吉林省檢驗科電子檔案管理模式之我見

文//李鈺潁

吉林省檢驗科電子檔案管理模式之我見

文//李鈺潁

隨著網絡計算機技術的廣泛應用，傳統的檔案管理模式逐步升級為高端技術處理模式。檢驗科在信息管理系統的前提下借助計算機技術建立了一套電子檔案管理模式。相比較傳統的檔案管理模式，電子管理模式更能夠節省人力資源，并且存檔和管理的效率也比傳統模式更為精準快捷。對檢驗科檔案管理來說，煩瑣復雜的海量數據和多部門多系統的分類給檔案管理增加了很大的難度。而電子管理模式的應用拯救了利用紙張數據統計和多人員分工的舊模式管理。既節省了大量的人工和時間，也降低了出錯的概率，提高了檢驗科檔案管理工作的效率。

一、檢驗科的具體管理工作

吉林省醫療資源豐富。醫療機構分布也比較廣泛，有大約三十家三級甲等醫院，二級甲等醫院數量更是龐大。各醫院檢驗科的工作強度很大。對于存儲數據和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術的介入，檢驗科的檔案管理模式也轉變成了網絡技術控制管理的模式。傳統管理模式，通過手工登記、匯編成文字檔案，然后把書面檔案進行統計分類，可想而知這項工作的難度。隨著計算機的普及和網絡技術的發展，檢驗科建立了檢驗科信息管理系統（LIS），實施了條碼技術，并且在此基礎上建立了檢驗科電子檔案管理模式。

檢驗科檔案管理大致分為數據檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內部資料檔案等。各系統之間的數據分工明確，各盡其責。為檢驗科的分析、備案、處理和統計等打好基礎。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學管理決策提供了現代化的有利條件，并且促進了科室的發展和進步，使人性化的管理和科學化、系統化的管理有機結合，提高我們的工作效率，有利于單位和個人的良好發展。

二、檢驗科電子檔案管理模式

檢驗科的電子檔案管理主要分為數據檔案、倉庫檔案、系統檔案、職工檔案、行政管理檔案和內部資料檔案等。這種電子檔案管理模式的建立促進了檢驗科實行現代化管理跟上了時代步伐的速度。檢驗科的電子檔案管理模式大致分為以下幾個方面：

1．數據電子檔案管理分為常規管理和條碼管理。常規管理主要包括標本管理、存放病人信息和檢測結果等。通過電子計算機存儲系統可以減少各類信息的實際存放空間，在調用信息時可以快速地查詢出所用數據，做到了方便快捷。而條碼管理主要是登記各類條碼，把各類條碼按不同顏色登記組分。經過匯總后存入電腦系統。把各類標本的時間都進行登記，確保不漏收、不漏檢、不延誤。提高信息把關能力，以提升到監督管理工作。

2．倉庫電子檔案管理是在（LIS）前提下開發的一種新型網上訂購模式。根據條碼標本的數量統計各小組試劑的使用情況和耗材多少，進行統計匯總。在各部門需要預定時，在電腦端進行查詢調配。這樣經過系統的統計和預定模式可以避免訂購試劑盒耗材的混亂局面，并且提高其耗材和試劑的配備能力，提升工作效率。

3．職工電子檔案管理是通過電子系統把職工的個人信息進行存儲。科主任可以通過每個人的能力和背景資料進行合理分配，做到人性化處理，避免出現個人能力不達標、不能勝任的情況，做到各盡其責、合理分配，以提升個人工作能力達到團隊和諧的目的。

4．考核電子檔案管理是科主任通過電腦端對員工的能力進行考核，對職工的考勤情況、工作能力和工作態度進行不定時考核。記錄表揚表現好的職工，激勵員工們的工作熱情，從而加強團隊協作精神。

5．行政電子檔案管理是科主任和系統管理員這些行政部門通過電腦管理日常工作情況。比如，科主任可以在電腦上進行信息匯總和考核。系統管理員可以通過電腦為員工分配各項任務和統計工作時間，并對檢驗科內的所有設備和項目費用進行核算分配，以便于合理分配員工的每日工作量。

6．內部資料檔案管理是通過電腦端管理檢驗科內部所有的規章制度和文獻著作等。科主任督促各組室每年對崗位責任制和相關資料進行更新并且上報，促進科室管理系統的進一步完善。

綜上所述，吉林省檢驗科作為全國檢驗科系統中的一員。通過初步探索可以看出，無論是哪類管理模式，都離不開人性化的管理。檢驗科的電子檔案管理模式是以人性化管理為基礎，利用現代化處理技術進行管理的一種科學手段。不僅提高了科室的管理水平和檔次，也促進了科室的發展和進步。使人性化的管理和現代化的管理有機結合，激勵了員工的工作態度，促進了各項工作的順利完成。

（作者單位：吉林省臨床檢驗中心（吉林省醫療機構質量監測評價中心））