事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化探析

文//劉 倩

事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化探析

文//劉 倩

人事檔案信息主要是每一位職工的個人經歷、德能勤績、工作表現，以及其他多種形式的歷史記錄。事業單位人事檔案信息全面記錄了所有職工的綜合信息，是各級組織全面進行考察，深入了解和正確選拔、使用人才的重要依據資料。為了更好地滿足數字化時代發展的要求，事業單位人事檔案信息管理的數字化和網絡化建設迫在眉睫。

一、人事檔案信息管理數字化與網絡化的意義

實行人事檔案信息管理的數字化與網絡化具有非常重要的意義。一是有利于全面了解事業單位的人事信息。由于數字化技術的儲存能力較強，容量大，所以充分利用它來進行事業單位人事檔案信息管理，能夠更加全面地掌握事業單位人事檔案的信息。二是有利于提升事業單位事業檔案資料的利用效率。隨著事業單位人事檔案資料的數量不斷增加，傳統人事檔案管理方法嚴重影響了人事檔案資料的利用效率。然而，在數字化和網絡化技術逐步融入到事業單位人事檔案管理中時，能夠全面有效地解決事業單位人事檔案利用效率低的問題。三是規范人事檔案管理流程。通過將數字化和網絡化技術合理應用于事業單位人事檔案的信息管理過程中，有利于規范人事檔案管理的流程，從而為提升事業單位人事檔案信息管理的效率奠定堅實的基礎。

二、事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化實現的對策

1．強化人事檔案數字化管理意識，落實管理人員專業基礎。為了將數字化和網絡化技術靈活地應用于事業單位的人事檔案信息管理過程中，便需要事業單位人事檔案管理人員全面落實檔案管理專業知識，不斷學習，深入掌握先進的信息數字技術，逐步增強人事檔案的數字化管理意識。靈活地將理論知識應用于事業單位人事檔案信息管理過程中，充分利用先進的管理知識來展開人事檔案收集、整理、鑒定、統計和利用等工作。同時，還需要根據人事檔案數字化建設的實際情況，明確設置人事檔案崗位管理職責，建立健全事業單位人事檔案資料的安全管理責任機制，從而保證事業單位人事檔案信息資料儲備的安全性。只有這樣才能夠推動事業單位人事檔案信息管理工作更加有序地開展。

2．加大人事檔案管理人員的培訓力度，提升管理人員綜合素質。在事業單位具備良好的數字化與網絡化配套設施的基礎上，需要充分認識到人事檔案管理人員的作用，充分發揮人事檔案管理人員的主觀因素，以便能夠全面提升事業單位人事檔案管理的效率。其中，在指導人事檔案管理人員參與業務培訓的過程中，需要向其灌輸信息化操作的技能，促使人事檔案管理工作人員能夠更加深入地理解電子知識，全面掌握人事檔案的現代化管理手段。同時，還需要強化事業單位人事檔案信息管理人員對手工和電子管理的協調能力，充分做好人事檔案的紙質和信息化管理雙重任務，做好人事檔案資料備份，為最大限度發揮人事檔案信息資料的作用奠定堅實的基礎。

3．構建人事檔案科學管理業務系統，實現人事檔案信息管理自動化。一是建立完善的工資管理系統。在事業單位人事檔案信息管理的過程中，在調整工資的時候所依據的條件較多，如任職文件、立功受獎、享受待遇文件、資格證等。要創建工資管理系統來實現員工工資管理的自動化，最大限度提升事業單位人事檔案信息管理的水平。二是建立組織工作管理系統。在事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化背景下，能夠全面了解事業單位內部所有黨員的整體情況，如黨組織建設、黨組織機構設置和黨費管理等資料，從而推動事業單位人事管理更好的發展。三是設置計劃性檔案信息。作為事業單位人事檔案管理工作人員必須具備超前的意識，盡量站在管理者的角度來全面分析問題，以便能夠最大限度發揮人才的作用。四是構建人事文檔管理系統。在事業單位人事檔案信息管理過程中，可按照一定的分類標準構建完善的文件管理系統，如文稿的產生時間、主要內容和保管期限，以便在需要的時候能夠快速找出不同時間的相關文件資料。

4．完善人事檔案管理流程標準，提升內部調檔查閱的效率。事業單位人事檔案資料來源范圍較為廣泛，所以在事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化實行過程中，可通過推行跨系統查詢操作，有效提升人事檔案信息的檢索效率。因此，事業單位人事檔案信息管理過程中，可根據單位內部的實際情況建立與之相適應的綜合業務檔案數據庫，從而逐步實現人事檔案管理的動態化，實時進行更新與維護。例如，可將各種數據進行綜合歸檔管理，從而確保跨系統的人事檔案信息資料能夠在查詢的過程中保持暢通。同時，還需要合理設置人員權限，建立健全檔案資料管理制度，從而最大限度提升事業單位整體的行政服務效能。

（作者單位：吉林省高速公路管理局德惠管理分局）