論高職院校教學秘書的職能、能力及素質要求

夏利平

（湖南工業職業技術學院，湖南 長沙，410208）

論高職院校教學秘書的職能、能力及素質要求

夏利平

（湖南工業職業技術學院，湖南 長沙，410208）

教學秘書是高職院校的教學管理隊伍中重要的成員之一，除協助領導完成日常的教學工作外，還負責與學院相關的教學部門進行溝通，在整個教學管理系統中起著重要的作用。本文就教學秘書需具有的職能、能力進行了探討，并從思想素質、知識理論水平、信息化能力素質、管理創新意識四個方面論述了教學秘書應具備的素質要求。

教學秘書；職能；素質

高職院校的首要工作和任務就是教學，為了教學工作能保質保量的完成，就決定了教學管理工作成為教學工作中的一個重要環節。教學秘書就是教學管理的基層執行者，是聯系師生、聯系兄弟院系、聯系與教學相關部門的橋梁和紐帶。做好橋梁和紐帶的作用，從點滴開始，提高教學管理質量。

一、教學秘書的基本職能

教學秘書的服務對象主要是老師和學生，為老師們提供的服務相對簡單一些，就是排課的時候盡量的相對客觀公正一些；有些數據需要收集的時候除了在系部的QQ群里發通知外，考慮到一些老師不常在線的情況下再單獨發手機短信或微信通知；有些需要進行網上填報的數據如果老師計算機操作不熟練的話就幫忙填寫等等。涉及到學生方面的服務工作就相對的要更細致，學生補考和重修的時候要把相關的人員的班級姓名學號和考場這些信息用表格統計填寫好后除了下發到各相關的系部后還要在學生經常出入的場所，如食堂、教學樓等顯眼的地方貼出來，同時把電子版下發，讓學生方便查找自己的相關補考信息；學生成績單的匯總和存底，把學生成績單按班級序號排序存放；學生的考試試卷、補考試卷和重修試卷也要妥善保存，以備學生查找。面對學生的相關工作時，所以有事看似小事，但是所有的數據都要一一對應妥善保管。

二、教學秘書應具備的能力

（一）協調溝通能力

教學秘書的工作主要是傳達上面的文件，把系部的資料上交學院，把與學生相關的通知下發給各相關系部，是整個教學管理過程中的一個橋梁和紐帶。在充當橋梁和紐帶的過程中首先要與系部的直接領導進行近期工作的匯報和相關信息的轉達；只有全部領會了職能部門的通知精神才能準確的轉達給老師或學生，如遇到困難了需要與相關的部門進行溝通，得到理解和支持，教學管理工作才能得以正常的動作。良好的溝通協調能力是團結同事的首要條件，待人真誠友善，處理各種人際關系的時候，要有強烈的團隊意識和團結合作精神。維持和諧友愛的關系，為教學工作創造良好的人文環境。

（二）統籌兼顧能力

教學秘書的工作是一項涉及的范圍廣、內容多的一項工作。同時會有幾個職能部門需要上交相應的數據或資料，有些是常規性的已經有存底的；有些是突發性的，需要聯老師本人進行統計的，并且統計的數據要求零誤差。當這些問題重復在一起的時候就要學會分清事情的主次和緩急，并且把幾項事情按繁重程度和時間時點排序，有了順序才能得心應手的去分件或分批的去處理，保證工作有序的進行。每天還會接到大量的來電，這些來電中有一部分是雜志社或出版社問相關老師的信息的，這時就要咨詢對方是否需要留言，如不留言就下次再打來，不透露老師的信息給對方。教學管理工作既要有原則性，又要盡自己所能為師生提供一切幫助和解決困難。在工作中要不斷的完善和創新自己的工作方法，要對工作有預見性和科學的分析判斷能力。

三、教學秘書的素質要求

（一）思想素質

高校人才的培養是指大學生在校所受的方方面面教育。教學秘書作為高校的教學管理中重要的一員，經常會與大學生有所接觸，其言行舉止會對學生產生很重要的影響。所以教學秘書作為高職院校基層的教學管理人員，必須要有正確的人生觀、價值觀，并且把這些觀念滲透到日常的工作中，教學管理工作要有原則性和政策性。教學秘書的工作是復雜的，但是一定要認真細致，有關教學的事沒有小事，這就要求教學秘書要有高度的責任感和敬業精神，同時要具有無私的奉獻精神，不計較個人的得失，全身心的投入到教學管理工作中，只有這樣才能做好這份工作。由于教學秘書的工作壓力大、任務重、范圍廣，有些時候會遇到老師們不理解或是不支持工作的情況下，要學會適當的調整自己的心情，提高自身的修養，克服不良情緒。良好的心態是修養是做好教學秘書這份工作的前提條件。

