高等院校口述檔案工作探析

文/徐 潔

高等院校口述檔案工作探析

文/徐 潔

“口述歷史，回憶點滴”，這個過程既是開啟口述者回憶之門的方式，也是旁聽者了解過往歷史的方式，更是記錄者采集歷史信息的方式。作為口述資料的一種形式，口述檔案的口述過程更有針對性、更有目的性。高校口述歷史檔案是伴隨著地區(qū)經(jīng)濟、文化的不斷發(fā)展和高校發(fā)展改革過程中編史修志的需要而興起的。通過采訪見證學校歷史發(fā)展變遷的人物，從而生動地還原校史校貌、填補學校歷史空白，進一步豐富高校檔案資源。

一、高等院校口述檔案工作開展的必要性

1．豐富館藏資源，完善校史資料。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國高等教育事業(yè)得到了長足的發(fā)展，無論是辦學水平還是辦學規(guī)模上都遠遠超過了上個世紀。但是，中國的高等院校辦學歷程歷經(jīng)了艱苦卓絕的歲月，因為歷史、人為和其他不可抗拒的因素經(jīng)歷了諸多曲折坎坷，館藏的檔案資料并不能完整記載學校的辦學歷程，僅有的也只是學校發(fā)展的官方資料，所以，這就造成了檔案的空白點和斷層。口述檔案工作的開展可以有效彌補學校發(fā)展歷史資料不全的缺陷，通過采訪相關人員，可以獲得第一手的資料，從而豐富或還原歷史的本來面目，也將從多角度、多渠道更加全面地展現(xiàn)學校的發(fā)展歷程、辦學理念和辦學風格。此外，近年來，許多高校檔案館相繼開展口述檔案工作，在原有的館藏檔案以黨群、行政、教學、科研、財會、基建等十一大類的基礎上，逐步進行館藏結構調(diào)整。口述檔案的主要載體形式是聲像檔案，由于檔案固有的特性和科學技術的限制，聲像檔案只占館藏檔案的很少比例，因此口述檔案的出現(xiàn)不僅彌補了高校發(fā)展歷程中可查檔案資料的斷代、斷層問題，而且極大地填補了館藏檔案的種類，豐富了館藏資源。

2．創(chuàng)新宣傳形式，激發(fā)愛校之情。檔案是學生、教師、社會人士了解學校的一種工具，由于口述檔案是以聲音、影像的形式記錄保存，因此，對比單純的文字檔案或者電子檔案，其呈現(xiàn)形式更加豐富、渲染能力更強，學校如果可以恰當?shù)亍⑶擅畹厝グl(fā)揮口述檔案的價值（下文將著重分析），那么口述檔案的資源，對外可以成為宣傳學校的一種創(chuàng)新形式，對內(nèi)則有利于激發(fā)與喚醒師生熱愛學校，為學校感到自豪的感情。

二、高等院校口述檔案工作開展的方法步驟

1．確定主題方向——填補校史空白。口述檔案的創(chuàng)建目的是豐富并完善校史資料，因此，開展口述檔案工作的第一步就是要確認主題方向，而這就必須以填補校史空白為確定標準。比如，當檔案管理人員在梳理高校創(chuàng)建之初到目前為止在每一年的發(fā)展大事記時，突然發(fā)現(xiàn)有某幾年發(fā)生了資料的缺失，不論是紙質(zhì)檔案或者電子檔案都查無蹤跡，這就是校史的空白所在，這個時候，檔案管理人員就可以考慮采取創(chuàng)建口述檔案的方式，而這個主題，顯然就是圍繞缺失了紙質(zhì)檔案或電子檔案的那幾年里關于高校的一些發(fā)展大事。確定主題方向?qū)τ趧?chuàng)建口述檔案來講非常重要，因為它會關系到后續(xù)一些包括確認訪談對象、設計訪談問題等諸多環(huán)節(jié)，因此，檔案管理人員一定要重視。一般來講，筆者認為，檔案管理人員可以先行對學校現(xiàn)有的檔案進行“摸底調(diào)查”，及時了解清楚目前的校史記錄存在哪些領域的空白，在這些空白中，有哪些是富有意義的、值得被挖掘與記錄下來的，然后再對這部分“待記錄”部分進行歸類。比如是高校教學改革方面的、高校發(fā)展變遷方面的、對高校而言具有里程碑意義的、原本應有的記錄但是在高校發(fā)展過程中發(fā)生了資料丟失的等等。總的來講，口述檔案的創(chuàng)建與內(nèi)容選擇應當是有目的性的。

