機關單位數字檔案室建設面臨的主要問題與對策

文/趙 楊

機關單位數字檔案室建設面臨的主要問題與對策

文/趙 楊

機關單位，即國家機關，指國家為行使其職能而設立的各種機構，包括中央和地方各級組織。數字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過網絡提供共享利用的檔案信息集成管理平臺。根據《數字檔案室建設指南》，機關單位應把電子檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的首要任務，積極排查自身數字檔案室建設工作中存在的問題，在實踐中不斷提升數字檔案室建設水平。

一、機關單位數字檔案室建設存在的問題

近年來，各機關單位的數字檔案室建設取得了一定的成績，但也存在阻礙其發展的一些關鍵問題。其中包括：

1．電子文件管理機制不健全。機制是有機體的構造、功能和相互關系，泛指一個工作系統的組織或下屬部門之間相互作用的過程和方式。在機關單位推進數字檔案室建設過程中，存在著電子文件管理機制不順暢的問題。有的單位人才激勵措施缺失，有的單位缺乏上級組織的有力支持，有的單位缺少其他各部門的積極配合。各機關單位存在的種種問題，造成檔案部門孤軍奮戰的局面，困難多多，阻力重重。

2．電子文件接收與歸檔意識不強。相對于紙質文件，電子文件接收與歸檔工作，需要更加嚴格的管理措施和技術手段。多數機關單位有較重的業務工作任務，因長期重視業務工作，忽略檔案工作，使得檔案人員放松對自身的要求，對電子文件接收歸檔工作的認識存在一定的模糊和偏差。沒有認識到數字檔案室在工作中所起到的重要作用，檔案意識不強，技術不過硬，標準執行不嚴格。這些因素導致了機關單位數字檔案室建設發展緩慢。

3．信息化發展水平不均衡。在不同地區、不同行業內，由于辦公網絡環境不統一，使電子檔案的集中控制難度加大。由于內部信息化工作的協調機制各不相同，使電子文件與電子檔案管理功能需求不明，系統運行不暢。由于電子檔案形成系統缺少統一標準，使前端管理不可控，后端歸檔功能缺失，進而影響電子文件及電子檔案全程管理的各個環節。

二、加強機關單位數字檔案室建設的對策

1．制定標準。電子文件管理系統所有的規則和功能在數據空間的表征是元數據。如果我們能夠結合機關單位的實際情況，提出一個針對電子文件管理系統所需要的元數據標準，將有助于確保電子文件的真實性和長期保存。此外，通過制定《機關文書類電子文件歸檔管理暫行辦法》《數字檔案室建設規范》等，可以為機關檔案工作提供依據。這些規范性文件的制定，將會填補電子文件管理的空白，確保電子文件接收與歸檔有標準可查、有規范可依，為未來的電子檔案資源管理奠定基礎。

2．加大投入。數字檔案室建設，既需要投入大量的人力、財力、物力，也離不開各部門的配合。要拓寬渠道，爭取相關單位的支持與關注，為數字檔案室建設提供資金和技術保障。積極向有關部門申報信息化發展項目并爭取獲得批準，用申請來的項目資金開展機關單位的數字檔案室建設。開發電子文件接收與歸檔管理應用系統，確定試點單位，完成項目推廣工作。完善電子文件管理辦法，解決電子文件數據割裂的問題。完善電子文件歸檔功能，免費上門安裝系統。注重數字檔案室建設的科學性與規范性。調研各機關單位電子文件管理情況，選取試點單位開展數字檔案室建設，根據實際需求不斷完善系統平臺功能。

3．完善機制。電子文件不同于傳統紙質檔案，在管理機制上應該借鑒傳統做法，結合電子文件自身的特點探索創新，開辟出適應電子文件時代特點的檔案管理機制。要加強溝通。由上級單位牽頭，聯合發展改革、信息、機構編制、財政、保密、檔案等相關部門，成立電子文件工作協調辦公室，組織協調電子文件管理工作。完善《規范化數字檔案室建設測評標準》，并以此為依據，對各機關單位的數字檔案室建設進行全面考核。對達到一定要求的各機關檔案部門授予“規范化數字檔案室”稱號，并給予表彰。

4．培養人才。加強各機關單位數字檔案室建設，是順應“互聯網+”和大數據時代發展需要，貫徹落實網絡強國戰略和國家大數據戰略，推進“智慧城市”建設的重要內容。要提升檔案管理人員信息化水平，明確數字檔案室建設工作職責。加強人才隊伍建設，建立人才培養和激勵機制。開展各種學習活動，提高檔案工作人員對數字檔案室建設相關知識與理論的理解。

（作者單位：梨樹縣節能管理中心）