如何提高檔案管理科學(xué)化和數(shù)字化水平

文//杜愛民

如何提高檔案管理科學(xué)化和數(shù)字化水平

文//杜愛民

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施數(shù)字化加工，通過檔案管理的科學(xué)化來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)其制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這一數(shù)字化進(jìn)程對(duì)當(dāng)前檔案工作有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、提高檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平的必要性

首先，檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平的提高體現(xiàn)的是國家層面科學(xué)發(fā)展觀的根本要求，這是由檔案管理工作在我們國家的重要地位所決定的，較多涉及我們國家社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的多個(gè)方面。因此，必然需要通過科學(xué)合理的管理來保障其作用的充分正常的發(fā)揮。

其次， 檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化也是現(xiàn)代社會(huì)信息化飛速發(fā)展條件之下的必要需求，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)深入地滲透到人們生活的各個(gè)層面，其在檔案管理工作中的滲透也是必然的結(jié)果。因此，檔案管理工作也要順應(yīng)這樣一種發(fā)展趨勢(shì)和需求來實(shí)現(xiàn)自身管理的科學(xué)化水平。

最后，檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平的提高同樣是檔案管理工作自身健康可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，雖然說我們國家的檔案管理工作在長期的發(fā)展過程中有較好的表現(xiàn)，但是總的來說還存在著許多不足，需要通過檔案管理水平的提高來加以彌補(bǔ)。

二、提高檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平

1．改變檔案管理觀念。任何一項(xiàng)工作在進(jìn)行之前首先需要從觀念上有所更新，在致力于提高檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平之前，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)我們國家目前的發(fā)展水平以及管理機(jī)制來制定出適應(yīng)于現(xiàn)代社會(huì)的管理工作方式來。與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)于人員工作制的管理。

2．完善檔案制度建設(shè)。如果說檔案管理工作理念的更新是提高檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平的必要前提，那么檔案制度建設(shè)就是實(shí)現(xiàn)這樣一種目標(biāo)的基礎(chǔ)和根本，只有建立起良好的制度來才能夠保證檔案管理工作的長期穩(wěn)定執(zhí)行，這對(duì)于檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平的提高而言既是重要保障也是主要的方法。針對(duì)這樣一種目標(biāo)，檔案管理工作者在工作進(jìn)行過程當(dāng)中就需要從宏觀立法的層面來實(shí)現(xiàn)管理工作創(chuàng)新和科學(xué)化、數(shù)字化水平的提高，與此同時(shí)還有必要進(jìn)一步加強(qiáng)管理制度的完善和約束。

3．完善數(shù)字化管理系統(tǒng)。從高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求出發(fā)，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的初始階段，還需要才到到數(shù)據(jù)的異地備份、安全應(yīng)急措施等備份管理措施。另外，在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)權(quán)限、系統(tǒng)升級(jí)等方面都應(yīng)強(qiáng)化安全管理，這樣才有利于電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性與真實(shí)性。

4．實(shí)行電子文件管理戰(zhàn)略，開展電子檔案文件技術(shù)處理工作。歸檔新型的文件材料是勢(shì)在必行的事情，檔案管理者需要對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、儲(chǔ)存以及處置等工作進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，確保電子文件的原始信息受到保護(hù)，并且通過技術(shù)的處理，也可以將已經(jīng)進(jìn)行歸檔的文件轉(zhuǎn)變成為“只讀”的文件，這樣只能讀、不能寫，就無法更改原文件，也有利于電子文件原始結(jié)構(gòu)的識(shí)別與保護(hù)，確保電子文件的真實(shí)與可靠，確保其發(fā)揮的社會(huì)效用是和紙質(zhì)文件完全一致。

5．加強(qiáng)檔案日常管理工作。檔案管理工作本身就是一個(gè)長期積累的過程，在實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平提高的過程當(dāng)中可以考慮從檔案日常管理工作入手來進(jìn)行分析和處理。具體來說，一是要結(jié)合檔案管理工作的各種細(xì)節(jié)來分析。如定期對(duì)檔案文書管理情況進(jìn)行檢查和分析，并在檔案變動(dòng)發(fā)生之后積極進(jìn)行整改；二是要對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行檢查，主要是希望把握檔案存儲(chǔ)的齊全性和規(guī)范性；三是還需要定期對(duì)檔案行全面考核，在考核過程當(dāng)中充分結(jié)合管理制度現(xiàn)狀以及相關(guān)方面的檔案管理規(guī)范，并及時(shí)根據(jù)檔案管理績效來進(jìn)行獎(jiǎng)懲，這些都是加強(qiáng)檔案管理工作科學(xué)化水平的基本途徑。

6．提高檔案管理隊(duì)伍的總體水平。檔案管理工作本身也是一門科學(xué)，尤其是在現(xiàn)代新形勢(shì)新背景之下，各種檔案管理技術(shù)的應(yīng)用都對(duì)檔案管理人員的個(gè)人能力和素質(zhì)提出了更多更高的要求，除了原有的檔案管理基本操作技能，如檔案的文書立卷、整理編目、鑒定錄著以及保護(hù)開發(fā)等，還需要更進(jìn)一步地掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理操作技術(shù)。為更好適應(yīng)于這樣一種目標(biāo)和要求，就需要建立起更高層次、更高水平的管理隊(duì)伍來。

提高檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化水平的根本內(nèi)涵還是希望通過科學(xué)化的管理方法來提高檔案管理水平，同時(shí)通過科學(xué)的管理制度來保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，使得檔案管理工作能夠盡可能地實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和信息化。

（作者單位：四平市鐵東區(qū)山門鎮(zhèn)財(cái)政分局）