基于人力資源開發(fā)視角下的醫(yī)院人事檔案管理研究

文//呂慧萍

基于人力資源開發(fā)視角下的醫(yī)院人事檔案管理研究

文//呂慧萍

醫(yī)院是知識密集型醫(yī)療衛(wèi)生服務群體，醫(yī)務人員的醫(yī)德醫(yī)風和醫(yī)療業(yè)務水平成為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。醫(yī)院的人事檔案是人事管理過程中所形成的記載醫(yī)務人員個人簡歷、思想品德、業(yè)務水平和工作實際的重要文件材料，是人力資源管理的重要現實依據?；谌肆Y源開發(fā)視角下做好醫(yī)院人事檔案管理，能夠全面掌握醫(yī)院人力資源現狀，并為人才資源的合理調配、使用奠定基礎，極大地提升了醫(yī)院的人力資源使用效率，對提升醫(yī)院的整體競爭力具有積極的現實意義。

一、醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的作用

醫(yī)院人事檔案管理與人力資源開發(fā)之間是相輔相成、密不可分的一個整體，人事檔案是人力資源開發(fā)過程中所產生的各種信息資料，也是人力資源開發(fā)中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。而人力資源的開發(fā)也進一步豐富了人事檔案的內容，提高了人事檔案的使用價值。

1．規(guī)范人力資源管理的依據。醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)院的各類人才信息，醫(yī)院管理者通過人事檔案能夠全面了解醫(yī)務人員的過去，也可以掌握現在的人力資源整體狀況，并根據醫(yī)院的發(fā)展科學預測未來的人力資源需求，因此，做好人事檔案管理為醫(yī)院管理者科學引進人才提供了第一手資料。大型醫(yī)院的醫(yī)務人員眾多，管理難度大，素質要求高，醫(yī)院必須建立一套完善的選人、用人體制機制，最大限度地發(fā)揮人力資源財富，做好人事檔案管理能夠為醫(yī)院領導者進行人事制度改革、崗位競聘、選拔人才和使用人才提供全面的現實參考依據，為作出相關決策提供科學參考。此外，人事檔案也是領導進行醫(yī)務專業(yè)技術人員職稱評定、工資調整、職務晉升的重要參考。1988年實行專業(yè)技術職稱制度改革以來，醫(yī)療行業(yè)逐步建立起完善的職稱評價體系，是醫(yī)務專業(yè)技術人員和行政人員晉升順利進行的重要保障。人力資源管理部門根據醫(yī)務人員的人事檔案，如學歷、資歷、職務等作出工資調整、人事安排建議等供領導決策參考。

2．優(yōu)化人力資源配置的依據。人力資源配置是提高人力資源使用效率和價值的重要途徑。人力資源作為醫(yī)院最寶貴的資源是動態(tài)的，即根據醫(yī)院及其崗位的現實需要不斷調整變化的，它會隨著時間的推移、醫(yī)院的發(fā)展需要對醫(yī)務人員進行合理流動。一份完整的醫(yī)務人員的人事檔案能夠全面反映其個人醫(yī)療業(yè)務水平、專業(yè)特長、醫(yī)德醫(yī)風狀況。醫(yī)院的人事部門掌握醫(yī)院醫(yī)務人員的整體現狀，通過對人事檔案的分析和研究，從中發(fā)現人才成長和培養(yǎng)的規(guī)律和特點，對正確識別人才、合理培養(yǎng)和使用人才，做到人崗相適、人盡其才、才盡其用都發(fā)揮著重要作用。隨著信息化、數字化技術的發(fā)展，醫(yī)院的人事檔案信息資源實現了共享，為醫(yī)院管理者中預測人力資源需求類型、數量，促進現有人員中醫(yī)院內外的合理流動提供了更為客觀的現實依據和參考，為人力資源實現最佳配置、避免人才資源浪費發(fā)揮著重要作用。

3．激發(fā)人力資源潛能的依據。隨著我國醫(yī)療改革的逐步深入，醫(yī)院的醫(yī)務人員的知識結構、年齡結構，甚至是工資結構也都發(fā)生了顯著變化，如何進一步激發(fā)現有醫(yī)務人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，為患者提供優(yōu)質、高效服務是擺在醫(yī)院管理者尤其是直接從事人力資源管理者面前亟待解決的現實問題。以工資制度為例，傳統醫(yī)務人員的工資大多是對以往財務報表所反映的信息進行匯總，期間難免出現誤差等，自人事檔案信息化后，醫(yī)院為每一位醫(yī)務人員建立的獨立的人事檔案，通過對醫(yī)務人員的學歷、工齡、崗位變化等信息的實時錄入、修正和核對，經醫(yī)院相關部門匯總、核算后進行工資結算，人事檔案在工資調整方面起到公平、準確地核定人員工資發(fā)放數額，工資待遇的改善會進一步提高廣大醫(yī)務工作人員的積極性和主動性，激發(fā)人才資源潛能和優(yōu)勢，從長遠來看對醫(yī)院的發(fā)展也起到積極的推動作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理進行人力資源開發(fā)原則