2．確定訪談對象——見證校史發(fā)展。確定訪談對象，是開展口述檔案工作的第二步，而這就必須以見證校史發(fā)展為選擇標準。一般來講，凡是以檔案形式記錄在冊的內(nèi)容，都是既已發(fā)生、具有記錄意義且發(fā)生時間較早的，這意味著了解或者參與這件事情的人，他/她必須是對所記錄的事情有充分認知的，唯有符合這個標準，才能保證我們所記錄的內(nèi)容是真實有效的。從實際操作的角度來講，對高校的早期比較了解熟悉的人都是一些年紀比較大的人，他/她或是仍然在工作崗位上，或是已經(jīng)退休在家的，對于大部分高校檔案工作室的人員來講，都是老前輩，因此，在初步擬選出受訪對象后，檔案人員就應當進一步向受訪對象發(fā)出邀請。在這個過程中，可能會出現(xiàn)以下幾種情況，比如，受訪者目前不在本地的，這種情況下，檔案工作人員除了考慮去外地直接面談訪問外，還可以考慮電話訪談，網(wǎng)上在線訪談（如視頻通話）等。比如，受訪者因年事已高，在訪談中可能會諸多不便的（如吐字不清、無法站立/坐著等），這種情況下，檔案工作人員除了與受訪者進行充分溝通，對其表示人文關懷并盡最大可能為受訪者創(chuàng)建適宜的受訪環(huán)境外，最重要的還是應當給予充分的理解、尊重與耐心。在實際的操作過程中，檔案工作人員可能會在與前期初步擬選的受訪者溝通時因出現(xiàn)各種情況而更改了受訪名單，但最終仍然一定要堅持以“見證校史發(fā)展”作為選擇標準與原則。

3．細化訪談過程——圈定所需素材。細化訪談過程，指的是檔案工作人員在開始正式地進入到與受訪者的對話之前，應當要事無巨細地考慮下訪談過程可能需要做的準備，其指導原則就是圈定所需的素材。比如，上文中的舉例，高校在某幾年的歷史記錄出現(xiàn)空缺，這就是我們要做口述檔案的主題與方向，那么，檔案工作人員應當要思考，具體想了解哪些問題，比如，在教學研究方面的，在教學成果方面的，在人物事跡方面的，等等，尤其是要準備一些與當時記錄有關的一些輔助資料。因為受訪者大部分是一些年紀比較大的長者，時隔多年之后，要讓長者回憶起過去的歷史是存在一定難度的，如果檔案工作人員能夠提供一些與當時有關的資料，則將更容易喚醒長者對過去的記憶，尤其是對于既有資料存在模糊疑點，需要與受訪者確認的，更是要提前準備好。筆者認為，為了準備更加充分有序，檔案工作人員可以先行模擬訪談過程，感受或者預想下過程中可能需要的資料，或者可能出現(xiàn)的問題，以提前準備好。

4．引導訪談思路——緊扣口述目的。引導訪談思路，指的是檔案工作人員在與受訪者進行對話訪談或問題提問時，引導始終以緊扣口述檔案創(chuàng)建目的為原則來有序地引導訪談思路。一方面，由于受眾者年紀比較大，不論是邏輯思維能力，還是口頭表達能力，都有所減弱，因此，即使是按照“一問一答”這種操作方式來口述歷史時，也還是可能會在口述的過程中跑偏、跑遠。另一方面，由于口述檔案的創(chuàng)建方式——口述，本身就是一種基于受訪者自我意思表達，尤其是當陷入到過往的歷史回憶時，當受訪者的思緒回到過去，進入狀態(tài)時，他/她可能會一時有感而發(fā)而講很多很多，這些都是客觀存在且可能發(fā)生的一些現(xiàn)象，但是對于檔案工作人員來講，不論是對話訪談還是問題拋設，其目的都是客觀、公正地記錄史實，而不是主觀地被個人的感情思想所影響，因此，在整個過程中，檔案工作人員自己應當保持著理性的思維，如果發(fā)現(xiàn)過程中受訪者跑偏時，應當及時將其思緒與表達拉回到正軌之中，以保證所交談的內(nèi)容、所講述的內(nèi)容都是符合口述檔案創(chuàng)建之初的目的與初衷。

