檔案保管期限的劃分方法探討

摘 要 檔案管理是一個單位最基礎的工作，也在一定程度上反映了機關單位的主要職能活動。檔案的保管期限，即對檔案劃定的存留年限，決定了館藏結構的優劣、檔案壽命的長短、檔案價值的發揮，加強檔案保管期的劃分工作，能夠使檔案價值得到最大程度的發揮。本文將從定性分析與定量分析兩個方法，在確定保管期限工作中應用的優缺點進行分析，以供相關從業人員借鑒學習。

關鍵詞 檔案保管 保管期限劃分 定量分析 定性分析

檔案保管期限一般分為永久期限、30年期限以及10年期限。檔案期限表在檔案工作中發揮著了十分重要的作用，但由于本身的局限性，使檔案保管期限劃分出現模糊、隨意性大、可操作性差等缺陷。因此，本文將立足于重新修訂檔案保管期限表的必要性，探討合理劃分檔案保管期限的方案。

一、重新修訂檔案保管期限表的必要性

（一）檔案保管期限表的重要性

檔案保管期限表是檔案館界定檔案保管期限和評價檔案價值的依據，也是機關單位開展檔案管理工作的依據。因此，在檔案管理工作中，檔案保管期限表具有不可替代的作用。自20世紀50年代起，雖然我國在不同時期頒布了一系列的檔案保管期限表，并積累了一些經驗，但還是無法制定完善的檔案保管期限表，從而影響了機關單位職能活動的開展。檔案保管期限表的缺陷主要表現有條款較少、可操作性差、條款內容模糊抽象。此外，由于許多單位機關的領導層輕視檔案管理工作，從事檔案管理工作的相關工作人員更是由非本專業的人員兼任，所以造成檔案保管期限劃分缺乏科學性，隨意性大。[1]

（二）檔案管理工作的難度大

檔案保管期限的確定是檔案管理中一個重要的環節，難度也比較大。一方面，檔案的定性需要大量的研究工作作為依據，因此雖然許多機關單位的館藏數量很大，但結構不夠合理，特色也不夠明顯，檔案管理的工作一直無法進一步提升。造成這個現象的最大原因在于，我國是由國家檔案管理局統一編制保管期限表到全國，條款內容太過廣泛，一些單位沒有領會到政策精神，一味地生搬硬套，從而造成檔案管理工作的滯后，檔案保管期限表的確定缺乏合理性。[2]因此，相關工作人員需要根據檔案價值的時效性、多元性特點，研究檔案價值的構成，制定同級、同類的檔案保管期限表，從而提高檔案保管期限劃分的可靠性，形成一個兼顧標準化與實用性相結合的有機的保管期限體系。

二、檔案保管期限劃分的有效方法

（一）定性分析是確定檔案保管期限的前提與基礎

定性分析是對事物本質的區分，在認識過程中具有前瞻性和普遍性的特點，也是開展檔案鑒定工作的前提。定性分析是檔案管理工作的重要途徑，不管是在前期的檔案鑒定工作中，還是在檔案保管期限表的制定工作中，定性分析都具有十分重要的地位。合理的定性分析能夠提高檔案管理工作的效率，在前期的檔案鑒定工作中，采用二分法、三分法以及標識法，對檔案保管期限的確具有深遠的影響。首先，要判斷檔案的保管期是永久還是定期，并且在此基礎上再度細化，將檔案分為長期保存或短期保存，最后使用標識法，在三分法分區的基礎上，確定檔案的具體保存時間。相關工作人員要根據檔案管理的實際需求，進一步明確需要檔案保存的價值，使機關單位的館藏結構更加合理。[3]

