政部主編的《會(huì)計(jì)職業(yè)道德》一書的舉例，只要出差是事實(shí)，經(jīng)出差人寫出說明，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，是可以報(bào)銷的。這是合情合理、以人為本原則在會(huì)計(jì)工作中的體現(xiàn)。

自制原始憑證的設(shè)置，一定要緊密結(jié)合并充分反映單位管理活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營流程、技術(shù)要求的特點(diǎn)及關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并落實(shí)責(zé)任人簽字制度。如人工造林，按照林業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)及技術(shù)要求分為整地、苗木、栽植、撫育、管護(hù)、補(bǔ)植等環(huán)節(jié)，自制的造林驗(yàn)收單要明確這些節(jié)點(diǎn)的質(zhì)量情況及責(zé)任人。再如封山育林，按照林業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)及技術(shù)要求分為設(shè)置圍欄、建標(biāo)志碑、補(bǔ)植、幼撫、人工促進(jìn)天然更新等環(huán)節(jié)，自制的封山育林驗(yàn)收單應(yīng)全面反映這些程序，并落實(shí)責(zé)任人。出庫單、入庫單是最常用的自制原始憑證，但如果不設(shè)置保管簽字，不設(shè)置領(lǐng)用部門或領(lǐng)用人簽字，那么這個(gè)原始憑證就不能作為記賬憑證的附件。

四、主要會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)附件實(shí)例

記賬憑證附件屬于會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的微觀層面。雖然財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)原始憑證做了詳細(xì)的規(guī)范，但還是原則性、方向性的規(guī)定。具體到實(shí)際業(yè)務(wù)時(shí)，記賬憑證附件呈現(xiàn)出多樣性和特殊性。橫向來說，同一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算，不同部門、不同單位所附的原始憑證可能是不同的。縱向來比，同一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算，一個(gè)單位在其不同的歷史時(shí)期所附的原始憑證也可能是不同的。

下面以山西省省直林業(yè)局——山西省關(guān)帝山國有林管理局為例，介紹幾種主要業(yè)務(wù)核算的會(huì)計(jì)憑證附件。

1.差旅費(fèi)。報(bào)銷差旅費(fèi)所附的原始憑證有：差旅費(fèi)報(bào)銷單、出差審批單、銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

2.工資。計(jì)提應(yīng)付工資時(shí)附：工資花名表、出勤表、工資分配表。支付應(yīng)付工資時(shí)附：工資花名表、銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

3.購置固定資產(chǎn)。購置固定資產(chǎn)時(shí)附:省財(cái)政廳或省林業(yè)廳的批復(fù)、政府采購手續(xù)、發(fā)票及其明細(xì)、驗(yàn)收憑證、銀行付款回單(直接支付不需要)、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

4.購買辦公用品。購買辦公用品時(shí)附：發(fā)票及其明細(xì)、需要走政府采購的要附政府采購手續(xù)、需要作為存貨管理的要有入庫手續(xù)、銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

5.會(huì)議費(fèi)。按照《中央和國家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》及山西省《省直機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》要求，主辦單位支付會(huì)議費(fèi)時(shí)附：會(huì)議通知、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議費(fèi)預(yù)算表、會(huì)議費(fèi)決算表、會(huì)議食宿發(fā)票及其明細(xì)、銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

6.培訓(xùn)費(fèi)。按照《中央和國家機(jī)關(guān)培訓(xùn)費(fèi)管理辦法》及山西省《省直機(jī)關(guān)培訓(xùn)費(fèi)管理辦法》要求，主辦單位支付培訓(xùn)費(fèi)時(shí)附：培訓(xùn)通知、參訓(xùn)人員簽到表、講課費(fèi)勞務(wù)票、住宿發(fā)票、伙食費(fèi)發(fā)票、相關(guān)明細(xì)、培訓(xùn)費(fèi)預(yù)算表、培訓(xùn)費(fèi)決算表、銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

7.人工造林(工程期三年)。列支造林費(fèi)用時(shí)附：工程發(fā)票、苗木發(fā)票、合同，施工合格證、造林質(zhì)量合格證、撫育管護(hù)作業(yè)質(zhì)量合格證(此三證用于造林當(dāng)年)，撫育管護(hù)作業(yè)質(zhì)量合格證(用于次年)，撫育管護(hù)作業(yè)質(zhì)量合格證、造林驗(yàn)收合格證(此二證用于第三年)，銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

8.封山育林(工程期三年)。列支封山育林費(fèi)用時(shí)附：工程發(fā)票、苗木發(fā)票、合同、封山育林驗(yàn)收證、銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。

9.預(yù)付工程款。預(yù)付工程款指不正式列支而以往來形式預(yù)付貨幣資金的業(yè)務(wù)，此種業(yè)務(wù)要附工程合同、對(duì)方收款證明、銀行付款回單、財(cái)務(wù)聯(lián)簽單。