1．整序開發(fā)原則。整序開發(fā)是指醫(yī)院的檔案管理部門通過不同渠道將分散于各個部門及人員、能反映個人經歷、業(yè)績等文件證明材料采集、處理后，變成系統有序的信息。在人事檔案管理“終身制”背景下，檔案信息整序化開發(fā)是醫(yī)院人力資源開發(fā)的重要前提。以《個人資料檔案目錄》順序為例，包括：個人簡歷、學歷學位、繼續(xù)教育及專業(yè)技術進行證明、證書；專業(yè)技術資格任職材料；衛(wèi)生技術成果材料；以及獎懲材料、任免、升降、調薪材料等，將這些信息資料集合為整序、有機聯系的邏輯聯系，能夠為人力資源開發(fā)提供全面、翔實的人力資源檔案信息資源整體，便于人力資源的開發(fā)和利用。

2．全面效益原則。醫(yī)院的人事檔案管理不僅對個人進步發(fā)揮著重要作用，也為醫(yī)院的整體發(fā)展提供了重要參考依據，因此，要通過人事檔案管理來全面發(fā)揮人力資源管理效益。例如：社會信譽和經濟效益。主動做好醫(yī)院人事檔案開發(fā)編研，全面展示醫(yī)院的人才資源優(yōu)勢，為向社會宣傳醫(yī)院的特色門診、優(yōu)勢醫(yī)療資源信息和專家提供了素材支撐，對提升醫(yī)院的社會信譽和美譽度具有重要作用，也能提升醫(yī)院的經濟效益。注重做好現實效益與長遠效益、部門效益和整體效益的統一性和協調性。站在醫(yī)院整體的發(fā)展視角，做好人事檔案管理工作，推動人力資源開發(fā)，為全院的臨床、教學、科研提供優(yōu)質服務。

3．充分利用原則。充分利用原則要求醫(yī)院的檔案管理部門注重人事檔案信息資源的全面開發(fā)和充分利用，在此過程中不斷優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配置，提升醫(yī)院人力資源的利用效率和效益。例如，通過人事檔案信息分析，可以幫助醫(yī)院人力資源管理部門科學預測人力資源需求量、需求類型，為人才招聘以及內部人員流動提供現實依據。為此，要不斷充實醫(yī)院人事檔案內容和信息量，并做好人事檔案信息資源的合理優(yōu)化和有序開發(fā)，避免因人員信息采集疏漏或遺漏造成人力資源使用浪費。

三、醫(yī)院人力資源開發(fā)視角下人事檔案管理對策

1．創(chuàng)新意識，轉變人事檔案管理理念。醫(yī)院人事檔案管理要破除“終身制”管理理念，既要做好人事檔案的收集、整理、保管工作，也要與時俱進，適應醫(yī)療改革發(fā)展的現實需要，更新觀念，創(chuàng)新意識，為醫(yī)院人事檔案管理打開新局面。（1）大局意識。醫(yī)院人事檔案管理部門及人員要更新觀念，擴大視野，站在全院發(fā)展的角度積極主動地為醫(yī)院的人力資源開發(fā)提供優(yōu)質、高效的檔案查詢、利用服務。（2）開放意識。要嚴格遵守《檔案法》《保密法》的相關規(guī)定，遵守檔案人員的職業(yè)道德，不得擅自泄露、公布人事檔案的前提下，做好人事檔案的信息研究，尤其是要做好醫(yī)務人員職業(yè)能力、職業(yè)操守（如各種表彰材料）進行綜合分析、量化，做好信息資源編研，為人力資源開發(fā)提供寶貴的編研材料。（3）服務意識。轉變以往人事檔案“被動”服務狀況，延伸服務觸角，提升人事檔案服務的主動性，例如，通過人事檔案的信息分析，做好醫(yī)務人員的培養(yǎng)規(guī)劃，及時掌握人員知識、技能等需求信息，讓人事檔案管理工作從以往的單純、被動式保管向主動提供人才信息，更好地為醫(yī)院領導決策和人事部門開展工作提供高效、優(yōu)質服務。