（二）知識理論水平

對于從事教學秘書一職沒有具體的專業要求，所以有些教學秘書的所學專業與從事的工作相關度不高。所以要求教學秘書不但需要了解和掌握一些教學管理方面的基本知識，同時要了解本系共開設了哪些專業、各專業的辦學方針、教學計劃的特點和內容、課程體系設置的原則和各專業主要開設哪些重點課程、、就業方向和相應的專業可以考取哪些證書等等。除此之外，教學秘書還需要掌握管理學、公共關系學、心理學等學科的相關內容和知識，將以上所學的知識用于日常教學管理中，作為一名高校的教學秘書，應加強專業理論學習的同時，也要提高自身的業務理論水平，使自身的綜合素質不斷提高，更好的為教學工作服務。

（三）信息化能力素質

現代信息化技術迅猛發展，掌握計算機網絡技術成為辦公人員的必備條件之一，同時各高校也在提倡無紙化辦公，要求用現代化辦公手段，所以作為教學秘書人員必須熟練的使用計算機辦公軟件。教師教學計劃的落實錄入、教師課表網上排課、學生期末考試成績錄入、補考成績錄入等在基于網絡的教學管理系統中進行操作；利用基于網絡的教務管理系統進行排課操作時，如出現老師沖突或教室沖突時，系統會提示導致的沖突原因，提高了工作效率的同時減少了錯誤率。如系部有新聞事件時，除了會編輯圖片外，還要學會基于網絡平臺的新聞上傳工作，上傳的新聞中要有圖片和文字，都要求進行排版。同時教學秘書學必須熟練的進行了辦公圖文處理軟件，比如打個報告時能快速的錄入文字并且要求排版整潔美觀。在統計數據時會用到excel，尤其是涉及到學生的數據時會有很多數據，這些就要求教學秘書對數據進行一個排序或使用公式計算，對數據進行準備無失誤的統計。教學秘書熟練使用現代化辦公手段，是提高工作效率的有效途徑。

（四）教學管理的創新意識

一個優秀的員工不會固守以往的成功經驗，而是不斷的探索新的方法。優秀的教學秘書也是經常不斷的采用逆向思維、換位思考來解決問題。隨著高職教育的發展，傳統的教學管理方法已經不適應新形勢下的教學管理，教學管理工作應該更科學化、現代化、規范化。為了教學秘書的視野更開闊，應加強業務培訓，讓他們定期參加同行交流、培訓等，也隨專任老師們去企業進行座談交流等。在同行交流時她們在一起進行討論和分析如何更好的做好教學管理工作，經過頭腦風暴后得出針對不同問題的最先進的、科學的、高效的教學管理辦法，對現行的教學方法進行創新和改革。以創新的方法、創新的思維來提高工作效率和服務水平。教學秘書的創新方法會給師生們帶來積極的影響，通知這些影響來修正以往的不合理的教學計劃、教學方案等，不斷優化教學結構，實現教學管理工作的創新。

總之，教學秘書在高校的教學管理中處于重要位置，此位置要求教學秘書具有較高的綜合素質和職能，高校發展的更快更好，更要抓好教學秘書隊伍的建設，教學秘書隊伍的建設對教學管理工作的正常、良好運行有著重要意義。

[1]逯忠華.淺析優化高校教學秘書職業修養的策略[J].教育與職業，2011(24).

[2]徐東.教學秘書在高校教學管理中的作用及素質要求[J].山西財經大學學報(高等教育版)，2005(03).

[3]張曉梅,賴劍明.高校院系教學秘書的素質和能力探討[J].教育與職業，2007(18).

On the Job Function Competencies and Quality Requirement of Teaching Secretary in Higher Vocational Colleges

XIA Li-ping
(Hunan Industry Polytechnic,Changsha 410208,Hunan)

The teaching secretary is an important staff in the teaching administration team of higher vocational colleges.Besides assisting leaders in the daily teaching work,the teaching secretary communicates with the related teaching departments and offices, which play an essential role in the whole teaching administration system.This paper discusses the function,the capability and the quality requirement the teaching secretary needs to have.The quality requirement of the teaching secretary is expounded from the following four aspects:the ideological quality,the level of knowledge theory,the informative capability quality,and the consciousness of management innovation.

teaching secretary;function;quality

G717

A

1671-5004（2017）01-0108-02

2016-12-3

夏利平（1982-），女，內蒙古烏蘭察布市人，湖南工業職業技術學院講師、碩士，研究方向：旅游管理，教學管理。