基于檔案資源的高校知識(shí)管理平臺(tái)研究

文/常 改

基于檔案資源的高校知識(shí)管理平臺(tái)研究

文/常 改

信息技術(shù)時(shí)代，高校檔案管理需要完成從實(shí)體管理上升至知識(shí)管理的發(fā)展蛻變。知識(shí)管理階段的檔案工作不再局限于靜態(tài)的收集、整理、保管、查詢(xún)，只有通過(guò)推動(dòng)高校檔案工作轉(zhuǎn)型、轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，建立以檔案為核心的高校知識(shí)管理平臺(tái)，才能在當(dāng)前時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案管理向知識(shí)管理的提升。

一、研究背景

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，作為高校管理的重要組成部分，服務(wù)于高校管理及科研創(chuàng)新的高校檔案工作受到了更多的關(guān)注。近年來(lái)，高校檔案工作開(kāi)始受到重視，檔案資源的積累也日益豐富，并得到了有效的管理，但是在高校檔案利用方面卻遇到了瓶頸。“高校是科研的陣地，在科技資源的獲取、科技的創(chuàng)新、科技的應(yīng)用等方面都有著明顯優(yōu)勢(shì)，檔案資源的信息化管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，它是計(jì)算機(jī)在高校普遍應(yīng)用的衍生品。”要想突破高校檔案利用過(guò)程中遇到的瓶頸，必須以高校實(shí)際為依托，以知識(shí)管理為抓手，將檔案資源充分整合提煉，使檔案管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)、從封閉走向開(kāi)放，引導(dǎo)用戶進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新，形成以檔案資源為核心的高校綜合知識(shí)管理平臺(tái)。

二、國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

雖然國(guó)內(nèi)對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)和研究有待完善，但國(guó)外對(duì)于這一領(lǐng)域的研究已經(jīng)相當(dāng)成熟。目前，國(guó)際上主要將高校知識(shí)管理分為顯性知識(shí)和隱形知識(shí)。高校知識(shí)管理的關(guān)鍵是通過(guò)編碼戰(zhàn)略，將有效的隱性知識(shí)以編碼的方式沉淀下來(lái)，最終形成高校內(nèi)部利用的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)內(nèi)對(duì)于知識(shí)管理正處于探索過(guò)程中，仍然存在著知識(shí)管理系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)、數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理功能較弱、知識(shí)管理系統(tǒng)涉及面單一、難以實(shí)現(xiàn)全生命周期協(xié)調(diào)管理等問(wèn)題。但正如比爾·蓋茨所說(shuō)：“力量不是來(lái)自于保密的知識(shí)，而是來(lái)自于共享的知識(shí)。”隨著高校管理水平逐漸提高，作為知識(shí)密集型組織，高校知識(shí)管理的重要性凸顯，知識(shí)管理必將成為高校提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要工具與手段。

三、高校檔案管理現(xiàn)狀

按照傳統(tǒng)的檔案管理思維，檔案管理的主要環(huán)節(jié)就是實(shí)體的收、管、用，在此思維的引領(lǐng)下，檔案管理呈現(xiàn)出一種靜態(tài)封閉的特征，管理核心仍為重藏輕用、防止丟失。具體表現(xiàn)為：一方面，投入越來(lái)越多，效果卻不明顯，側(cè)重點(diǎn)在于對(duì)檔案實(shí)體的管理。隨著高校的發(fā)展，檔案在數(shù)量上越來(lái)越多，在檔案管理人、財(cái)、物的投入方面隨之加大，從而造成管理成本增加。成本增加的同時(shí)并未帶來(lái)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，反而嚴(yán)重降低了檔案利用效率，影響了檔案自身價(jià)值的發(fā)揮。另一方面，有形資源堆積，隱性資源流失，缺少對(duì)檔案屬性和資源內(nèi)容的全面正確認(rèn)識(shí)，使高校檔案實(shí)體大量堆積卻得不到充分利用。靜態(tài)封閉的檔案管理主要依靠管理制度和檔案工作者的自覺(jué)性來(lái)完成，缺乏創(chuàng)新性思維來(lái)對(duì)高校實(shí)際發(fā)展工作中積累的豐富經(jīng)驗(yàn)和寶貴資源進(jìn)行充分挖掘，最終造成高校隱性資源的流失。

四、高校知識(shí)管理的對(duì)策

第一，建立以檔案為核心的高校知識(shí)管理平臺(tái)。以高校工作實(shí)際為依托，對(duì)信息時(shí)代的檔案知識(shí)管理進(jìn)行研究，本著以“利用”為核心的原則，使大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理不再局限于對(duì)數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、查詢(xún)等靜態(tài)管理模式，讓服務(wù)由封閉向開(kāi)放改變，管理由檔案向知識(shí)轉(zhuǎn)變，完成以檔案為核心的多源信息知識(shí)管理平臺(tái)的研究與應(yīng)用實(shí)踐。第二，通過(guò)高校知識(shí)管理平臺(tái)完成對(duì)隱性知識(shí)的保存。將高校在歷史發(fā)展及管理過(guò)程中的豐富經(jīng)驗(yàn)以及寶貴資源進(jìn)行充分地挖掘并妥善地梳理保存，利用圖情檔一體化平臺(tái)對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行信息交流和知識(shí)分享。在統(tǒng)一平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)高校知識(shí)獲取、整合、分享等管理能力的強(qiáng)化，并通過(guò)“知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、共享、利用和創(chuàng)新等知識(shí)管理活動(dòng)，使高校的三大職能——教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)水平與能力得到培養(yǎng)與提升”。

五、研究的意義

其一，提升知識(shí)管理水平、實(shí)現(xiàn)高校的知識(shí)共享。通過(guò)對(duì)基于檔案資源的高校知識(shí)管理平臺(tái)的研究，可以使檔案工作與高校信息化建設(shè)科學(xué)規(guī)劃、積極推進(jìn)、分步實(shí)施，積極發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高高校知識(shí)生產(chǎn)、獲取、共享和利用的水平，有效促進(jìn)高校信息化、數(shù)字化、集成化的發(fā)展，在未來(lái)人才和科技市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占得先機(jī)。其二，提高高校技術(shù)力量，促進(jìn)知識(shí)技術(shù)的增長(zhǎng)。平臺(tái)的建立有利于加強(qiáng)知識(shí)在高校中的傳承與流通，引導(dǎo)教職員工進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，最終達(dá)到實(shí)現(xiàn)搭建學(xué)習(xí)型平臺(tái)、提高學(xué)校全體教職人員知識(shí)能力的目的，進(jìn)而提升高校核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位：青島市技師學(xué)院）