2．規(guī)范管理，整合人事檔案信息資源。（1）改進人事檔案管理方式。醫(yī)院人事檔案涉及的內容多、載體多樣，要打破傳統的人事檔案管理方式，注重人事檔案信息資源整合。通過構建以醫(yī)院的人力資源管理作為基礎，強化醫(yī)院人事檔案管理部門與醫(yī)院綜合行政部門之間的協作、配合，全面做好醫(yī)院人力資源信息的匯總、收集和管理，為人力資源信息整合奠定扎實基礎。積極做好文書檔案、醫(yī)教檔案、個人考績以及業(yè)務能力和業(yè)績等反映醫(yī)務人員思想政治、職業(yè)操守、職業(yè)能力的檔案信息開發(fā)，依據整序開發(fā)原則，進行一次文獻、二次文獻的匯編，更好地為組織部門選拔、培養(yǎng)和使用人才提供依據和參考。（2）完善人事檔案管理制度。在人事檔案管理過程中，做好各項規(guī)章制度的立、改、廢工作，為人事檔案信息資源的整合提供制度保障。一方面，要根據人事檔案管理的現實需要，制定新的人事檔案管理制度，使人事檔案管理更加制度化、規(guī)劃化和科學化；另一方面，要對不適應形勢發(fā)展需要的規(guī)章制度及時進行修改甚至是廢除，建立適應時代發(fā)展需要的、更為科學合理的人事檔案管理制度，為人事檔案資料的收集、鑒別、查詢、服務等提供科學合理的制度保障。（3）提高人事檔案信息水平。隨著醫(yī)院發(fā)展規(guī)模不斷擴大，醫(yī)院的人力資源不斷增加，醫(yī)院的人力資源管理面臨著許多新情況和新挑戰(zhàn)，對醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平提出更高要求。為此，要積極運用現代信息技術，不斷提升人事檔案管理的信息化水平，建立人事電子檔案數據庫和個人電子檔案系統，通過以人力資源信息為基礎的人事檔案管理系統的建立，利用現代信息技術進行人力資源信息的匯總、加工和分析，實現人事檔案信息資源的共享。

3．強化素質，提升人事檔案管理效率。（1）加強檔案人員培訓。醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)性較強，對從事檔案管理人員的綜合素能要求很高，既要熟悉檔案專業(yè)知識，也要對人事管理具有一定的理論知識。首先是要注重專業(yè)人才的引進，醫(yī)院管理部門要設立專門的人事檔案管理部門，選派綜合素能強、思想政治素質高的人員專門管理和從事檔案管理工作，并根據崗位需求積極做好人才的引進工作。其次是要加強在職人員的崗位培訓。重點加強具體從事人事檔案管理人員的專業(yè)知識培訓、政治理論知識學習，掌握新時期醫(yī)院人事檔案管理的特點、原則和方法，通過培訓新知識，提升在職人員的檔案管理技能。此外，還要加強信息化、數字化等科技知識的培訓，全面打造“創(chuàng)造型、復合型”人事檔案管理隊伍。此外，還要定期組織全院醫(yī)務人員的培訓，提升廣大醫(yī)務人員的檔案意識，共同協助做好醫(yī)院的人事檔案管理工作。（2）提升檔案編研能力。人才資源開發(fā)對人事檔案管理提出了更高要求，也加大了人事檔案信息資源的利用。因此，只有做好人事檔案編研工作，為醫(yī)院人力資源開發(fā)服務提供再次創(chuàng)造性的知識產品，為人才資源開發(fā)決策提供翔實、科學的現實參考。這就要求廣大人事檔案管理人員具備醫(yī)院人力資源管理方面有關人事檔案信息的獲取能力，在眾多的檔案中提取本反映本單位醫(yī)務人員思想政治素質、業(yè)務水平以及職業(yè)道德等信息，并及時進行匯總、分類、歸檔。其次是要提升人事檔案信息的加工、提煉能力。人才資源開發(fā)需要全面掌握人力資源現狀，多角度地獲取人力資源優(yōu)勢和不足，通過現有人事檔案信息資源的加工、提煉，對人力資源信息進行再次的分析、組合，產生具有較高價值的人事檔案二、三次深層次的編研成果，為人力資源開發(fā)提供支持和保障。最后是要具有較強檔案信息的互動能力。檔案管理人員除了具備文字表達、應用能力外，還要注重利用醫(yī)院的局域網等，加強與其他部門醫(yī)務人員的溝通和互動，獲取更多有價值的人事資源信息，要注重醫(yī)院檔案文化建設，充分調動廣大醫(yī)務工作人員參與的積極性、創(chuàng)造性。

（作者單位：佛山市第一人民醫(yī)院）