（二）定量分析是提高檔案保管期限精確度的必要保證

檔案的價值受很多因素的影響，在不同的時期，檔案能夠發揮不同的作用。此外，檔案保管期限的長短也間接反映了檔案本身的價值，但如果單純地把檔案保管時間與檔案的價值畫上等號，也不能準確地解釋沒分檔案的保存價值。因此，要進行定量分析，從而提高檔案保管期限的精確度。這要求相關工作人員根據國家檔案局發布第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，深入研究檔案本身的價值。例如，根據調研相當數量的政協提案、人大建議案并無永久保存的價值，相關工作人員要根據檔案的主辦方作用、檔案的使用壽命靈活地調整檔案保管的期限。除此之外，相關工作人員要控制檔案永久保存的比例，使檔案永久保存與10年保存、30年保存保持合理的比例，從而使檔案發揮出更有價值的作用。同時，定量分析能夠加快檔案管理工作的推進速度，根據部分機關的變化與調整，重新劃分檔案管理期限的職能與價值。

（三）定量和定性分析相結合

定量和定性分析相結合是提高檔案保管期限劃分精確性的關鍵，因此重新修訂檔案保管期限表應該采取定性分析與定量分析相結合的方法，不僅要具體到每一個文件，還要對檔案保管期限的劃分有一個總體的計劃，對進館文件盡可能全面地列出各機關活動中形成對國家和社會具有保存價值的檔案的名稱以及進館時間，一定程度上能夠細化檔案管理工作，防止檔案性質不明確無法被歸檔的情況發生，提高檔案管理工作的連續性。同時，在檔案價值鑒定工作中，檔案館需要與檔案室相互配合，在實踐的基礎上，總結檔案的性質。[4]這要求相關工作人員具有一定的政治敏感度，如果文件檔案屬于國民經濟或發展計劃，要研究主持國民經濟領導干部的任職期限，以此為根據界定文件檔案的性質。定量分析和定性分析相結合，還要求相關工作人員能夠具有對檔案重新整理的關系，不僅僅是單純的分類歸檔，還要審核檔案文件屬于一般性事務性文件還是一般性會議性的文件。因此，增加文件的類型檔案分組，不僅能夠便于操作，還在一定程度上細化了檔案保管期限劃分，為后續的檔案查詢與檔案整理提供了便利的條件。

（四）實施二次鑒定制

傳統的檔案鑒定制容易出錯，不利于相關工作人員開展檔案管理工作，因此要提高檔案鑒定工作的可靠性，首先要將傳統的一次鑒定制改變為二次鑒定制。一方面，二次鑒定制能夠有效地控制檔案保管期限劃分的準確性；另一方面，隨著時代的改變，檔案自身的價值也在不斷的變化之中，需要定期整理。一般來說，二次鑒定都在檔案第一次鑒定歸檔的10年之后，相關工作人員需要重新審視檔案文件的原始價值，是否適用于現在，如果沒有問題，則直接歸檔；如果有問題，需要研究檔案文件的從屬價值。因此，要加強檔案鑒別工作的指導，謹慎地提出修改意見，從而提高檔案文件管理工作的科學性。[5]

三、結語

檔案保管期限的劃分不能僅僅從定量分析或定性分析的角度去確定，需要將兩者結合起來，盡量縮小檔案室與檔案館的分析，強化機關單位檔案管理工作的力度，制定出適應新形勢、新情況的檔案管理期限表。

（作者單位為中共白城市委黨校）

[作者簡介：王璐菲（1989—），女，吉林白城人，碩士，研究方向：檔案管理。]

參考文獻

[1] 袁領娣.機關檔案室在界定文件材料歸檔范圍和劃分文書檔案保管期限中的問題與對策研究——基于北京市朝陽區的調查研究[J].北京檔案，2013（02）：20-22.

[2] 楊曉靈.淺析機關文件材料歸檔范圍的界定和文書檔案保管期限的劃分[J].浙江檔案，2008（02）：25.

[3] 張琦.從10號令的頒布實施看我國企業檔案工作的與時發展[A].檔案事業改革與創新——2013年全國青年檔案工作者研討會論文集[C].國家檔案局，2013：6.

[4] 傅榮校，張遼亞.改革，還是調和？——關于新頒文書檔案保管期限表保管期限檔次的評述[J].檔案管理，2012（04）：21-23.

[5] 鐘倫清.關于檔案保管期限劃分及進館范圍的思考——從“北水史料”被“發現”想到的[J].中國檔案，2013（11）：46-47.