如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的作用

文//劉 軍

如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的作用

文//劉 軍

人事檔案是人力資源管理的重要組成部分。通過對人事檔案的分析和了解，有助于組織了解本單位人才總體的狀態，結合組織未來發展的實際需要，制定科學、合理的人才需求計劃和招聘標準。目前，由于各方面因素的影響，我國傳統的人事檔案管理滯后于經濟社會的發展和現代人力資源管理的需求，人事檔案管理工作改革勢在必行。

一、創新人事檔案管理理念

保障人事檔案知情權。人事檔案是人才信息資源的載體，其主要目的是服務組織、服務社會大眾，提高其利用價值。人事檔案中的很多信息和材料都是由個人來填寫和簽名的，這些信息屬于公開的信息資源，應取之于民、用之于民。但是，為了保證人事檔案信息的機密性，現行的人事檔案管理制度規定任何個人不得查閱與本人有關的人事檔案信息資料。因此，長期以來人事檔案一直處于比較神秘的地位，盡管每個人都參與了人事檔案的建檔工作，但大多數人對人事檔案的價值和作用是陌生的，這也是社會上很多“死檔”現象發生的主要原因。隨著社會發展和進步，以及公民知情權的不斷提高，現代人對人事檔案的信息需求不斷增加，對于人事檔案管理者而言，要樹立現代社會的檔案服務意識，拿捏好人事檔案適度公開和機密安全的尺度，向本人或者組織適當公開人事檔案信息，提高檔案信息的流動性，提升人事檔案的價值。

二、加強人事檔案的時效性、完整性和真實性

人事檔案是單位在長期的人事管理活動中形成的，能夠反映人才個人情況、工作表現、德能勤績等諸多方面的內容。人事檔案資料要具備完整性，不然就無法從檔案信息中了解人才的能力、特點和工作表現等事項。然而，在一些機關事業單位中，人事檔案資料過于簡單，有時只有員工的一些基本資料。例如，姓名、性別、籍貫住址、學歷層次、工作經歷、家庭成員等資料，缺乏對工作業績和工作表現的描述，這樣的人事檔案價值將大打折扣，也無法成為選拔和任用人才的重要依據。因此，需要人事檔案部門加大對檔案資料的補充，建立完善的檔案資料收集、登記和整理制度，將散落在各部門的、有價值的檔案資料及時收集起來，保證檔案資料的完整性。要加大對檔案資料的審核力度，如果人事檔案資料不真實，將無疑是廢紙一堆，不僅起不到優化人力資源的作用，反而會降低人才配置效率。越是年代久遠的檔案資料，失真的可能性就越大。因此，人事檔案工作者要提高檔案資料收集的效率，及時更新個人材料，增加近期人員培訓和績效表現的材料。還要加大對檔案內容的清查，去除一些虛假的、過時的材料，以方便一個人的全部實際情況能夠及時、準確地被人力資源管理部門了解和認識。

三、提高檔案管理人員的素質

人事檔案管理是一個專業性很強的工作，需要檔案工作人員具備較高的政治素質、扎實的專業知識、踏實的工作作風。因此，必須加強人事檔案人員隊伍的思想建設和業務建設。隨著互聯網的發展和普及，計算機和網絡技術在人事檔案工作中的應用十分廣泛，新的檔案管理方式也不斷涌現。人事檔案從業者要熟練掌握計算機技術，熟悉網絡環境下如何進行人事檔案資料的收集、整理以及保密工作。這些都對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰。一方面，需要檔案從業者提高服務意識，改變坐等上門的傳統思維，積極與各部門溝通和聯系，提高各部門對人事檔案工作重要性的認識，及時、完整地獲得各種有效人事檔案信息。另一方面，單位要加大對檔案從業人員的培訓，提高人事檔案管理工作人員的綜合素養，不斷充實有經驗、責任心強的高素質人才到檔案管理隊伍中，特別是要重點招聘一些懂得數據系統開發、設計和分析的人才，使得檔案管理工作走向網絡化、標準化的道路。加強對現有檔案從業人員的培訓力度，提高其檔案管理的專業知識和技能，可以請一些檔案管理的專家來講座，也可以選派學習能力強的檔案從業人員到高校檔案管理專業進行深造，最終使人事檔案工作為人力資源管理和為高層決策提供更好的服務。

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性決定了其在人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務型社會建設的今天，我們要充分發揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，促進人力資源健康、和諧的發展。

（作者單位：公主嶺市廣播電視局（臺））