5．整理口述成果——搜集有效信息。整理口述成果，指的是檔案工作人員訪談結束后，要將所記錄的信息逐一進行篩選與整理，其目的就在于搜集有效信息。在這個過程中，有幾個關鍵點是需要著重注意的：其一，記錄的完整性。對本次口述記錄所發(fā)生的時間、地點、時長、口述者、提問者、記錄者、旁觀者、訪談大綱、具體問題等等基礎信息，都要詳細記錄在冊，以便后期查閱時使用。其二，記錄的翔實性。檔案工作者，無論是在編制管理紙質(zhì)檔案，還是電子檔案時，都必須秉承客觀真實的原則，這一點在編制口述檔案時同樣適用而且更值得引起關注。由于口述檔案的形成過程是依靠口述者對過去歷史的回憶，因此，我們無法做到，也難以要求口述者所回憶起來的每一點每一滴都是真實無誤的，面對這種情況，就需要檔案工作者去考究與對比，比較好的方式就是將口述者所口述的內(nèi)容，與現(xiàn)存的，既有的一些資料進行仔細地對比與鑒別，盡量做到?jīng)]有矛盾，如果遇到矛盾或者模糊不清的地方，則應當及時與受訪者進行溝通與確認，如果最終仍然無法確認，那么在記錄時就應當備注說明，以防止“以訛傳訛”。總的來說，檔案工作人員在整理口述資料并最終將其編制成冊時，應當盡量保證檔案內(nèi)容是真實有效的。

6．利用口述檔案——發(fā)揮檔案價值。最后要提到的一點就是對口述檔案的利用，高校應當最大程度地去挖掘與發(fā)揮口述檔案的價值。本文在開篇時已經(jīng)提到，檔案不僅是記錄與反映高校發(fā)展過程的一種載體資料，同時也是高校以外的人了解高校的一種工具方式。筆者認為，在以下兩種情況下，高校可以創(chuàng)新性地去利用好口述檔案：其一，招生時期。當學生高考之后要選報大學時，一般都會通過高校的官方網(wǎng)站或其他渠道來對高校進行了解，如果高校可以適當?shù)爻檫x出口述檔案中的精華部分，將其放置于官方網(wǎng)站上或微信公眾號等平臺上，則無疑豐富了學生對高校的了解。尤其是涉及高校發(fā)展歷史、人文背景、科研成果、教學成果、里程碑事件等。學生在報讀時非常想要了解的資訊，與單純的文字形式對比起來，顯然以音頻、視頻等形式出現(xiàn)的資訊會更吸引學生，這對于學校的招生工作也有一定的幫助與促進作用。其二，慶典時期。比如高校的周年慶等具有重要意義的慶祝活動時，可以精選口述檔案里面的內(nèi)容，將其巧妙地與慶典活動進行有機結合。實際上，任何一座學校，無論建校長短，在時間的推進過程中，它都會積累沉淀下屬于自己的寶貴歷史財富，如果學校沒有通過某種合理的方式與全校的師生進行分享，那么全校的師生也無法增加自己對本校的了解。如果能夠在周年慶這種特殊慶祝時期，將可以開放的口述檔案拿出來與全校師生分享，則不僅豐富了慶典的內(nèi)容素材，而且也會在這種特殊時期里對全校師生的愛校之情起到很好的激發(fā)、催化作用。總的來說，檔案工作人員對于口述檔案的利用應當更富有創(chuàng)新性，從而最大程度地發(fā)揮口述檔案的價值。

口述檔案作為檔案的其中一種形式，它能夠通過豐富館藏資源，完善校史資料，創(chuàng)新宣傳形式，激發(fā)愛校之情的價值來與紙質(zhì)檔案、電子檔案相互補充，從而構建起一個高校從過去到現(xiàn)在，一路歷程的數(shù)據(jù)庫，以見證高校的發(fā)展之路。為了更加科學有效、有的放矢地創(chuàng)建口述檔案，高校可以根據(jù)“確定主題方向→確定訪談對象→細化訪談過程→引導訪談思路→整理口述成果→利用口述檔案”這個思路去一步步地實施，以提高檔案記錄的真實性、可讀性，從而為高校的歷史資料添加更為豐富的素材！

（作者單位：西北民族大學）