人事檔案在醫(yī)院管理工作中的重要作用

文//鄭玟玟

人事檔案在醫(yī)院管理工作中的重要作用

文//鄭玟玟

隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作在信息化時(shí)代十分重要，其不僅能夠讓檔案的整體管理效率得到相應(yīng)的提升，還能讓檔案管理體系得到全面的優(yōu)化。本文主要針對(duì)人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要作用進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施。

一、人事檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

在很多醫(yī)院檔案管理中，其管理體系逐漸健全，人事檔案管理的整體作用逐漸凸顯出來(lái)。在醫(yī)院實(shí)施信息化以后，部門(mén)之間可以實(shí)現(xiàn)互通，實(shí)現(xiàn)檔案信息多元化發(fā)展。人事檔案管理效率也在逐步增加。

1．人事檔案管理具有時(shí)效作用。醫(yī)院的檔案不僅要服務(wù)于各個(gè)職能部門(mén)，而且也需要服務(wù)上級(jí)主管部門(mén)和病人。在各部門(mén)的信息被檔案管理部門(mén)獲取之后，需要在最短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行電子化、系統(tǒng)化的處理，方便獲取信息和利用。檔案管理部門(mén)提供現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)以及光盤(pán)存貯服務(wù)和公共信息網(wǎng)服務(wù)、視聽(tīng)傳播服務(wù)，他們的服務(wù)對(duì)象都可以通過(guò)不同的途徑來(lái)獲取檔案的信息，這就使他們節(jié)省了大量的時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)，在進(jìn)行檔案的管理過(guò)程中，其整體的檔案管理機(jī)制也在逐漸地健全。

2．人事檔案管理具有較好的靈活性。在進(jìn)行人事檔案的管理過(guò)程中，我們需要采用多種不同的方式讓檔案信息得到共享。因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，我們可以采用多種純文本的形式進(jìn)行信息文本的優(yōu)化。在進(jìn)行整體的服務(wù)過(guò)程中，可以采用電子文件和視聽(tīng)檔案呈現(xiàn)，如圖像文本影像和聲音。檔案存儲(chǔ)的方式變得多樣化，不僅減少了處理的空間，還擴(kuò)大了檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容和范圍，并且可以保持檔案的完整性，延長(zhǎng)檔案的壽命。

二、人事檔案在管理中的不足

1．檔案信息化工作中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一致。在進(jìn)行人事檔案的管理中，同樣需要對(duì)醫(yī)院的各種信息進(jìn)行整體性的健全。由于人事檔案存在一定的機(jī)動(dòng)性，因此在醫(yī)院的信息化體系還未全面建立的情況下，檔案信息工作與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還未能達(dá)成一致。這樣，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在系統(tǒng)軟件的服務(wù)上還未能達(dá)成統(tǒng)一。因此，認(rèn)識(shí)檔案的信息統(tǒng)一化是目前人力資源管理體系優(yōu)化的當(dāng)務(wù)之急。

2．檔案信息化難以滿足更多利用者的需求。在進(jìn)行檔案信息的管理過(guò)程中，大部分檔案在進(jìn)行信息的錄入時(shí)程序還相對(duì)復(fù)雜。由于在進(jìn)行人事資源管理的過(guò)程中，其信息的錄入需要采用多種不同的方式讓檔案信息建設(shè)的效率得到提高，這就導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息與檔案信息管理存在一定的差異。所以，采用多種不同的方式使得人事檔案管理的效率得到提高相當(dāng)重要。

3．檔案管理水平有待提高。在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理過(guò)程中，其整體的檔案管理水平還不夠高。部分檔案管理人員在檔案的管理上過(guò)于傳統(tǒng)，在思想觀念以及管理水平上無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，缺乏創(chuàng)新活力。因此，在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中要加強(qiáng)人員的培養(yǎng)。

三、人事檔案在醫(yī)院管理中的建設(shè)思考

1．構(gòu)建檔案信息管理體系。建立一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，檔案工作向信息化前進(jìn)的一條必經(jīng)之路，也是檔案在工作歷史和未來(lái)之間的連接。所以需要加大力度投入資金來(lái)確保檔案信息的建設(shè)，以及各方面軟硬件設(shè)備的齊全。與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)，也應(yīng)當(dāng)和醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行同步改進(jìn)，在進(jìn)行醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和檔案網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置密碼權(quán)限。以檔案室為中心，將整個(gè)醫(yī)院的計(jì)算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)的控制，在任何一臺(tái)機(jī)器上都可以查到有關(guān)資料，這就實(shí)現(xiàn)了資源共享和時(shí)效管理，對(duì)完善檔案信息、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)一體化有重要推動(dòng)作用。

2．實(shí)現(xiàn)電子文件管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，其需要采用多種不同的方式加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)，還要實(shí)現(xiàn)電子文件的整體管理。讓檔案管理的制度逐漸標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化。在人事檔案的整體管理中，還要做好相應(yīng)的檔案分類(lèi)。采用多種不同的方式讓檔案信息能夠更為清晰化以及明確化。

3．組織檔案人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度越來(lái)越快，在進(jìn)行檔案的整體管理中，需要開(kāi)展相應(yīng)的業(yè)務(wù)組織培訓(xùn)。在進(jìn)行整體的信息管理過(guò)程中，需要結(jié)合相應(yīng)的信息工程為互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸打下較為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，檔案管理人員還要通過(guò)不同的方式讓教學(xué)研究體系得到相應(yīng)的優(yōu)化。最終將人事檔案管理的作用全面地發(fā)揮出來(lái)。

（作者單位：廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部）