談職業學院教學檔案的收集整理

文//褚繼蘭

談職業學院教學檔案的收集整理

文//褚繼蘭

職業學院教學工作中形成的各種檔案材料，記錄了教學工作的全過程，是衡量教學工作水平和質量的重要標志，是教學檢查和教學評估的重要依據。加強學院教學檔案的收集整理工作，是適應學院教育改革和發展的需要，也是學院常規管理的重要內容。

一、建立健全學院教學檔案的管理體系

學院應明確主管教學的副院長主管教學檔案工作，負責學院教學檔案工作的組織、監督和檢查，將教學檔案工作落實到日常教學管理工作中。理順學院檔案部門與學院各專業、處室等教學文件材料形成和處理部門的關系，明確各自責任。準確劃分教學材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔要求和手續。把教學文件材料的收集、整理、歸檔工作列入有關部門和教職員工的考核獎懲中，保證收集、歸檔渠道的暢通。各專業教學秘書人員負責本專業形成的教學檔案的分類、整理、立卷、歸檔，保管好本單位的二級檔案，并提供利用。各教研室(實驗室)主任負責本單位教學檔案的積累和歸檔工作，督促教師及時向本單位移交檔案，同時要保管好本單位的三級檔案，并提供利用。各任課教師及有關人員有義務及時將教學檔案交給部本科教學秘書進行歸檔管理。

二、準確制定學院教學檔案的收集范圍

學院教學檔案是學院在教學實踐中形成的反映學院主要職能活動和基本歷史面貌的,在日后學院教學工作中有一定查考利用價值的文件材料。

1．專業設置和專業培養目標方面的資料：專業概況；專業目錄；新增專業；人才需求目前狀況分析及未來需求調研報告；專業培養目標；專業教學計劃；專業建設年度計劃、中長期建設規劃、年度總結；用人單位對專業畢業生的反饋信息。

2．課程體系和結構方面的資料：專業教學計劃；教學計劃修訂的有關規定；專業培養方案和教學計劃；專業建設和各項教學改革的思路和辦法；專業教學計劃執行情況；課程體系和結構改革情況。

3．科目課程方面資料：學院有關教學大綱制定和實施規定；教學大綱、實訓大綱和考試大綱；專業基礎課、專業課教材；實驗實訓指導書；CAI課件；專業課程建設情況；精品課件建設情況；專業課程成果及原始資料；課程實踐教學情況。

4．教學環節方面資料：學院有關授課計劃制定和實施的有關規定；每學期授課計劃、教學進程表、教學日志；每門課程教案及備課筆記；每學期學生考勤表；每學期每門課程教學總結；每學期每門課程期末試卷及試卷分析報告；實驗、實訓、實習報告及總結；教研室教學探究計劃、教研活動記錄和工作總結；教學檢查記錄、學生座談會記錄、聽課評課記錄、專業教師學生測評表等。

5．教學環境方面資料：專業實踐教學管理規章制度專業可利用教學資料情況；專業實驗室、實訓基地建設規劃；專業實訓基地利用率、實驗開出率情況；校外實習基地協議書或校企合作協議；教學經費預算及教學經費投入。

6．專業素質教育資料：學院全面實施素質教育工作的整體方案；科技文化活動的原始資料；社會實踐活動的原始資料；學生參加各類知識競賽活動，文化活動的通知、獲獎情況及證書復印件。

三、嚴格執行學院教學檔案的收集制度

1．實行平時收集與定期收集相結合的方法。學院各有關部門堅持“平時歸卷制度”，將辦理完畢的應歸檔的教學文件材料、隨時歸入事先準備好的歸檔類目之中。每逢節假日、學期末、開學初，尤其是學年末，要求各有關部門催收教師手中的應歸檔的教學文件材料和清理本部門的歸檔教學文件材料。

2．加強對教學材料歸檔的指導工作。學院檔案部門要認真做好各部門教學文件材料收集、整理、歸檔的指導監督與協調工作。要發揮前端調控功能，指導各有關部門嚴格按照歸檔范圍將應收集歸檔的教學文件收集齊全、完整、準確，不能短缺、遺漏或重復，同時不應歸檔的材料不得歸檔，保證檔案收集的質量。

四、明確規定學院教學檔案的整理方法

1．歸檔材料要求。學院教學文件材料的收集必須齊全完整。文件材料用紙要規范，制作材料要有耐久性。除試卷、圖紙等特殊用紙外一律用A4紙，破損材料必須裱糊，擬寫材料要采用碳素墨水或藍黑墨水。

2．分類整理方法。歸檔教學文件材料的整理，應貫徹“遵循文件的形成規律，保護文件之間的有機聯系、區分不同價值，便于保管和利用”的整理原則。歸檔的文件材料必須分清教學年度、類別和保管期限。文件材料的整理應按《歸檔文件整理規則》的方法和要求進行，即將歸檔教學文件材料以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。

（作者單位：白城職業技術學院）