開(kāi)放式管理應(yīng)是人事檔案發(fā)展方向

文//宋 冰

開(kāi)放式管理應(yīng)是人事檔案發(fā)展方向

文//宋 冰

人事檔案是我國(guó)人事管理體制的一項(xiàng)特色，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)保障、組織關(guān)系緊密聯(lián)系，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

1．法律法規(guī)滯后。與經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展相比，人事制度改革明顯落后，而人事檔案管理的變革則更加緩慢。雖然我國(guó)人事制度總體框架已定，但是許多細(xì)則仍在摸索和調(diào)整之中。

2．管理方式單一。在人事檔案管理方式上，無(wú)論黨政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位,無(wú)論干部、工人還是軍人、學(xué)生都使用統(tǒng)一格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式，不能根據(jù)具體情況分類管理，從而形成千人一面的現(xiàn)狀。

3．管理內(nèi)容陳舊。目前，人事檔案材料分為十大類，檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊，幾乎沒(méi)有涉及個(gè)人的業(yè)績(jī)、能力、誠(chéng)信、社會(huì)保障等方面。反映不出個(gè)人的特點(diǎn)與專長(zhǎng)，對(duì)選拔、培養(yǎng)、評(píng)定作用不大，不能對(duì)個(gè)人做出全面評(píng)價(jià)，無(wú)法滿足社會(huì)的需求和人事工作的需要。

4．管理方法落后。各行業(yè)、各單位在人事檔案管理上各自為政，檔案管理軟件五花八門，版本、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)無(wú)法匯總、軟件不能兼容、資源無(wú)法共享。

二、開(kāi)放式管理將是人事檔案的發(fā)展方向

1．隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，要求市場(chǎng)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、人力配置等方面發(fā)揮更大的效能。而舊的封閉式人事管理制度不能適應(yīng)，于是新型管理制度就應(yīng)運(yùn)而生。比如人事代理、人才獵頭、招聘網(wǎng)站等，人事管理變成了社會(huì)化開(kāi)放式的管理活動(dòng)。

2．開(kāi)放式管理模式與封閉式管理模式是共存并相互補(bǔ)充的關(guān)系。封閉式管理模式僅管理本單位內(nèi)人員，人員相對(duì)穩(wěn)定，檔案來(lái)源單一，內(nèi)容不復(fù)雜。而開(kāi)放式管理模式管理的人員十分龐大、復(fù)雜：工農(nóng)商學(xué)以及外籍人士，檔案來(lái)自社會(huì)生活的方方面面甚至世界各地。封閉式管理模式適用于關(guān)系穩(wěn)定的人群，而社會(huì)化開(kāi)放式管理模式則適用于流動(dòng)性大的人群。

3．兩種管理模式各有利弊。封閉式管理模式有利于人事檔案的保護(hù)、保密，方便單位內(nèi)部使用。但利用面有限，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化。社會(huì)化開(kāi)放式管理模式方便大眾檢索利用，管理基本都是標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，但也容易泄密、丟失數(shù)據(jù)。應(yīng)尋找既能充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，又能克服各自弊端的方法，使人事檔案的管理更加完善。

4．隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，新生事物層出不窮，大數(shù)據(jù)的收集與利用成為科技發(fā)展的潮頭。寬泛點(diǎn)說(shuō)，這些大數(shù)據(jù)就是每個(gè)人日常活動(dòng)產(chǎn)生的人事檔案。在一些地方，落戶需要積累分?jǐn)?shù)，除了要考察基本的人事檔案內(nèi)容，還要考核社保繳納情況、納稅情況、房產(chǎn)信息、婚姻狀況等等；有些人要辦理貸款，放貸方除了索要基本身份信息，還要考察收入情況、財(cái)產(chǎn)多少、信用信譽(yù)、日常經(jīng)營(yíng)流水等等；而一些技術(shù)公司甚至能通過(guò)通訊軟件內(nèi)的朋友關(guān)系、溝通頻次瞬間勾勒出某個(gè)人的關(guān)系網(wǎng)，而且遠(yuǎn)近親疏一目了然。人事檔案，幾乎難以滿足以上需求。

三、人事檔案管理改革的措施

1．轉(zhuǎn)變管理觀念。管理者應(yīng)對(duì)單位人事檔案的基本管理工作給予足夠重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事管理觀念。根據(jù)單位實(shí)際情況，將人事檔案的基本管理制度納入人才發(fā)展的基本規(guī)劃。通過(guò)轉(zhuǎn)變管理理念與方式，對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)以及人事檔案的基本管理進(jìn)行更新和變革，將單位的基本人事管理工作與人力資源管理的發(fā)展進(jìn)行合理匹配。從而推動(dòng)單位整體工作向前發(fā)展。

2．完善法律法規(guī)，提高人事檔案利用效率。在越來(lái)越強(qiáng)調(diào)法治、誠(chéng)信的今天，為適應(yīng)人才的流動(dòng)性，應(yīng)適度開(kāi)放人事檔案，從人才開(kāi)發(fā)的實(shí)際需要出發(fā)，同時(shí)兼顧人事檔案的保密性需要，革新人事檔案管理制度，完善相關(guān)法律法規(guī)。

3．加強(qiáng)檔案材料的收集工作。首先，確保歸檔材料的準(zhǔn)確、可靠、及時(shí)。其次，強(qiáng)調(diào)收集人事檔案內(nèi)容、渠道的社會(huì)化、多元化，力爭(zhēng)檔案資料能夠最新、最全地反映個(gè)人信息。

4．促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。統(tǒng)籌各行各業(yè)的共性，兼顧行業(yè)間差別，制定科學(xué)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范人事檔案管理硬件集約化建設(shè)，發(fā)揮人事檔案利用的最大效能。

5．不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。隨著時(shí)代發(fā)展、社會(huì)變遷、科技進(jìn)步，切實(shí)加強(qiáng)復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化、信息化、大數(shù)據(jù)化的必要條件，也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

（作者單位：吉林省方志館）