信息化時代人事檔案管理探析

文//張麗巧

信息化時代人事檔案管理探析

文//張麗巧

人事檔案是全面反映一個人履歷的重要工具，它記載著一個人的學習、工作背景、獎懲情況等，對一個人的求職、升職起著至關重要的作用。在信息化時代，有效發揮人事檔案管理的作用至關重要。

一、人事檔案管理的重要性

1．人事檔案管理對個人的作用。人事檔案管理是一個人的身份、符號，它記載著一個人的歷史，對人的學習、工作背景、獎懲情況、政治信仰情況等做出了詳細的記錄。人事檔案應用于個人的求職、升職、黨組織、團組織考察中，對個人而言，人事檔案的重要性不言而喻。

2．人事檔案管理對用人單位的作用。個人在求職中，需要將個人人事檔案交給用人單位，或由用人單位直接調轉。用人單位通過人事檔案，能夠將員工的學習、工作、獎懲背景進行足夠了解，客觀上為用人單位進行員工的選聘提供了重要依據。

二、人事檔案管理存在的問題

1．檔案管理方式陳舊，效率不高。傳統的檔案管理是采用老十類的標準，即履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考核材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料等。隨著社會的發展、人事制度的健全，人事檔案管理所需的材料已經不僅僅局限于這十類標準，更多的如特長、心理素質等方面也是重要方面。因此，傳統的紙質管理方式已經不能滿足于現有的發展需要，這就需要信息化技術來對這些資料進行匯總，提高工作人員的工作效率。

2．人事檔案管理人員信息化意識不足。信息化時代來臨，很多人事檔案管理人員跟不上信息化的步伐，安于現狀，不能接受新鮮事物，不愿意改變現有的工作模式，這歸因于工作人員的信息化意識不足，尚且不能認識到信息化建設對其工作的便利性。

3．人事檔案管理的安全性欠佳。信息化建設為人事檔案管理工作帶來了便利性，但隨之而來的是一些魚龍混雜的檔案管理軟件，這些軟件由不同的軟件公司開發，技術水平參差不齊，而一些檔案管理工作過度依賴信息化軟件，忽視了對紙質檔案的管理，一旦信息化軟件癱瘓就會帶來無法挽回的損失。

三、人事檔案管理進行信息化建設的必要性

1．有利于提高人事檔案管理的工作效率。人事檔案管理進行信息化建設，可以省去很多工作人員的勞力，他們可以利用余下的時間學習信息化相關知識以及人事管理相關知識，提高他們的綜合素質，同時也提高管理的工作效率。

2．有利于原始檔案的保護。原始檔案對于后續工作具有參考作用，而很多紙質版原始檔案經過各方的查找、翻閱，已經有所破損，這不利于后續工作的開展。而信息化時代的到來，將紙質版原來檔案在計算機上輸入，查找的時候也只需在計算機上進行，有利于原始檔案的保護。

3．有利于人事調整工作的參考。人事調整對于用人單位、社會的發展至關重要，而人事調整工作可以通過個人的人事檔案先做客觀的評價，在進行調整時具有參考作用。計算機在檢索方面比紙質版人事檔案材料要方便得多，因此利用計算機的檢索功能可以準確查找符合任職要求的干部信息，從而提供客觀信息。

四、信息化時代人事檔案管理的建議

1．提高各級人事檔案管理人員的信息化意識。人事檔案管理人員是進行檔案管理的一線人員，他們信息化意識的提高對信息化在人事檔案管理工作中的推進至關重要。因此，要采用培訓、宣傳等方式提高一線管理人員的信息化意識，領導層更要堅定信息化建設的意識，并傳達給一線管理人員。

2．加強培訓提高人事檔案管理人員的信息化水平。

人事檔案管理人員的信息化水平是有效推進信息化建設的重要方面。會用、善用是對工作人員信息化水平的基本要求。年輕的工作人員對信息化軟件的接受度較高，年齡稍大的工作人員可能接受程度稍慢一些，這就需要人力資源與社會保障局對工作人員進行培訓，以防在后續工作中出現操作錯誤等問題，為檔案管理帶來不必要的麻煩。

3．選擇人事檔案管理信息化權威軟件。人事檔案管理的軟件參差不齊，因此在操作便捷性和安全性方面也有所不同。那么單位在選擇管理軟件時要有所分辨，盡可能選擇權威的軟件，在后續工作中能夠發揮其應有的功效。

4．信息化軟件與紙質檔案相結合。信息化軟件的利用，很多工作人員發現了其便捷性，就有可能過分依賴，以至于先前的紙質檔案就不再采用，但信息化軟件使用前期，可能由于軟件的不穩定性，在資料的完整性、可持續性方面還或多或少存在問題，因此建議在軟件使用前期，將軟件與紙質檔案相結合。

（作者單位：浙江省溫嶺市人才市場管理辦公室）