也談檔案信息資源利用的安全性

文//馮惠普

也談檔案信息資源利用的安全性

文//馮惠普

一、檔案設(shè)備的配置與安全

檔案法明確規(guī)定，法人單位應(yīng)配備符合安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房等設(shè)備。從目前地方法人單位檔案管理的情況看，有一部分單位不具備這樣的保管條件，沒有考慮到檔案的安全，不能做到對檔案給予妥善的安置和保管。對檔案庫房的選擇應(yīng)有嚴(yán)格要求：一是要依據(jù)檔案資料的保密來分析，一般不在機(jī)關(guān)辦公樓的最高層和最低層設(shè)置檔案庫房，檔案庫房應(yīng)該具有良好的預(yù)防火災(zāi)、盜竊、高溫、強光、蟲鼠、潮濕、水災(zāi)等安全設(shè)施。二是檔案庫房應(yīng)和辦公室分開，檔案庫房也應(yīng)和閱覽室分開。三是檔案庫房內(nèi)要嚴(yán)禁煙火，堅決杜絕存放易燃易爆物品，庫房的門窗要緊閉，每天下班前人員要對庫房進(jìn)行必要的安全檢查。四是檔案庫房應(yīng)該由固定人員管理，要依據(jù)管理制度進(jìn)行管理，禁止其他人員隨意進(jìn)入。對檔案庫房做到嚴(yán)格管理，有利于做好檔案的保密工作，也有利于實現(xiàn)檔案資料的安全保管。

二、檔案保密與安全管理

有些密級檔案，關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家行政機(jī)關(guān)工作活動和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的正常運行，關(guān)系到社會建設(shè)等方面的開展。因此，確保國家檔案的安全，首先要做到檔案安全保管。

1．基層檔案館對密級的管理。基層檔案館檔案密級的劃分標(biāo)準(zhǔn)分為絕密檔案和非絕密檔案。在社會信息化的今天，地方各級保密行政機(jī)關(guān)也多次下發(fā)各級密機(jī)文件級別劃分及開放規(guī)定，各基層行政及企事業(yè)單位也按照規(guī)定對檔案進(jìn)行了內(nèi)部及公開級別劃分，對照劃分完成的檔案，各法人單位應(yīng)做好檔案的分類，并應(yīng)做到分別進(jìn)行保管。檔案庫房要安裝防盜窗、防盜門、防盜器等設(shè)備，從保管條件上確保國家檔案的安全。

2．檔案利用工作的安全管理。在辦理檔案資料的使用、交付和銷毀時一定要依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行：一要有領(lǐng)導(dǎo)人的批準(zhǔn)。二檔案管理人員要進(jìn)行登記和簽字，不論什么人都不能自己使用檔案。三檔案資料在使用后要及時歸回，一旦出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，要立即查找問題的根源，采取必要的補救措施。

3．檔案人員安全素質(zhì)的管理。管理人員應(yīng)具有較強的責(zé)任心和政治覺悟，在做好檔案保密工作過程中，檔案管理人員具有舉足輕重的作用。這就要求檔案管理人員責(zé)任心強的同時，還要擁有謹(jǐn)慎的安全保密意識；不但要有良好的工作作風(fēng)，還需重視儲存在頭腦中的秘密泄露。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和各種先進(jìn)信息手段的應(yīng)用，竊密與反竊密斗爭也會不斷升級，檔案管理人員每天都在接觸黨和國家的絕密文件，檔案管理人員在業(yè)余時間也會參加各種社會活動。這些秘密就會被帶到各種場所，常常是不經(jīng)意的一句話，就會在無形當(dāng)中泄露了機(jī)密。因此，要求檔案管理人員不管在什么地方，都應(yīng)絕口不提有關(guān)檔案的內(nèi)容，堅決保證黨和國家秘密不泄露、不流失，保證國家機(jī)密安全。

三、檔案安全與密級的區(qū)別

確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，國家檔案局就檔案保管期限界定有嚴(yán)格的規(guī)定，各法人單位應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限就是指如果國家機(jī)密出現(xiàn)了泄露現(xiàn)象，那么就一定會影響到國家的安全與利益，給國家?guī)硪欢ǖ膿p失，主要表示國家秘密事項在一定的時間范圍內(nèi)，受國家保密法律、法規(guī)的保護(hù)，具有一定法律效力的時間。

四、加快提升檔案人員的保密素質(zhì)

在檔案管理工作中，保證檔案安全是工作人員的基本職責(zé)，也是檔案管理工作中應(yīng)該堅持的原則。不但是檔案管理的任務(wù)，而且是檔案管理的目的。在具體管理檔案工作中應(yīng)該做到”四不”，也就是：不能破損缺少，不能割裂分散丟失，不能亂堆亂放，不能任意改動檔案資料，也不能編造假的資料。不能破損缺少就是要求檔案資料應(yīng)該保存完整，檔案資料不能由于出現(xiàn)各種影響因素而發(fā)生損壞。如果出現(xiàn)殘缺資料要及時進(jìn)行修補。不能割裂分散丟失，就是指檔案資料要絕對安全，做到不丟失不失竊，不但要重視檔案實體的完整，而且也需重視檔案內(nèi)容的完整。不能亂堆亂放，指的是應(yīng)該集中管理檔案資料，不能因為檔案資料的分散而不利于檔案資料的管理，更不能發(fā)生損壞和丟失檔案資料的現(xiàn)象。檔案保管工作應(yīng)該依據(jù)一定的程序，檔案排架應(yīng)該排列整齊、條目清晰。

因此，檔案保管人員的工作責(zé)任是很重的，也是絕不能被忽視的，這是一項是否愛國的重要體現(xiàn)，也是作為一個國家公職人員對國家負(fù)責(zé)的重要基礎(chǔ)工作，檔案保管人員必須要守法、依法來管理國家檔案，要對國家檔案保持一顆責(zé)任心，防止檔案的泄密與損壞，確保檔案的完整安全，使檔案更好地為國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、和諧社會提供全方位的服務(wù)。

（作者單位：省屬改制企業(yè)檔案托管中心）