提高行政機關檔案管理效率的思考

文//劉 琳

提高行政機關檔案管理效率的思考

文//劉 琳

檔案管理是行政機關辦公室工作的重要組成部分，檔案管理效率不僅對辦公室工作效果有直接影響，而且還對整個機關的業務協調、信息流轉、領導決策都具有重要影響。為了實現較高的檔案管理效率，必須不斷運用現代技術，不斷革新工作理念，探索實現檔案管理的規范化、標準化，推進行政機關檔案管理的高效運行。

一、檔案管理要有較高的重視程度

充分發揮檔案管理工作的重要作用，應當采取各種措施，提高對檔案管理工作的重視，并對其形成正確認知。一是，提升領導對檔案的重視程度，經常關心和支持檔案管理員的工作,給他們提供良好的工作環境,落實相關福利待遇,對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，增強他們在工作過程中的成就感，以激發檔案管理人員的工作積極性。二是，提升檔案管理人員對檔案的重視程度，在工作中自覺認識到檔案管理對全局工作的意義，對自己所從事的工作有較高的崗位自豪感，對做好檔案工作具有較強的內生動力。三是，提升機關全體員工對檔案工作的重視程度，各相關部門在查詢、調閱中能夠認真履行相關手續，重要檔案資料能夠依法依規及時移交歸檔，尊重檔案工作人員的工作成果，遵守檔案管理相關制度。

二、檔案管理必須要有嚴格的制度流程

科學嚴密的制度流程是提升檔案管理效率的基礎條件，行政機關的檔案都有一套嚴格的制度規范，隨著現代技術和業務的發展，很多已經不能適合當前需要，必須要進一步結合實際，加強制度建設，改進工作流程。一是，要從檔案規范化入手，在符合國家檔案管理標準規范的大框架下，制定適合本單位的檔案業務規范，從檔案收集、裝訂、立卷、保存、調閱、移交、銷毀等各個環節都要進行規范。要確保制度不脫離實際，具有真正的可操作性，真正能夠促進行政機關檔案管理的進步。二是，要采取各種措施，大力提高新制度的執行力。這就要進一步完善各種激勵懲戒機制，建立科學的制度考核體系，約束和督促檔案管理人員，以更加認真、嚴謹的態度處理相關檔案信息，并自覺保守機密檔案信息。三是，將檔案管理制度規范向機關全體職工進行宣傳，讓機關職工知曉。無論是檔案管理人員，還是其他部門崗位的職工，都應當從思想上樹立起嚴格遵守檔案管理制度的意識，使其能夠真正在工作中嚴格按照制度辦事。

三、檔案管理人員要有過硬的專業素養

在現代辦公信息化條件下，檔案管理工作也應采用更加便利的信息技術手段，以實現檔案管理工作向自動獲取、程序保存、主觀識別等方向發展，提升檔案管理效率。一是，要結合當前機關辦公自動化建設的現狀，進一步優化檔案管理的軟件模塊,提高信息網絡的實用性；二是，加強檔案網絡安全投入，通過強化網絡安全認證、審核、預警機制，強化檔案在信息化條件下能夠保證安全；三是，推進檔案庫房管理智能化，為檔案管理能夠更加齊全、完整、準確,有效地保護和利用供科技支撐。實現機關檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化管理的歷史性跨越，有效確保檔案實體和信息的安全。

四、檔案管理要與信息化相適應

機關檔案管理是一門專業性很強的工作,面對新的形勢,迫切需要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍。一是，強化檔案管理人員的政治思想素質。檔案管理人員要具備較高的政治思想覺悟、理論政策水平，在此基礎上形成較強的政治鑒別力和敏銳性，明辨是非，能夠處理解決檔案管理工作中的問題。二是，強化檔案管理人員的業務素質。鼓勵檔案管理人員參加繼續教育，做到自覺學習、主動學習，提升自身的工作能力，做好本職工作。三是，強化檔案管理人員的工作作風。要始終保持雷厲風行、積極樂觀的工作心態和旺盛的工作激情，準備充分、反應迅速，優質高效地完成任務。同時也要做到甘于奉獻，既不怕吃苦，又不怕吃虧，踏踏實實，任勞任怨，淡泊名利，服從大局。四是，強化檔案管理人員的道德素質。特別是廉潔奉公教育，通過廉潔奉公教育檔案從業人員，注意抵制外界或內部的金錢誘惑，拒絕享樂主義，堅守自己的道德。

（作者單位：四平市社會保險檔案管理中心）