做好基層土地管理所檔案工作的思考

文/徐 冰

做好基層土地管理所檔案工作的思考

文/徐 冰

土地資源檔案管理是維護國土資源歷史真實面貌的一項重要工作。做好基層國土資源的檔案管理工作，關系到檔案管理工作的規范化，關系到土地資源的科學合理利用，關系到國土資源管理效率的提高。

一、基層土地所檔案工作存在的問題

1．檔案基礎設施不完善。普遍存在檔案設備簡陋、設備陳舊的現象。一些單位沒有專門的檔案室，檔案保管設施設備不健全，給檔案的安全保管帶來重大安全隱患。

2．歸檔文件資料不完整。在歸檔過程中，往往只重視業務材料的檔案收集，忽視了工作總結、統計報表、會議記錄等材料的整理歸檔，沒有形成檔案管理的完整意識。

3．檔案管理系統不健全。多數基層土地管理所沒有安裝土地檔案管理信息系統，許多檔案仍實行人工管理、手工查閱，影響了檔案利用的快速查詢。

4．檔案人員的業務素質不高。一些土地管理所安排文化層次低，年齡偏大的人員擔任檔案員，檔案人員對檔案管理工作的知識了解不多，檔案管理水平跟不上社會發展的要求。

二、做好基層土地所檔案工作的幾點思考

1．完善檔案管理制度。制定《檔案員崗位責任制度》等制度。充分利用各種機會和場合宣傳檔案管理制度，提高土地管理所全體人員的檔案管理意識。根據檔案管理的實際情況，制定檔案管理細則，從歸檔范圍、保管期限、分類方法等方面建立檔案管理規范，制定出的歸檔制度內容要具體、全面而又有明確針對性。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進行，保障各部門形成的土地資源檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落。

2．建立健全檔案管理體系。成立專門的檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。從單位實際出發，將檔案管理工作列入土地管理所重點工作計劃，推進檔案信息化建設工作，定期對檔案管理工作進行檢查，確保土地管理所檔案的安全管理。明確檔案管理人員的職責和任務，在做好檔案收集的同時，為利用者提供優質的服務。將檔案工作納入崗位目標管理考核，各業務部門確定兼職檔案員。實行崗位責任制，明確其職責范圍，并建立嚴格的考核獎懲制度，最大限度地調動檔案管理人員的工作積極性。

3．強化檔案規范化管理。加大檔案管理力度，建立專門的檔案室和閱檔室，配備檔案密集架、溫控設備、計算機、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設備，提高科學管理水平。檔案管理人員要及時將需要歸檔的材料做好交接記錄，根據每一類所確定的歸檔范圍，將各類歸檔材料進行分類整理，及時完整地裝訂成卷，并錄入檔案信息管理系統。通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規范化、標準化、可共享的數據庫和內容數據庫。加大檔案管理現代化軟硬件設施和檔案信息應用系統建設的投入，尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網絡技術的應用，使檔案信息化建設得到更快的發展。

4．大力開發檔案信息資源。不斷滿足檔案利用者的需要，認真開展窗口接待、來函查閱、電話咨詢、委托代查等多種形式的利民檔案信息服務。一是充分利用網絡平臺，開展電子檔案在線查詢借閱服務，減少實體檔案的取放，延長紙質檔案的壽命。二是改變傳統的檔案利用服務模式，對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，實現多途徑、多渠道、全方位主動服務，以滿足利用者對檔案信息的不同需求。三是依托現代化設備和手段，實現現行文件與檔案的無縫對接，縮短檔案形成期限，做到及時、準確、有效地服務大眾。建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。隨時為單位各項工作提供重要的憑證和依據，切實有效地服務民生。

5．提高檔案人員的業務素質。檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業、無私奉獻的意識，培養高度的責任感，嚴肅認真的工作態度，嚴謹細致的工作作風。要有針對性地培養一批既能熟練應用計算機技術、信息技術，又掌握檔案分類整理的專門人才，使之能熟練運用檔案管理系統整理、歸檔和查詢檔案，以提高辦案效率和質量。一是把建設檔案隊伍、提高檔案管理人員綜合素質放在首位，對新上崗檔案人員要進行專業的培訓，使其掌握檔案管理知識。二是加強實踐創新，提高自主創新意識。強化檔案管理人員與信息化知識的有效銜接，掌握一定的計算機知識，能夠熟練操作檔案管理信息系統，從而提高檔案管理水平。三是培養責任意識，增強工作人員在推進土地檔案轉化利用上的責任與擔當。

（作者單位：洮南市國土資源管理局）