怎樣做好檔案信息資源的開發利用

文/崔麗志 朱喬芙

怎樣做好檔案信息資源的開發利用

文/崔麗志 朱喬芙

檔案是人類社會活動的真實記錄。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發利用檔案為社會服務。

一、加強檔案資源建設，為檔案信息資源的開發利用打好基礎

開發利用檔案信息資源，檔案是基礎。檔案資源建設是檔案事業興旺發達的基礎性工作。最大限度地收集和豐富檔案，是利用的前提和保證。只有大力加強檔案資源建設，做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發利用工作才能夠有成效。檔案部門要要及時、準確、全面地收集檔案資源，堅實地打好檔案開發利用的基礎。

二、加大檔案開放力度，滿足檔案利用者的需求

各級檔案館要做好檔案的保密工作，遵循開放檔案的原則，加快檔案開放進程。對到期的檔案及時開展鑒定工作，依照《檔案法》的相關規定，把可以開放的檔案盡快開放。處理好開發與保密的關系，積極穩妥地做好已經到開放期檔案的劃控和解密工作。對經濟、科技、文化以及歷史檔案可根據《檔案法》的有關規定，通過各種形式向社會開放，以便社會各方面的利用。

三、運用現代信息技術手段，提高檔案信息資源開發利用水平

檔案部門要加大計算機和網絡技術的運用，為檔案信息開發利用工作配備相應設施，實現檔案信息開發利用現代化。要將不同載體、不同表現形式的檔案信息，通過計算機錄入、掃描等手段轉化成數字信息，達到利用計算機和互聯網來實現檔案信息的自動化管理。逐步建立具有高效率管理和開發利用檔案信息資源能力的多媒體全文數據庫網絡管理系統，開展檔案計算機檢索、檔案信息網絡傳遞、網絡檔案信息咨詢服務及網上檔案信息的開發利用等。

四、加強檔案編研工作，是檔案信息資源開發利用的重要途徑

檔案編研工作可以把分散狀態檔案信息轉化為某一專題信息，由此提供更有針對性的檔案信息的高層次服務。通過檔案信息的采集、分析、加工、編輯成冊，向社會提供服務，使利用者直接獲得所需要的信息。它是提供檔案信息為社會服務的重要方式，是開發檔案信息資源的主要手段。要搞好編研工作，檔案工作者要了解用戶的檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進行有針對性和實用價值的編研。下功夫潛心編寫出一些時效性、特色性、專業性、實用性較強的檔案信息資料編研成果。

五、搞好檔案服務工作，優化開發利用檔案信息資源的環境

檔案的利用工作是檔案部門為利用者提供檔案和各種相關服務。要最大限度地滿足各方面對檔案利用的需求，要熱情接待查檔人員，簡化查檔手續方便群眾。為利用者提供更便捷的服務，提高查全率和查準率。要竭誠為檔案的利用者提供多樣化的高質量服務，主動拓展服務領域，開展全方位、多層次、多渠道的檔案信息服務。要全面推進檔案利用體系建設，提高服務能力，讓用戶方便快捷地利用檔案信息資源。

六、大力宣傳檔案工作，提高全社會利用檔案信息資源的意識

檔案信息資源的開發利用，需要全社會的積極支持和參與，才能促進工作的發展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識。檔案工作者要廣泛向社會宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報刊、互聯網等媒體，宣傳檔案法律法規，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。要有重點地進行宣傳。加強館藏內容的宣傳，是開發利用檔案信息資源的關鍵。可以根據當地的中心工作，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動介紹給利用者。對檔案開放利用的重點對象如史學研究者、科研工作人員、行政管理人員等進行重點宣傳。適時地向各級領導宣傳檔案工作，爭取他們的重視，使他們對檔案工作有全面的認識，以取得他們的關心與支持，以便于開展檔案工作。

七、提高檔案工作者素質，加強檔案信息資源開發利用能力

大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，提高人員的業務素質和知識水平，增強檔案人員的事業心和責任心，使在崗人員盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能。熟悉現代化技術在檔案上的運用，培養一支適應信息時代要求的檔案干部隊伍。同時，要積極引進各層次、多類型的人才，既注重引進中高級人才，又注意引進相關學科特別是理工科專門人才，合理調整檔案工作者隊伍的專業結構、年齡結構和知識結構。

（作者單位：四平市經濟技術合作局 四平市人事考試中心）