以項目檔案驗收為契機提升企業(yè)檔案管理水平

文//郭建華

以項目檔案驗收為契機提升企業(yè)檔案管理水平

文//郭建華

近幾年，集團公司為了優(yōu)化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、擴大產(chǎn)能，先后開展多項重大項目工程建設(shè)，部分項目檔案單項驗收已經(jīng)通過了有關(guān)部門組織的竣工驗收，但也暴露出一些具體問題需要重視。檔案管理人員應(yīng)該以驗收檢查為契機，找出薄弱環(huán)節(jié)，加強和完善檔案管理工作機制，推動企業(yè)項目檔案管理水平邁上新臺階。

一、存在的主要問題

1．檔案內(nèi)容不完整，編制不規(guī)范。由于參建單位多、人員流動性大、時間跨度長，資料整理缺乏專業(yè)指導(dǎo)，容易出現(xiàn)檔案兼職人員意識不強、責(zé)任心不夠，文件散失收集不全、案卷整理不規(guī)范等問題。由于特殊載體文件尤其是反映隱蔽工程的照片檔案缺失，造成以后無法補救，給后期檔案歸檔管理工作帶來困難。

2．參建各單位制度執(zhí)行不徹底，歸檔滯后。目前項目管理部門對檔案工作重視不夠，不能及時督促具體實施單位按期歸檔，經(jīng)常在檔案專項驗收前突擊歸檔，從而造成公司檔案主管部門無法及時審查驗收，使得歸檔案卷質(zhì)量達不到檔案驗收要求。

3．檔案信息化建設(shè)投入不足。由于企業(yè)信息化建設(shè)投入不足，項目檔案數(shù)據(jù)庫還沒有完全建立，對案卷目錄、文件目錄沒有實現(xiàn)全部計算機管理和檢索，不能滿足檔案管理規(guī)范、利用快捷發(fā)展需求，使得項目檔案驗收時相關(guān)條款失分嚴重。

二、提升建設(shè)項目檔案質(zhì)量的措施

1．抓組織管理，強化先導(dǎo)性。健全項目檔案管理規(guī)章制度，理順歸檔流程，確保歸檔環(huán)節(jié)暢通。成立由集團公司總工程師領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門負責(zé)人參加的項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，明確各單位崗位職責(zé)，建立體系健全、責(zé)任明晰的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。促使各部門人員認真履行各自職責(zé)，形成有利于檔案工作的長效機制，使檔案管理工作更加科學(xué)有序。

2．抓前端控制，把握完整性。建設(shè)單位在項目前期階段，按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》提出歸檔要求，將項目建設(shè)過程中形成的各個階段各種不同表現(xiàn)形式載體的檔案材料，進行收集，強調(diào)檔案完整性。重點提出項目建設(shè)中反映隱蔽性工程的照片、電子光盤等檔案的收集管理。反映工程的隱蔽性關(guān)鍵部位的照片檔案因其形式簡單、直觀，具有較強的客觀性和透明性，今后應(yīng)成為項目檔案管理的重要內(nèi)容之一。

3．統(tǒng)籌推進，強化協(xié)調(diào)性。建設(shè)單位應(yīng)切實履行監(jiān)管職責(zé)，組織協(xié)調(diào)各參建單位對工程檔案進行自檢，加強檔案的預(yù)驗收管理，督促各方及時歸檔，杜絕突擊歸檔。在對工程質(zhì)量嚴格把關(guān)的同時，也要對建設(shè)中形成的文件資料齊全完整準確性負責(zé)。歸檔前聯(lián)合監(jiān)理單位，深入細致進行檢查，確保檢查內(nèi)容不缺項、漏項，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)舉一反三、全面整改。對發(fā)現(xiàn)的問題分析原因，找出癥結(jié)，提出意見，督促整改落實，確保檔案質(zhì)量的控制，避免項目整體驗收時因檔案質(zhì)量問題而返工。

4．抓重點時段，強化針對性。項目的預(yù)驗收和最終驗收，是竣工驗收的關(guān)鍵時段。檔案管理部門要認真做好檔案資料的審查驗收工作。重點檢查以下三方面：一是檢查重要前期的文件是否歸檔，是否為原件，防止遺漏。二是要重點檢查竣工圖和設(shè)計變更文件是否符合要求。設(shè)計變更是否與竣工圖相符，修改到位。所有竣工圖應(yīng)有編制單位逐張加蓋并簽署的竣工圖章，保證竣工圖的質(zhì)量。三是重點檢查隱蔽工程驗收記錄是否有監(jiān)理人員簽章。發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，確保整個建設(shè)工程檔案資料的真實、準確、齊全、系統(tǒng)。

5．提供保障，實現(xiàn)快捷性。近幾年，集團公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案部門發(fā)展實際需要，加大了對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，增加了庫房和辦公設(shè)備。但是由于經(jīng)費緊張，檔案計算機管理軟件沒有配置，檔案信息管理水平達不到新時代檔案管理工作要求。檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，為公司檔案管理水平提升，提供更多支持保障，增強檔案事業(yè)發(fā)展后勁。

綜上所述，建設(shè)項目檔案單項驗收增強了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)部門的檔案意識，促使各職能部門互相配合、齊抓共管、形成合力。檔案管理人員要主動積極、敢謀敢為，通過檢查驗收，發(fā)現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)是否符合質(zhì)量標準和管理標準，形成良好高效運行機制，促進檔案工作的改進和完善，不斷提高檔案工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，為公司又好又快發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：寶鈦集團有限公司檔案室）